Evaluasi atas kontrak kinerja

Pada tanggal 16 Januari lalu (tahun 2009 maksudnya), para kepala SKPD/ Unit Kerja di lingkup Pemerintah kota Surabaya menandatangani kontrak kinerja dengan Walikota. Isinya seru banget, yaitu janji mereka ke Walikota untuk melaksanakan kegiatan dengan output bla bla bla pada akhir tahun anggaran dan siap diberikan sanksi jika tidak dapat memenuhi sesuai target. Nah, karena sekarang bulan juni sudah lewat, berarti atas pelaksanaan semester pertama tahun anggaran 2009 akan segera dilakukan evaluasi apakah mereka para kepala SKPD/Unit Kerja sudah berhasil melaksanakan kegiatan sesuai target yang direncanakan selama semester I apa tidak ?!

Ternyata ketika para kepala SKPD/ Unit Kerja di-ingatkan (reminding) akan ada rapotan (kayak anak sekolahan saja he he he), tidak terduga grafik progress fisik pelaksanaan pekerjaan yang ada di aplikasi eControlling langsung naik/ meningkat tajam. Ternyata berkembang rasa malu jika ntar nilai kinerja (Indeks Prestasi nih kalau jaman sekolah dulu) diumumkan “jeblok” didepan sesama kolega oleh Walikota disuatu forum. Ternyata juga ketika di-intip di kantor – kantor SKPD/ Unit Kerja semuanya pada lembur menyelesaikan administrasi penyerapan keuangan dan mengejar penyelesaian pekerjaan. Wah rupanya tujuan utama melakukan evaluasi atas kontrak kinerja untuk mengubah budaya kerja dari malas menjadi agak sedikit giat ada hasilnya juga he he he.

Sebagai bagian dari langkah reformasi birokrasi di Pemerintah Kota Surabaya, pilihan kebijakan membuat manajemen kinerja secara terpadu ternyata on the track. Bukti bahwa mind set teman – teman birokrasi mulai bergeser kearah positif adalah banyaknya kepala SKPD/ Unit Kerja yang bertanya per telpon atau bertandang ke kantor untuk tahu lebih banyak mengenai parameter  yang dipakai untuk menilai kinerja SKPD/Unit Kerja-nya ini . Untungnya sudah ada Surat Edaran Walikota sebagai dasar untuk jawab. Akhirnya saya dan teman – teman di kantor bisa memberikan jawaban standar sebagai berikut :

  1. Parameter utama atas kinerja SKPD/ Unit Kerja (bobot 90%) adalah keberhasilan mereka dalam mewujudkan output yang diasumsikan bisa menimbulkan outcome sesuai harapan program yang ditetapkan oleh Badan Perencanaan. Karena pada tengah tahun belum semua output dapat diwujudkan maka efektifitas dihitung dengan pendekatan kearah progress fisik pelaksanaan kegiatan.
  2. Parameter lainnya adalah efisiensi. Efisiensi dipandang strategis dijadikan salah satu parameter adalah dalam rangka menekan/ menghilangkan sikap salah kaprah birokrasi selama ini yang hanya menekan-kan bahwa yang penting bisa menghabiskan uang/ anggaran untuk output yang dijanjikan.  Diharapkan teman-teman birokrat tidak akan lagi bersikap boros. Parameter ini adalah sebagai penambah dengan bobot +10% terhadap nilai efektifitas yang sudah diperoleh.
  3. Parameter lain adalah konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Jika perencanaan sering diubah – ubah pada saat pelaksanaan maka akan ada proses pengurangan nilai dengan bobot -10%.  Diharapkan dengan adanya parameter ini setahap demi setahap teman – teman birokrat akan merubah budaya-nya dalam menyiapkan perencanaan anggaran-nya menjadi lebih hati – hati dan tidak asal plotting.

Well, langkah – langkah yang saya ceritakan tersebut memang hanya upaya dari Pemkot Surabaya untuk berusaha berubah menjadi lebih baik (me-reformasi diri). Bagaimana kira – kira hasilnya ? Kita lihat saja, yang penting sudah ada niat dan sudah dicoba dilaksanakan tho ?!, mudah-mudahan ada hasilnya.

