Merentas jalan menuju sesuatu yang lebih baik

A. LATAR BELAKANG

Tuntutan Kualitas Hasil Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Kota Surabaya telah melaksanakan proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (eProcurement) sejak tahun 2004. Berbagai manfaat dan hasil telah diperoleh seperti pengakuan banyak pihak terhadap transparansi dan akuntabilitas Pemerintah Kota dalam mengelola APBD khususnya belanja proyek. Disamping itu efisiensi yang cukup signifikan juga menjadi salah satu point penting dari keberhasilan implementasi eProcurement di Pemerintah Kota Surabaya.

Dalam perkembangan-nya, ternyata efektifitas dan efisiensi pelaksanaan lelang secara elektronik masih menyisakan pekerjaan rumah yang tidak mudah, diantaranya adalah issue mengenai kualitas. Banyak kalangan mencoba mengaitkan rendahnya harga pemenang lelang dengan indikasi rendahnya kualitas. Dan issue ini layak menjadi perhatian ketika berbagai bukti di lapangan ditemukan dan mendukung indikasi tersebut.

Analisa terhadap data yang ada menunjukkan bahwa paket pekerjaan dibawah 50 juta dan paket lelang yang kebetulan harga kontrak-nya tidak begitu jauh dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS/OE) yang ditawarkan panitia juga tidak 100% bagus semua kualitasnya.

Sulit-nya Panitia Menyusun HPS/OE

Pelaksanaan lelang selalu didahului dengan menyusun harga perkiraan pekerjaan yang sering disebut sebagai Harga Perkiraan Sendiri (HPS) / Owner Estimate (OE). Harga ini dibuat oleh panitia pengadaan dengan cara membandingkan item – item harga pada komponen RAB yang dibuat oleh pimpro/perencana dengan harga pasar. Sehingga jika panitia pengadaan menyusun harga HPS/OE dengan benar, maka hasilnya sering dibawah harga satuan standar Pemerintah Kota yang menjadi acuan penyusunan APBD (biasanya kalau lelangnya pada awal – awal tahun anggaran, jika diakhir tahun anggaran biasanya sudah mendekati, karena harga satuan pemkot disusun dengan melihat harga pasar eceran rata – rata dan di naikkan sebesar perkiraan inflasi selama 6 bulan kedepan-nya).

Permasalahan timbul ketika Panitia Pengadaan tidak bisa membuat OE dengan baik dikarenakan tidak punya cukup kemampuan secara teknis untuk membuat OE atau karena kesulitan meng-akses informasi pasar. Jika pengadaan dilakukan dengan lelang terbuka tidak bermasalah karena kesalahan menyusun OE masih akan terkoreksi oleh proses kompetisi penawaran yang ketat. Tetapi jika pengadaan dilakukan dengan PL (Penunjukan Langsung), maka jika pemeriksa menemukan bahwa harga rincian item pada OE berbeda dengan harga pasar, akan terjadi masalah.

Pembinaan Dunia Usaha ditengah persaingan global dan tuntutan Good Governance – Clean Government

Menjadi pilihan sulit jika Pemerintah harus memilih membina dunia usaha dengan cara kurang mendidik atas kemandirian dan profesionalisme mereka ditengah situasi persaingan global yang sangat kompetitif. Disamping itu, perhatian masyarakat terhadap pelaksanaan APBD khususnya pengadaan barang/jasa sangat-lah intens. Bahkan beberapa lembaga independent melakukan survey persepsi masyarakat terhadap instansi pemerintah atas kinerjanya mewujudkan prinsip anti KKN.

Atas kondisi ini, tidak ada pilihan lain bagi Pemerintah Kota Surabaya dan mungkin pilihan ini akan diikuti oleh instansi pemerintah lainnya. Pilihan tersebut adalah membangun sistem kerja yang lebih terstandar sehingga mudah mengukur kinerja antar pihak yang terkait dan memudahkan pula mengambil langkah perbaikan jika terjadi kesalahan di rantai proses tersebut.

B. DASAR HUKUM

Memperhatikan dasar pemikiran dan latar belakang sebagaimana huruf A., Pemerintah Kota sangat layak untuk segera mengambil langkah penyempurnaan sistem e-Procurement. Konsep dasar-nya adalah bagaimana agar input dari proses lelang beserta delivery-nya di-standarkan prosedur, spesifikasi dan kualifikasinya. Konsep ini sangat relevan dan terdukung secara regulasi. Peraturan yang dapat dipakai sebagai acuan antara lain :

