Ada banyak teman dari beberapa departemen/ propinsi/ kota/ kabupaten yang bertanya saat berkunjung ke Pemkot Surabaya atau pada saat seminar yang mana saya menjadi salah satu nara sumber : “bagaimana dan apa langkah – langkah untuk memulai menerapkan sistem eProc ?”

Maka biasanya saya (dan teman – teman di kantor) akan menyampaikan beberapa hal sebagaimana berikut :

1. Pastikan dulu apakah yang ingin menerapkan sistem eProcurement tersebut adalah top manajemen di instansi-nya apa tidak ? misalkan Walikota/ Bupati/ Gubernur atau Bapak Menteri-nya ? Jika ya maka Insya Allah penerapan sistem ini akan berhasil, jika tidak maka jangan harap akan berhasil karena sistem eProc ini akan memotong kepentingan banyak orang dan Saudara/i akan digesekkan/ ditubruk-kan dengan top manajemen dengan berbagai issue dan fitnah;
2. Pastikan bahwa Saudara/i ada pada jabatan kunci di instansi yang berpengaruh terhadap kelancaran penerapan sistem eProcurement (karena berhubungan dengan tugas pengadaan/pembinaan/pengendalian atau eGov, misal biro/bagian perlengkapan atau biro/bagian pembangunan atau biro/kantor pengelolaan data elektronik). Jika instansi Saudara/i sudah diberikan mandat tertulis oleh top manajemen, maka instansi lain mau tidak mau akan mengikuti kebijakan implementasi sistem eProc;

Jika kedua hal tadi sudah terpenuhi maka hal – hal lain akan mudah saja.

Apa saja hal – hal lain tersebut ?

1. Ada server yang terkoneksi ke jaringan internet dedicated 24 jam. Nantinya aplikasi sistem eProcurement di-install di server tersebut. Kalau anggaran ada baiknya server tersebut berdiri sendiri sehingga bisa mempunyai alamat domain tersendiri. Jika tidak memungkinkan bisa ikut ke server yang sudah ada, misalkan yang kelola oleh kantor pengelolaan data elektronik;
2. Sistem eProcurement yang sudah terbukti bisa berjalan. Misalkan sistem eProcurement yang dikembangkan oleh Pemkot Surabaya sejak tahun 2004 yang sekarang tidak hanya dipakai si Surabaya, tetapi juga di BRR NAD-Nias, Deplu, Pemprop Kaltim, Pemprop Gorontalo, Depperin, Pemkot Bogor, Pemkot Bogor, Pemkot Banjarbaru, Pemkab Banjar, Pemkot Balikpapan dan lain – lain instansi yang sekarang sedang dalam proses instalasi dan pelatihan – pendampingan. Bisa juga dipilih sistem eProc yang dikembangkan instansi lain seperti Bappenas dan Depkominfo;
3. Diadakan pelatihan-pelatihan kepada calon para pelaku pengadaan di sistem eProcurement, misalkan kepada admin sistem, PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), para penyedia barang/jasa dan lain – lain;
4. Khusus untuk antisipasi kurangnya media pelatihan bagi penyedia barang/jasa maka ada baik-nya disediakan ruangan khusus yang kecil saja dengan beberapa PC on line ke sistem eProc sebagai sarana latihan. Sangat baik kalau disediakan tentorsebagai tempat bertanya bagi para penyedia saat berlatih;
5. Menyiapkan peraturan teknis yang di-tandatangani oleh top manajemen (misal peraturan menteri/ peraturan gubernur/ peraturan bupati atau peraturan walikota) karena peraturan di tingkat pusat yang mengatur khusus tentang eProc belum tersedia. Peraturan teknis ini nantinya mengacu kepada keppres 80/2003 atau peraturan lain terkait pengelolaan keuangan yang di-ikuti oleh instansi yang akan memakai (misal permendagri 13/2006 jo permendagri 59/2007 untuk pemerintah daerah);
6. Menyiapkan SOP pelaksanaan pengadaan dengan sistem eProc. Jika bisa di-sertifikasi dengan ISO malah sangat bagus karena bisa menunjukkan kepada publik bahwa proses pengadaan dengan sistem eProc tersebut memenuhi standar kualitas;
7. Menyiapkan SK pendukung untuk para personil yang terkait dengan proses layanan implementasi eProcurement, misal SK tentang tim sekretariat layanan eProcurement yang menjadi admin sistem atau SK Unit Layanan Pengadaan;

Saya rasa untuk inisiasi cukup hal – hal tersebut yang disiapkan. Untuk pengembangan dan meningkatkan kualitas pengadaan secara elektronik (eProc) dapat diterapkan berbagai mekanisme seperti pembuatan standar dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, pembuatan standar dokumen kontrak, standar spesifikasi barang/ jasa publik dan lain – lain yang contoh-nya (best practise-nya) sudah diterapkan di Pemkot Surabaya.

Salam.