Salam.

Pada Pengadaan Barang/Jasa, jika bagaimana terjadi kerugian negara ?

Memang sudah saat-nya kita di jajaran birokrasi bekerja dengan profesional dalam arti bahwa dalam mengemban tugas – tugas yang diberikan kita senantiasa melaksanakannya berdasarkan etika, teknis keilmuan terkait pekerjaan yang dilaksanakan serta aturan yang berlaku, pun termasuk dalam melaksanakan proses pengadaan barang/jasa. Insya Allah kalau ketiga hal ini kita pegang teguh, maka kekuatiran untuk salah langkah dalam menjalankan tugas atau bayangan bahwa kita akan terjebak pada situasi tuduhan melakukan korupsi bisa kita minimalkan.
Oleh karena itu, beberapa pengertian – pengertian pokok atas ketiga hal tersebut perlu kita pahami, misalkan tentang kerugian negara yang menurut para ahli hukum merupakan salah satu dari 3 hal yang jika terpenuhi bersama – sama akan bisa menjerat seseorang sebagai kategori koruptor (artinya kalau hanya salah satu atau salah dua, ya mestinya tidak dapat dipakai untuk menuduh orang telah korupsi). Kita tidak ingin kan dikategorikan koruptor ? Shereeem banget kalau sampai terjadi dan mudah – mudahan Yang Maha Kuasa senantiasa melindungi kita agar tidak sampai mengalami seperti itu.

Baiklah, coba kita perhatikan ketiga hal tersebut. Menurut Kepala BPKP Perwakilan Jawa Timur yang saya kutip dari Koran Jawa Pos disebutkan bahwa Korupsi bisa dituduhkan ke seseorang jika :
1. Ada Unsur Melawan Hukum;
2. Terjadi Unsur Kerugian Negara; dan
3. Terbukti Memperkaya Diri Sendiri atau Orang Lain/ Korporasi.

Kita tidak akan membahas panjang lebar ketiga hal tersebut, karena itu kompetensi teman – teman di bidang hukum. Tetapi paling ndak untuk pengadaan barang/jasa dan pengelolaan keuangan daerah yang menjadi bagian dari tugas kita sehari – hari, saya rasa kita bersama – sama sudah cukup kompeten untuk mendiskusikannya, paling ndak tentang Kerugian Negara.

Saya kutip pada UU No 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, pasal 1 nomor 22 yang berbunyi : ”Kerugian Negara/Daerah adalah kekurangan uang, surat berharga, dan barang, yang nyata dan pasti jumlahnya sebagai akibat perbuatan melawan hukum baik sengaja maupun lalai”.

Ternyata kerugian negara tidak boleh ditafsirkan sendiri. Meskipun di UU Tipikor ada kalimat kerugian negara, maka definisi operasionalnya harus mengikuti UU yang khusus mengatur tentang keuangan negara.

Jadi kerugian negara terjadi jika :

  1. Ada uang yang seharusnya diterima negara tapi tidak masuk ke kas negara;
  2. Terjadi situasi yang mana surat berharga (berarti bisa termasuk sertifikat hak atas tanah atau aset lain, jaminan bank seperti jaminan pelaksanaan proyek atau sejenisnya atau mungkin bilyet deposito dan sejenisnya) yang menjadi hak negara dikuasai pihak lain secara tidak sah atau ternyata tidak bisa di-uang-kan;
  3. Kekurangan barang yang seharusnya menjadi hak negara.

Okey, kita mulai fokus ke pengadaan barang/jasa.

Case pertama :
Kapan bisa terjadi ”ada uang yang seharusnya diterima negara tapi tidak masuk ke kas negara”? Dalam pengadaan khususnya pelaksanaan kontrak, negara berhak memperoleh denda jika terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan sesuai kontrak. Jika denda tersebut tidak masuk ke negara ya bisa dituduh korupsi tuh pejabat yang mempunyai kewenangan untuk nagih denda.