1. UU nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi pasal 9 ayat (1) perencana konstruksi & pengawas konstruksi harus memiliki sertifikat keahlian, (2) pelaksana konstruksi harus memiliki sertifikat ketrampilan kerja dan sertifikat keahlian kerja
2. PP nomor 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi pasal 4 ayat (2) huruf c. tenaga ahli dan tenaga terampil … hrs bersertifikat … dan pasal 30 ayat (1). untuk menjamin …a. keteknikan, meliputi … mutu bahan dan atau komponen bangunan, dan mutu peralatan sesuai standar …
3. Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lampiran BAB IV, disebutkan bahwa instansi pemerintah dalam rangka pembinaan “menyusun dan menyiapkan sistem informasi yang handal yang dapat dimanfaatkan berbagai pihak yang berkepentingan dalam penggunaan produksi dalam negeri”
4. Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo. Perpres nomor 8 tahun 2006 Pasal 44 ayat (1) Pengadaan barang/jasa supaya mengacu pada daftar inventarisasi barang/jasa yang termasuk produksi dalam negeri yang didasarkan pada kriteria tertentu, menurut bidang, sub bidang, jenis dan kelompok barang/jasa

C. KONSEP IMPROVEMENT

Konsep dasar improvement e-Procurement dengan menstandar-kan input dari proses lelang beserta delivery-nya secara prosedur, spesifikasi dan kualifikasi sebenarnya dimulai dari pemikiran yang sangat simple dan kasat mata. Bapak Walikota sering menyebutnya dengan istilah “Perencanaan dan Pengawasan sangat jelek dan kebetulan ketemu dengan Pelaksanaan yang tidak kalah jeleknya”.

Dari pemikiran untuk menciptakan proses perencanaan – pelaksanaan – pengawasan yang yang secara mata rantai berurutan dan saling mempengaruhi, maka proses eProcurement yang dilakukan oleh Pemerintah Kota diperluas cakupannya dengan konsep – konsep sebagai berikut :

1. Komponen pada proses dan input di-identifikasi item-nya
2. Dilakukan standarisasi kualifikasi / spesifikasi man power, bahan & produk di semua lini dan diterapkan secara bertahap tapi tinggi akselerasi
3. Hubungan antar komponen proses dilihat dalam konteks teori Supply Chain Management. Pemerintah Kota kita pandang sebagai enterprise yang didalamnya ada divisi produksi yang memproduksi barang/jasa publik. Divisi produksi ini misalnya para pimpro/pimlak. Sebagai mata rantai besar, Pemkot menerima pasokan dari mata rantai sebelumnya yaitu para penyedia barang/jasa yang mengikuti proses eProcurement, dan bisa kita sebut sebagai pemasok/supplier hilir. Penyedia barang/jasa ini-pun juga mengandalkan pemasok pada rantai sebelumnya, misalkan para penjual pasir, batu, pemasok tukang dan lain-lain dan katakanlah kita sebut sebagai supplier hulu. Konsepnya, setiap mata rantai yang saling berhubungan ini di-manage dengan suatu sistem dan tata cara kerja untuk menjamin kualitas masing – masing proses di rantai – rantai tersebut.
4. Informasi tentang masing – masing komponen (mata rantai = chain) dapat diketahui oleh satu sama lain (spesifikasi, harga, layanan purna jual dll)
5. Diciptakan media komunikasi antar chain agar masing-masing bisa merencanakan aktifitasnya tanpa kehilangan waktu dan biaya
6. Di-integrasikan dengan sistem e-Procurement yang sudah berjalan 3 tahun sebagai supplemen utama

D. LANGKAH OPERASIONAL

Dari konsep tersebut, direncanakan :

a. Dilakukan cluster barang/jasa publik, meliputi jasa konstruksi, konsultansi, pemasokan barang dan lain-nya, dpt merujuk ke model pengelompokan standar internasional

b. Kodifikasi terhadap cluster dipakai & di-itegrasikan dengan sistem e-Procurement, di-sepakati sebagai acuan pengelompokan bidang – sub bidang pekerjaan

Dengan langkah a. dan b. operasional ini diharapkan akan diperoleh keuntungan adanya harga rata – rata sebagai salah satu info untuk membuat OE. Kondisi ini akan terwujud jika supllier dari banyak daerah mengisi item komponen yang sama. Untuk itu sangat penting untuk bisa mendorong sebanyak mungkin vendor/supplier dari semua lini dan mata rantai untuk mengisi data perusahaan beserta produk barang/jasanya ke sistem informasi yang akan dibuat.

