Merentas jalan menuju sesuatu yang lebih baik

Sejak tahun 2008 ini pengadaan barang/jasa di lingkup Pemerintah Kota Surabaya dilaksanakan melalui Unit Layanan Pengadaan. Efektif sudah berjalan kurang lebih 2-3 bulan. Karena organisasi ini masih baru maka pembenahan juga terjadi disana – sini. Satu hal yang pasti bahwa implementasi pengadaan barang jasa secara elektronik (eProcurement) melalui ULP ya baru di Surabaya ini diterapkan. Biasanya pakai eProc saja atau ULP saja.

Bagaimana model pengelolaan-nya ? sebagai bahan informasi bagi instansi lain yang barangkali juga bermaksud menerapkan pola serupa, maka beberapa hal kecil tentang pengelolaan aktifitas di ULP dapat diceritakan sebagai berikut :

1. Gedung ULP diupayakan ada tersendiri dan dapat mengakomodir kebutuhan ruang untuk para panitia pengadaan di lingkup ULP melaksanakan evaluasi, Aanwijzing dan pembukaan sampul (tiap kelompok panitia disebut sebagai GTP = Gugus Tugas Pelelangan).
2. GTP dibentuk dengan mencari personil pilihan dari berbagai SKPD dengan memperhatikan sisi kompetensi (bersertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah yang dikeluarkan Bappenas) dan integritas (dipilih yang tidak punya track record buruk).
3. Tata cara / prosedur standar proses lelang dengan eProc yang dilaksanakan melalui ULP disusun dengan memperhatikan batasan kewenangan dan tanggung jawab, khususnya antara GTP dengan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) yang ada di masing-masing SKPD (Satker).
4. Penggajian/ renumerasi dibuat dengan standar diatas rata – rata guna menjaga integritas para GTP saat menjalankan tugasnya.
5. Perlu disediakan tenaga outsourcing untuk support GTP menjalankan tugasnya, misalkan dukungan melakukan survey harga pasar untuk nyusun OE/HPS. Catatan : kualifikasi SDM outsourcing ini haruslah memadai.
6. Mekanisme penilaian kinerja ULP. Ini penting karena sebagai alat kontrol guna memastikan apakah ULP bekerja sesusai dengan standar dan target waktu/ keluaran yang ditetapkan.

Sementara demikian dulu, lama ndak nge-post jadi agak sulit nulis he he he. Jika ada yang kurang akan saya post lagi atau jika ada yang salah maka tulisan ini akan saya koreksi.

Salam.