Merentas jalan menuju sesuatu yang lebih baik

Nyambung postingan kemarin tentang improvement manajemen pengadaan dengan SCM. Eeem sampai mana ya kemarin ?!. Oh ya, menurut Pak Ikak, kita tidak boleh pernah bosan memikirkan strategi pengadaan untuk mencapai hasil pengadaan yang sesuai mutu, jumlah, waktu dengan harga yang paling menguntungkan dan dapat dipertanggung jawabkan. Bagaimana caranya? Menurut Beliau, kita harus memikirkan tidak hanya proses lelang saja (termasuk dengan e-proc), tetapi keseluruhan manajemen rantai supply (Supply Chain Management). Diantara yang menjadi konsep Beliau tentang pengadaan berdasarkan keppres 80/2003 dan penerapan pengembangan di lapangan dikaitkan dengan SCM adalah :

1. Kualitas pekerjaan adalah salah satu point penting yang harus dipikirkan untuk dicapai. Tetapi memang tidak cukup dengan melaksanakan lelang lalu kualitas terjamin. Sekali lagi, lelang hanya untuk menciptakan persaingan yang benar, yang memberi kesempatan luas bagi semua pelaku usaha, dan mendapatkan harga yang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Dalam kasus penyedia bersifat kartel, maka kita perlu strategi yang lain untuk tetap mendapatkan harga yang baik. Kasus jalan hotmix: Pendekatan yang umum, untuk pekerjaan jalan hotmix kita perlu kontraktor yang mengerjakan termasuk memperoleh materialnya. Tetapi, ada faktor kritis, yaitu ketersediaan AMP (Aspalt Mixing Plant) dan aspal pada suatu waktu di suatu daerah tertentu. Bila kebutuhan AMP dan aspal terjadi bersamaan di suatu waktu dan tempat, dipastikan harga sewa AMP dan aspal naik (ini hukum ekonomi secara umum yaitu supply and demand). Singkatnya, penjadwalan pelaksanaan pekerjaan untuk menjaga keseimbangan supply demand di suatu wilayah perlu dipikirkan. Jadwal perlu dipikirkan tidak mengikuti siklus anggaran yang umum yang mulainya januari februari misalnya.
3. Pendekatan yang lain, alat termasuk AMP perlu dipikirkan kepastian ketersediaannya. Secara kebutuhan, volume penggunaan alat bisa tidak habis-habisnya. Sehingga, misalnya, pemda sendiri punya UPT yang menyewakan AMP, sehingga kontraknya adalah pengerjaan jalan. Alternatif pendekatan ini diperlukan karena penyedia sewa AMP yang terbatas akan mengurangi peluang persaingan yang sehat.
4. Mutu pekerjaan tidak ditentukan oleh harga, tetapi oleh kualitas material yang digunakan, metode pelaksanaan pekerjaan, kecukupan ketrampilan pekerja (kalau perusahaan adalah pengalaman perusahaan), dan yang paling penting adalah Quality Assurance (di dalamnya ada unsur pengawasan). Dengan demikian, dalam pendekatan Supply Chain Management (SCM), semua aspek ini harus dipastikan sesuai dengan tuntutan owner. Untuk mengurangi resiko tidak tercapainya mutu pekerjaan yang diinginkan, maka suatu pekerjaan dapat dipecah-pecah ke dalam komponen-komponennya untuk memperoleh peluang menjamin mutu material, menjamin kesesuaian metode pelaksanaan dan menjamin dilaksanakannya quality assurance. Jadi tidak selalu diperlukan suatu standar yang ditetapkan kepala instansi/ Kepala Daerah, atau SNI. Kita sebagai owner dapat menetapkan spesifikasi teknis yang bahkan di atas standar.

Nah itulah pokok – pokok pikiran Pak Ikak yang bisa coba kita kembangkan bareng untuk meningkatkan kinerja pengadaan barang/ jasa dari sisi kualitas. Akan diadakan workshop di Surabaya tentang konsep ini pada tanggal 24 Juni 2008, tentunya Pak Ikak akan hadir untuk memberikan wawasan. Hadir pula Pak Ir. Edy Rahen dari Departemen PU dan Prof. DR. Nyoman Pujawan pakar SCM dari ITS. Silahkan kontak ke email saya (sonhaji@surabaya-eproc.or.id) atau lewat comment di tulisan ini kalau berminat nimbrung diacara tersebut, ndak bayar kok. Trims.

Salam.