c. Dilakukan standarisasi terhadap bahan konstruksi, kualifikasi man power dan spesifikasi barang (produk pabrikan u/ konstruksi maupun final product) , acuan ke SNI dan atau Keputusan Kepala Daerah/Instansi terkait

d. Supplier dapat men-sertifikasi bahan-nya, kontraktor harus men-sertifikasi tenaga terampilnya, konsultan harus men-sertifikasi tenaga ahlinya, pemasok dapat mensertifikasi barangnya jika sesuai dengan standar

e. Informasi tentang bahan, manpower dan barang yang tersertifikasi disimpan & dapat dilihat di situs e-Sourcing, jika mungkin di-simpan dlm format GIS

f. Sertifikasi terhadap bahan dilakukan oleh surveyor atau pihak lain yang ter-akreditasi

g. Sertifikasi terhadap manpower eksternal pemkot dilakukan oleh LPJK-D atau lembaga lain yang terakreditasi

h. Sertifikasi terhadap tenaga pengawas dan perencana internal pemkot dilakukan bekerjasama dengan Badan Diklat, Perguruan Tinggi dan Asosiasi Profesi

i. Data base eSourcing terkoneksi ke aplikasi eProcurement

Keuntungan dari operasionalisasi langkah c. s/d i. adalah

1. Perencana dan Panitia Pengadaan dapat merujuk spesifikasi teknis dan ketersediaan material/bahan yang ada di pasar beserta harganya
2. Pengawas Pekerjaan / Pemeriksa Barang dapat merujuk ke info di eSourcing tentang spesifikasi bahan, man power atau barang yang ada lapangan

E. FASILITASI IMPLEMENTASI

Konsep dan rencana operasional tersebut sekarang sudah berjalan dan didukung pula dengan kajian akademis. Pemerintah Kota Surabaya sudah mempelajari bersama – sama dengan tim ahli dari ITS dari sisi penyiapan Sistem Informasi, Standar Teknis dan Mekanisme Kerja yang berprinsip Supply Chain Management. Bahkan untuk standar teknis dan aturan mengenai standarisasi manpower di sisi internal pemerintah kota maupun konsultan sudah diwadahi dengan Instruksi Walikota dan Peraturan Walikota yang terbit bulan desember 2006 lalu.

Guna mendapatkan dukungan dari banyak pihak maka telah pula dilakukan Workshop mengenai SCM untuk sektor publik ini dengan mengundang beberapa Departemen Teknis seperti Departemen PU karena standar teknis dan SNI dikeluarkan oleh salah satu Dirjen di instansi tersebut di Hotel Santika, Pandegiling pada tanggal 13 Desember 2006. Departemen Perdagangan dan Depperin juga diundang karena instansi teknis tersebut yang mempunyai tupoksi mengeluarkan pengelompokan / cluster dunia usaha. Dan perlu diketahui sampai dengan sekarang cluster antara dunia konstruksi yang dikomandani oleh Departemen PU dan non konstruksi belum padu secara kodifikasi. Jika mereka dapat dijembatani oleh Pemkot Surabaya dan disepakati pengelompokan standar yang dapat dipakai di sistem eProcurement, maka dimungkinkan sistem e-Procurement Pemkot Surabaya diacu oleh sistem eProcurement yang akan dikembangkan kemudian oleh instansi pemerintah lain. Dengan peluang seperti ini, maka beberapa instansi pemerintah daerah yang pernah berkunjung ke Pemkot Surabaya dan tertarik untuk implementasi eProc yang dikembangkan Surabaya juga diundang untuk mendapatkan sosialisasi awal dan memberikan masukan atas kondisi spesifik daerah-nya jika akan memaki eProc. Beberapa asosiasi dan perguruan tinggi juga diundang untuk memberikan masukan operasional karena mereka bersentuhan langsung dengan penyedia barang/jasa.

Untuk tahapan pertama setelah Workshop, Pemkot melaksanakan standarisasi man power di segenap rantai produksi. Pada bulan pebruari tahun lalu telah dilakukan standarisasi tenaga terampil dan tenaga ahli bagi segenap penyedia barang/jasa yang biasanya ikut proses pengadaan di Pemkot Surabaya. Selanjutnya akan dilakukan standarisasi para pengawas dan pemeriksa barang di internal Dinas – Dinas Pemkot. Selanjutnya akan dilakukan workshop yang sifatnya lebih advanced dibandingkan yang telah diadakan agar implementasi bisa berjalan langsung.

F. PENUTUP

Demikian gambaran sekilas mengenai program baru Pemkot Surabaya dengan tajuk Supply Chain Management sebagai salah satu langkah improvement sistem eProcurement.

Salam

Ada beberapa pertanyaan menggelitik dari sebagian teman-teman yang tugasnya terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan para pejabat pemerintah di Pusat, antara lain : “mengapa perlu menerapkan eProcurement?, apa kita sudah siap?, bagaimana dampak kepada para pihak?

Rasanya sebagian besar dari teman-teman jajaran birokrasi di Indonesia mempunyai sumbangsih cukup besar dalam menciptakan kondisi yang kurang mendidik bagi perkembangan dunia usaha. Di berbagai daerah kota/ kabupaten, paket–paket pekerjaan yang seharusnya dilelang untuk mendapatkan penawaran terbaik (dari sisi penawaran harga maupun kemampuan teknis pelaksanaan) dilepas secara terbatas ke para penyedia barang/ jasa di lingkungan kota/ kabupatennya sendiri. Caranya ? Meskipun dokumen administrasi pelaksanaan pengadaan barang/ jasa memperlihatkan suatu alur proses lelang, tetapi sebenarnya staf walikota/ bupati yang berwenang dalam proses koordinasi pengadaan barang/jasa dengan didukung oleh asosiasi penyedia barang/ jasa setempat membagi rata paket – paket pekerjaan tersebut selayaknya Ibu membagi kue untuk anak-anaknya. Memang pada akhirnya semua kontraktor/ supplier di daerah itu mendapatkan pekerjaan karena jumlah penyedia barang/ jasa di daerah relatif seimbang dengan jumlah paket pekerjaan yang tersedia. Tetapi kenyataannya, si A mendapatkan sekian paket pekerjaan dan si B sekian paket pekerjaan tidaklah berdasarkan kemampuan teknis maupun keuangan mereka tetapi berdasarkan dekat atau tidaknya mereka dengan pengambil keputusan di daerah tersebut. Analognya ya kalau si Ibu secara subyektif lebih percaya dan dekat dengan anak sulung, mungkin si sulung dapat kue lebih banyak meskipun anak bungsu sebenarnya lebih tepat untuk mendapatkannya.

Apakah hal itu merugikan ? Toh APBD yang membiayai paket-paket pekerjaan tersebut juga berasal dari pajak/ retribusi yang dibayar oleh masyarakat daerah tersebut. Sehingga jika yang mengerjakan pekerjaan adalah penyedia barang/ jasa dari daerah itu sendiri maka aliran uang akan kembali untuk mensejahterakan masyarakat setempat. Pandangan seperti itu tidaklah salah, tetapi jika ditinjau dari sisi tugas pemerintah (termasuk pemerintah daerah) untuk menumbuh-kembangkan perekonomian lokal dan menyiapkan komponen masyarakat daerahnya untuk dapat bersaing secara global, maka kebijakan tersebut dapat dikategorikan sebagai langkah “kurang strategis”. Jika pada tahun 2010 dunia internasional akan memaksakan konvensinya bahwa perdagangan (termasuk penyediaan barang/ jasa) sudah harus dilaksanakan secara penuh dengan bebas (free fight competition) di lingkup wilayah asia dengan AFTA-nya, maka dunia usaha kita akan babak belur karena tidak terlatih untuk bersaing secara professional. Bersaing dengan kontraktor/ supplier dari kota/ kabupaten lain saja mereka tidak biasa kok.

Kebijakan yang kurang strategis ini sebenarnya tidak terjadi di semua instansi Pemerintah. Kecerdasan untuk ber-inovasi dan berubah kearah yang lebih baik biasanya lahir karena adanya masalah. Misalkan di Pemerintah Kota Surabaya yang menerapkan e-Procurement sejak tahun 2004 lalu. Kebijakan ini diambil salah satunya karena ada permasalahan pelik yang mana terjadi ketidak-seimbangan jumlah dunia usaha yang berkecimpung menjadi penyedia barang/jasa pemerintah di surabaya dengan jumlah paket pekerjaan yang dapat ditawarkan oleh APBD Kota. Sehingga daripada Walikota atau seorang Kepala Dinas nantinya akan di klaim oleh para kontraktor/supplier telah pilih kasih dalam menentukan pelaksana paket pekerjaan, maka paket pekerjaan tersebut dilelang saja secara terbuka melalui media internet. Tanggapan dunia usaha ? Mereka semua terbelalak senang karena baru kali itu jumlah paket pekerjaan bisa muncul dengan jumlah yang sangat banyak (kurang lebih 400 paket pekerjaan dengan berbagai kualifikasi dan klasifikasi bidang usaha di tahun 2003, 1200-an paket pekerjaan di tahun 2004 dan 1500-an paket pekerjaan di tahun 2005), sehingga mereka bisa berebut kue pembangunan dengan lebih leluasa secara fair. Hal ini berbeda sekali dengan pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di tahun-tahun sebelumnya yang mana tiap Dinas mengumumkan paket-paket pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya secara sendiri-sendiri dengan jadwal berbeda. Alhasil, ekstrim-nya sering terjadi satu perusahaan bisa terus mendapatkan pekerjaan dari satu Dinas ke Dinas lainnya dan satu perusahaan lainnya selalu gigit jari meskipun perusahaan tersebut sebenarnya cukup qualified.