Beberapa hari yang lalu saya berkomunikasi intensif dengan Pak Ir. Ikak G. Patriastomo, Kepala Bidang Perancangan Sistem Pengadaan di Bappenas. Beliau salah satu guru andalan kalau saya dan teman – teman di Surabaya atau daerah lain ingin mendalami keppres 80/2003. Dalam rangka upaya menyempurnakan sistem eProcurement yang lumayan bagus dari sisi transparansi dan kompetisi, maka pemanfaatan sistem kerja untuk bisa menjamin kualitas keluaran proyek / paket pekerjaan juga terus saya dan teman – teman lakukan. Untuk itulah saya tanyakan pada Beliau beberapa masalah sebagai berikut :

1. Bahan untuk konstruksi, khususnya aspal dan paving stone yang paling banyak dipakai untuk proyek – proyek sangat fluktuatif harganya. Saat penawaran, peserta mendapatkan harga “x rupiah” dari agen aspal (AMP = Aspalt Mixing Plant), tetapi pada saat pengerjaan harga sudah melambung dan agen – agen aspal tsb kompak kalau menentukan harga. Sepertinya ada praktik kurang sehat di sini.
2. Disamping itu, keberadaan bahan konstruksi tersebut (utamanya paving dan aspal mixed) di pasaran sering tidak tersedia cukup pada saat dibutuhkan. Para agen ini berdalih ndak berani stock banyak karena tidak ada kepastian akan dipakai meskipun kapasitas produksi mereka masih idle.
3. Belum ada penetapan standar mutu bahan konstruksi yang dapat dipakai oleh perancang (konsultan perencana) dan pelaksana konstruksi serta pengawas (konsultan pengawas) guna memastikan bahwa hasil akhir dari pengadaan jasa konstruksi tersebut sesuai dengan yang diharapkan.
4. Banyak rekanan yang tidak mempunyai modal cukup, sehingga mengandalkan uang muka dari kontrak yang ditandatangani.

Terhadap masalah tersebut saya tanyakan kepada Beliau tentang rencana solusi sebagai berikut :

1. Lelang dilakukan untuk vendor bahan konstruksi yang dibutuhkan dalam jumlah banyak di instansi daerah, misal Aspal (bahan dasar aspal hot mix) dan paving. Kedua bahan konstruksi ini ditentukan standar teknisnya melalui SK Kepala Instansi guna menjaga mutu pekerjaan konstruksi. Standar ini mengacu kepada SNI dan standar lain yang bersesuaian dengan standar teknis pekerjaan konstruksi dari Departemen PU. Hasil lelang tidak hanya 1 vendor saja tapi bisa beberapa vendor yang produknya memenuhi spesifikasi yang disyaratkan dalam lelang. Prinsipnya meniru keberhasilan kiat Bappenas saat melakukan lelang penentuan media cetak untuk pengumuman lelang, yaitu Media Indonesia.
2. Untuk paket – paket konstruksi yang membutuhkan bahan dasar paving stone dan aspal hot mix seperti pekerjaan overlay jalan dan pembangunan jalan paving stone di perkampungan harga satuan untuk bahan dasar tersebut mengacu kepada harga hasil lelang tadi. Jadi lelang paket – paket pekerjaan ini akan berkisar pada penawaran penggunaan tenaga kerja dan sewa alat saja. Nantinya pemenang lelang paket pekerjaan akan membeli bahan konstruksi (misal aspal atau paving) ke vendor pemenang lelang bahan konstruksi. Agar pemenang lelang paket pekerjaan tetap mendapatkan harga yang sama dan mutu yang sudah ditetapkan, maka kontrak vendor bahan konstruksi akan berlaku selama masa tertentu. Selanjutnya lelang paket2 pekerjaan yang menggunakan bahan dimaksud dan pelaksanaan konstruksinya akan dikoordinasikan agar berjalan pada waktu yang bersesuaian dengan masa kontrak vendor bahan konstruksi. Konsep operasional ini juga mengacu pada model penggunaan Media Indonesia oleh segenap instansi pemerintah yang mengumumkan lelang.
3. Guna membantu para rekanan kecil yang mendapatkan pekerjaan pengaspalan dan pembangunan jalan paving, ada pemikiran bahwa rekanan kecil yang sudah memenangkan lelang lewat eProc atau ditunjuk langsung karena nilainya dibawah 50 juta dapat mengambil bahan konstruksi ke vendor – vendor pemenang lelang bahan konstruksi dan pembayaran-nya dihandel oleh BPR atau Bank lain yang diajak kerjasama dalam kerangka pemberian modal kerja kepada pemenang lelang paket pekerjaan/ perusahaan kecil yang ditunjuk PL. Selanjutnya rekanan ini akan membayar ke Bank tersebut saat menerima termin pembayaran. Tentunya masalah pembagian resiko akan diatur lebih lanjut agar para pihak ini sama – sama dapat menjalankan fungsi dan tugasnya sesuai aturan di sektornya masing – masing. Yang jelas kita ingin ada kepastian mutu pekerjaan, sehingga pelaksanaan eProcurement yang dituding mengarah pada ”jatuh – jatuhan harga” sehingga ”mutu pekerjaan diragukan” dapat dibuktikan tidak sepenuhnya benar.

Nah itu masalah terkini pelaksanaan pengadaan. Mengenai tanggapan dari Pak Ikak atas rencana solusi akan saya post secepatnya, soalnya sekarang sedang ditunggu rapat nih. Trims and …

Salam.