Kebijakan yang diambil walikota tersebut membuahkan hasil lain yang tak kalah bagus dari hanya sekedar memecahkan masalah pembinaan dunia usaha, antara lain :

1. jumlah proyek fisik yang terlambat penyelesaiannya di akhir tahun anggaran menjadi sangat berkurang karena semua paket pekerjaan sudah dilelang pada awal atau pertengahan tahun;

2. terjadi efisiensi anggaran yang cukup significant, yaitu sampai dengan 25% dari nilai hps/ oe (harga perkiraan sendiri/ owner estimate) karena adanya kompetisi yang sehat dan fair antar peserta lelang;

3. tertekannya potensi kejadian KKN antar penyedia barang/ jasa peserta lelang atau antar peserta lelang dengan panitia pengadaan karena kontak fisik dan komunikasi antar mereka dalam proses lelang secara e-Procurement dialihkan menjadi komunikasi online, sehingga upaya saling mempengaruhi satu sama lain dapat diminimalisir;

4. terwujud transparansi dalam proses pengadaan barang/ jasa karena tahapan lelang mulai dari pengumuman sampai dengan penetapan pemenang dapat diakses oleh publik di situs e-Procurement;

5. terjaganya kualitas hasil pengadaan karena dokumen-dokumen penunjang pelaksanaan pekerjaan seperti gambar dan spesifikasi teknis dapat diakses oleh publik di situs e-Procurement, sehingga publik dapat ikut mengawasi di lapangan;

Dalam kasus di Pemerintah kota Surabaya dapatlah dijawab pertanyaan mengapa kita perlu menerapkan pengadaan barang/ jasa Pemerintah secara e-Procurement.

Siapkah kita menerapkan e-Procurement ?

Berbicara masalah kesiapan rencana pelaksanaan program, biasanya kita tidak lepas dari pembahasan ketersediaan payung regulasi, kemampuan sumber daya manusia, perubahan budaya kerja serta kesiapan sistem dan prosedur. Begitupun dengan penerapan e-Procurement.

Banyak pihak menanyakan masalah payung hukum pelaksanaan e-Procurement. Sebenarnya Keppres nomor 80 tahun 2003 sudah mewadahi hal tersebut. Bahkan pasal-pasal dan lampiran ketentuan perundang-undangan baru tersebut secara tersurat sangat kental dengan nuansa untuk menciptakan persaingan yang lebih sehat bagi dunia usaha dan memaksa birokrasi untuk menjadi lebih bersih dan professional (clean government and good governance) antara lain :

- Pengumuman disamping melalui media cetak juga melalui internet ;

- Dipersilahkannya instansi Pemerintah menerapkan e-Procurement sebagaimana lampiran II, Bab IV, huruf D;

- Ditetapkan sistem pasca kualifikasi untuk pelaksanaan lelang umum yang mana secara prosedur lebih cepat/tak berbelit dan panitia pengadaan tidak mudah menggugurkan penawaran karena suatu hal yang tidak prinsip ;

- Tidak bisa digugurkannya penawaran calon penyedia barang/jasa yang tidak hadir pada Aanwijzing yang diadakan panitia pengadaan. Sehingga calon kontraktor/supplier yang tidak ingin hadir karena takut dipaksa kolusi antar mereka atau tidak bisa hadir karena alasan teknis dan jarak tetap bisa memberikan penawaran secara on line;

Memang belum ada peraturan perundang-undangan yang secara khusus mengatur sistem dan prosedur pelaksanaan e-Procurement sebagai suatu bentuk transaksi elektronik, tetapi haruskan kita menunggu itu semua ada ? Buktinya Pemerintah kota Surabaya bisa implementasi e-Procurement tanpa menunggu UU Telematika atau Perpres e-Procurement. Untuk sementara waktu inisiatif lokal untuk menterjemahkan sistem dan prosedur keppres nomor 80 tahun 2003 menjadi proses elektronik dengan bentuk Peraturan Walikota sangat efektif mewadahi kebutuhan rujukan hukum jika terjadi perselisihan dalam proses lelang secara elektronik/ e-Procurement.

Sedangkan sinyalemen sementara pihak mengenai ketidak-kesiapan sumber daya manusia di jajaran birokrasi dan penyedia barang/ jasa untuk memahami dan bekerja dengan sistem IT (Information Technology) tidaklah perlu dikuatirkan. Dengan sosialisasi dan pelatihan yang cukup dan terencana, maka permasalahan up-grading SDM dan upaya perubahan budaya kerja akan dapat terselesaikan dengan sendirinya.

Bagaimana dampak pelaksanaan e-Procurement bagi para pihak ?

Issue yang sangat menarik dan menjadi perhatian dari teman-teman birokrasi di berbagai instansi Pemerintah adalah adanya program pemberantasan KKN yang sekarang gencar dilakukan oleh Presiden. Aparat penyidik tipikor seperti KPK, Kepolisian dan Kejaksaan sangat berkepentingan untuk mencermati dugaan-dugaan KKN pada pelaksanaan pengadaan barang/ jasa. Dan memang Keppres 80 tahun 2003 memberikan ruang untuk penegakan hukum pidana bagi pihak-pihak yang melakukan pelanggaran proses pengadaan barang/ jasa. Sehingga sempat terdengar adanya kegamangan dari banyak teman birokrasi dalam melaksanakan tugas – tugas pelaksanaan pengadaan barang/ jasa karena takut menjadi tersangka kasus tipikor.

Dalam hal ini, sebenarnya instansi pemerintah berkewajiban dan berkepentingan untuk menciptakan sistem agar jajaran birokrasinya tidak menemukan celah untuk melakukan KKN. Disamping itu sistem harus dapat mengamankan para pegawai agar tidak terjebak oleh kesalahan karena kecerobohan atau ketidaktahuan terhadap sistem dan prosedur serta dapat menghindarkan kecurigaan masyarakat/ aparat penegak hukum karena kemungkinan perbedaan interpretasi sistem pengadaan yang diamanatkan Keppres 80/2003. Jawabannya adalah terapkanlah e-Procurement. Dengan e-Procurement yang berusaha meng-otomasi beberapa tahapan proses dan administrasi pelelangan, berbagai celah KKN dapat ditutup. Dengan menerapkan sistem operasional pengadaan yang transparant dan bertanggungjawab kedalam bentuk ketentuan yang rigid, maka kesalahan prosedur karena masalah human error dan atau human interference disisi panitia pengadaan maupun penyedia barang/ jasa dapat dieliminasi.

Akhirnya tibalah pada suatu kesimpulan bahwa masalah ketersediaan regulasi dan kesiapan SDM bukanlah suatu hal yang krusial. Apalagi sekarang RUU ITE sudah ditetapkan sebagai UU. Yang penting ada suatu niatan dari semua pihak untuk bersama-sama menciptakan suatu sistem kerja yang dapat mencegah terjadinya KKN. Jika niatan tersebut dapat dilahirkan dalam suatu tindakan nyata, maka e-Procurement akan dapat diterapkan dengan baik.

Jadi, apakah kita siap menerapkan e-Procurement? Apakah e-Procurement itu perlu? Bagaimana dampaknya bagi para pihak? Jawabannya ada pada kita semua. Yang jelas beberapa instansi Pemerintah sudah berhasil menerapkannya seperti BRR NAD-Nias, Departemen Luar Negeri, Departemen Perindustrian, Pemprop Gorontalo, Pemprop Kaltim, Pemkot Bogor, Pemkot Balikpapan, Pemkot Surabaya dan beberapa instansi lain yang saat ini sedang dalam proses persiapan implementasi.

Salam

Selama kurang lebih 4 tahun sejak tahun 2004 saat sistem eProcurement di-launch pertama kali di Pemerintah Kota Surabaya, issue yang sering dan sampai saat ini masih juga terdengar adalah apakah kualitas hasil pekerjaan atas paket pekerjaan yang dilelang secara kompetitif dan transparan akan terjamin !? Issue ini sangat sensitif karena kalau dua hal yaitu lelang secara kompetitif by sistem eProcurement dengan kualitas harus dikotomikan, yang mana masing – masing mempunyai dasar dan sama – sama bagus ya tentunya ndak asyik kan ? Dikotomi yang dibuat adalah jika pakai eProc maka persaingan akan tinggi dan harga penawaran akan bersaing ketat bahkan terjadi “jatuh – jatuhan harga”. Kalau harga sangat jatuh (sangat rendah nih), maka mana mungkin kualitas pekerjaan (barang/jasa) akan diperoleh ? Jadi ditimbulkan kesimpulan bahwa jika pingin harga rendah dan proses pengadaan transparan pakailah sistem eProcurement, tapi kaiau mau memperoleh hasil pekerjaan yang baik kualitasnya ya jangan pakai eProc, pakailah sistem manual dan kalau perlu pakai PL (Penunjukan Langsung) saja karena sudah yakin yang akan mengerjakan adalah penyedia barang/jasa yang sudah dikenal baik oleh pemilik pekerjaan. Jadi seolah – olah kedua hal tersebut yaitu pelaksanaan eProc dan Kualitas Pekerjaan ndak mungkin dapat diperoleh bersamaan.

Inilah issue yang sampai hari ini di Surabaya belum juga hilang . Issue ini beredar dari mulut ke telinga seseorang dan dengan mulut seseorang tadi dihembuskan ke telinga orang lain lagi dan seterusnya.

Okey ! saya punya pendapat dan terserah siapapun akan tidak sependapat dengan saya (ini kan negara demokrasi, jadi siapapun boleh berpendapat kan ?! asal tidak menyinggung perasaan orang lain dan yang penting niatnya kan tidak menyinggung perasaan, kalau sampai ada yang tersinggung salah sendiri kok perasaan-nya mudah tersinggung he he he).

Ini pendapat saya :

Sebenarnya teman – teman di birokrasi selama ini sangat sulit untuk memisahkan hubungan – hubungan dengan orang lain yang dapat dikategorikan sebagai hubungan personal dan hubungan kedinasan. Sehingga kalau sudah baik secara personal dengan seseorang, maka jika seseorang tersebut minta untuk dibantu urusannya maka masalah aturan kedinasan bisa diabaikan karena tidak enak untuk “tidak membantu” seseorang yang sudah sangat dekat tersebut. Apakah hal seperti ini hanya di birokrasi saja (barangkali protes dengan pendapat ini he he he). Sepertinya kok tidak ya ?! Rupanya kultur ketimuran kita menyuburkan hal – hal seperti ini. Tampaknya berita heboh – heboh tentang kericuhan di berbagai organisasi sosial – kemasyarakatan dan politik mirip – mirip juga asal muasal permasalahannya dengan yang saya maksud tadi.

Trus apa lho hubungannya dengan masalah eprocurement dan kualitas pekerjaan ? Nah saat lelang dengan eProc memang semua hubungan ini terputus. Sudah ndak ada kontak antara teman-teman birokrasi di Panitia Pengadaan dan PPKm (Pejabat Pembuat Komitmen) dengan para penyedia barang/jasa. Sehingga agar dapat menang para peserta lelang akan menawar dengan nilai yang paling baik (seharusnya disesuaikan antara harga termurah yang bisa diperoleh dan kualitas sesuai spesisikasi/bestek dengan memperhatikan keuntungan yang wajar bagi peserta lelang). Tapi kenyataannya para peserta lelang menawar serendah-rendahnya. Mungkin panitia pengadaan yang mengetahui betul masalah teknis di lapangan akan “miris” dan berpikir berkali – kali, apakah mungkin pekerjaan dapat dipenuhi oleh peserta yang menawar sangat jauh dari perkiraan harga yang dibuat secara keahlian oleh panitia pengadaan tersebut ?
Tetapi jika semua persyaratan administrasi dan teknis sudah dapat dipenuhi ya tidak mungkin Panitia Pengadaan dan PPKm untuk tidak memenangkan penawaran (begitulah amanat Keppres No 80/2003 tentang Pendoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Sehingga banyak pemenang lelang dari sistem eProc yang nilai penawarannya sangat kompetitif, ada penghematan yang signikan (20%-25%) dari nilai OE (Owner Estimate), tidak ada lagi main mata antar panitia pengadaan dengan peserta lelang. Ini hasil yang baik dari sisi pengadaan.

Nah, masalahnya sekarang justru ada pada pelaksanaan di lapangan. Kalau PPKm tidak tegas dalam menerima hasil pekerjaan (maksudnya kalau karena kenal, trus spesifikasi teknis ndak terpenuhi tetap diterima saja), maka hasil pekerjaan (kualitas) akan buruk kan ?! Lagian apa nda cari perkara/perkara tuh ?! Kuatirnya teman – teman birokrasi lain yang punya tugas menyidik ketidak-beresan akan menyalahkan PPKm dan mendakwa telah terjadi KKN. Menurut pendapat saya, justru di domain pengawasan teknis dan internal inilah peran birokrasi dalam menjaga kualitas pekerjaan. Kalau peserta lelang menawar terlalu rendah biar saja menang tapi yang bersangkutan akan tetap tanda tangan kontrak dan berkewajiban mewujudkan keluaran barang/jasa yang ditawarkan saat lelang. Jika menolak untuk tanda tangan kontrak karena niatnya hanya main – main maka PPKm wajib mem-”black list”. Jika saat pelaksanaan pekerjaan atau serah terima pekerjaan ditemukan ketidak beresan/ ketidaksesuaian spesifikasi teknis ya suruh bongkar atau kembalikan dan jangan dibayar, betul ndak ?! Dengan demikian maka rekanan (penyedia barang/jasa) ndak akan main – main dalam menawar/ rendah – rendahan penawaran tanpa perhitungan matang, karena mereka akan menerima akibatnya. Dan efek edukasi-nya juga ada, sehingga nanti-nya yang bersangkutan ndak akan mengulangi lagi.

So !, ternyata kunci utama untuk memperoleh kualitas sesuai harapan atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa justru ada pada proses pelaksanaan pengadaan (delivery process) & bukan pada proses pemilihan penyedia barang/jasa (proses lelang) semata.

Akhirnya, yuk teman – teman di birokrasi / instansi pemerintah marilah segera mengubah paradigma kita. Mari kita laksanakan proses pengadaan/ lelang dengan cara lebih “elegant” by eProcurement dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan dengan baik sesuai standar operasional prosedur yang berlaku. Kalau perlu kita bentuk forum komunikasi lewat dunia maya ini untuk share pengalaman sehingga kita bisa menyerap keberhasilan di tempat kerja kita masing-masing untuk langkah improvement tiada henti bagi “kemaslahatan” masyarakat yang kita layani.

Salam

Beberapa hari yang lalu kita mendengar UU ITE sudah disahkan oleh DPR. Wah lama nian saya dan teman – teman yang beberapa tahun terakhir ini mengembangkan aplikasi eGov yang berhubungan dengan pihak – pihak yang saling bertransaksi data menunggu kelahiran jabang bayi yang waktu itu statusnya masih sebagai RUU ITE.

Tapi ndak ada kata terlambat untuk sesuatu yang baik. Meski disana sini ada kritikan atas beberapa substansi UU ITE yang tampaknya mengebiri kebebasan berpikir dan mengungkapkan pendapat dari para blogger, saya rasa untuk sementara kita lihatlah dulu manfaat dari sisi yang lain.

Kita sekarang jadi punya payung hukum untuk saling bertransaksi data. Ini kami di Surabaya yang sudah menerapkan eProcurement meskipun belum “fully electronic” saja sudah bisa merasakan manfaat, apalagi jika nanti surat penawaran saat lelang dan dokumen – dokumen lain sudah ndak perlu diminta dari versi cetak yang ada tanda tangan basah dan materai-nya. Cukup soft file dengan diberikan digital signature maka sudah sah-lah dokumen elektronik tersebut secara hukum. Asyik deh ! nanti ndak perlu lagi banyak hutan buat anak cucu kita yang harus di tebangi untuk memproduksi kertas-kertas yang akan dipergunakan untuk segala urusan administrasi dan perkantoran.

Ada satu hal lagi yang barangkali kita perlu syukuri dan manfaatkan atas keberadaan UU ini untuk aktifitas kita sehari – hari, yaitu bahwa transaksi elektronik yang melibatkan uang juga jadi lebih terjamin status hukumnya jika ada perselisihan antar pihak. Sepertinya kita ndak banyak menyadari bahwa penggunaan ATM kita selama ini masih belum belum dipayungi perundang-undangan lho ! Jadi yang memayungi masih berupa kesepakatan/perjanjian antara kita sebagai nasabah dengan Bank tempat kita nyimpan uang kita. Karena
memang konon perjanjian merupakan undang – undang yang harus dipatuhi bagi kedua belah pihak yang mengadakan perjanjian. Ya untungnya Bank – Bank di negeri kita baik- baik saja sehingga kepentingan kita para nasabah masih terjaga, tetapi dengan adanya UU ITE ini maka posisi kita sebagai nasabah akan lebih terjamin kan ?!!

Akhirnya marilah kita manfaatkan produk hukum yang sudah lama kita tunggu – tunggu ini untuk mengembangkan apapun bentuk – bentuk digital life style di kalangan masyarakat kita. Tak berlebihan jika kita berharap bahwa di dunia digital ini kita bisa menemukan celah untuk mengangkat keterpurukan bangsa ini secara ekonomi, budaya dan pengetahuan. Lha India saja bisa kok kita ndak bisa ?!

Salam

Akhir – akhir ini terasa sekali ICT sangat membantu kita – kita yang di pegawai negeri ini untuk bekerja lebih cepat, terkurangi beberapa kesalahan yang kurang perlu dan data terkait kerjaan jadi lebih valid. Apakah asyik ? Asyik banget-lah. Kalau atasan minta data dan analisis atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kita, yaah langsung buka site eGov yang kita kembangkan dan bla bla bla, maka pertanyaan Beliau – Beliau terjawablah sudah. Ada banyak aplikasi yang sudah coba saya kembangkan dibantu adik-adik programmer yang pintar – pintar diantaranya eBudgeting, eProcurement, eProject, eDelivery, eControlling, ePerformance dan lain – lain yang menurut saya asyik punya. Buktinya teman2 saya dari beberapa instansi juga tertarik untuk menerapkan-nya dan beberapa sudah pada jalan seperti BRR NAD-Nias, Deplu, Depperin, Pemprop Gorontalo, Pemrop Kaltim, Pemkot Bogor dan lain – lainnya.

Silahkan para blogger khususnya dari konco – konco PNS yang ingin meningkatkan kinerja-nya untuk coba lihat – lihat apa yang sudah sempat saya dan teman-teman di Surabaya kembangkan. Insya Allah akan dibantu semaksimal mungkin. Salam