Selanjutnya case kedua :
Kapan terjadi situasi yang mana ”surat berharga yang menjadi hak negara dikuasai pihak lain secara tidak sah atau ternyata tidak bisa di-uang-kan dalam konteks pengadaan barang/jasa” ? Menurut Keppres 80/2003, jika peserta lelang mengundurkan diri pada saat pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa maka jaminan penawaran menjadi hak negara. Juga pada tahap pelaksanaan kontrak jika ada wan prestasi dan ada pemutusan kontrak maka jaminan pelaksanaan juga menjadi milik negara. Kutipan tepat-nya dari Keppres 80/2003 adalah sebagai berikut :
”… klarifikasi kewajaran harga apabila harga penawaran dinilai terlalu rendah, … maka peserta lelang tersebut harus bersedia untuk menaikkan jaminan pelaksanaannya menjadi sekurang-kurangnya persentase jaminan pelaksanaan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dikalikan 80% (delapan puluh persen) HPS, bilamana ditunjuk sebagai pemenang lelang. Dalam hal peserta lelang yang bersangkutan tidak bersedia menambah nilai jaminan pelaksanaannya, maka penawarannya dapat digugurkan dan jaminan penawarannya disita untuk negara ..”.
Lalu ada lagi yang bisa saya kutip :
” … Apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dan masa penawarannya masih berlaku maka pengunduran diri tersebut hanya dapat dilakukan berdasarkan alasan yang dapat diterima secara obyektif oleh pengguna barang/jasa, dengan ketentuan bahwa jaminan penawaran peserta lelang yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah.”
Dan ada lagi :
” … Terhadap penyedia barang/jasa yang ditetapkan sebagai pelaksana pekerjaan mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat diterima dan masa penawarannya masih berlaku, disamping jaminan penawaran yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah.”
Disamping itu di pasal 35 Keppres 80/2003 dinyatakan :
”Pemutusan kontrak yang disebabkan oleh kelalaian penyedia barang/jasa dikenakan sanksi sesuai yang ditetapkan dalam kontrak berupa :
a. jaminan pelaksanaan menjadi milik negara;
b. sisa uang muka harus dilunasi oleh penyedia barang/jasa;
c. membayar denda dan ganti rugi kepada negara”

Terakhir case ketiga :
Kapan terjadi kekurangan barang yang seharusnya menjadi hak negara dalam konteks pengadaan ? Menurut saya, jika dalam kontrak pengadaan sudah disepakati harga sekian rupiah akan dibayarkan kepada penyedia barang/jasa dengan sekian output sudah di-deliver kepada pemelik pekerjaan (misalkan 10 mesin jahit atau 1000 meter persegi jalan paving K-350), maka jika output tersebut secara kuantitas tidak memenuhi ketentuan dalam kontrak dan pemilik pekerjaan (PPKm) tetap membayar penuh, dapat dipastikan negara dirugikan.

Pertanyaan lanjutan, bagaimana jika output di-deliver dengan kuantitas sesuai kontrak tapi kualitas (spesfikasi teknis) tidak memenuhi dan PPKm tetap membayar penuh ? Ya ini juga terjadi kerugian negara.

Pertanyaan terakhir : bagaimana jika saat pekerjaan dilaksanakan (khususnya fisik konstruksi) ditemukan spesifikasi teknis tidak memenuhi dan pembayaran masih belum dibayar penuh, apakah disini juga terjadi unsur kerugian negara ?
Menurut yang saya ketahui dari Keppres 80/2003, jika pekerjaan belum di-serahterima-kan ya berarti PPKm masih bisa meminta kepada penyedia barang/jasa untuk memenuhi spesifikasi teknis yang diminta dalam kontrak sebelum menyelesaikan pembayaran yang diminta.
Petikan kalimat di keppres 80/2003 pasal 36 ayat (2) sebagai berikut : ”Pengguna barang/jasa melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan, baik secara sebagian atau seluruh pekerjaan, dan menugaskan penyedia barang/jasa untuk memperbaiki dan/atau melengkapi kekurangan pekerjaan sebagaimana yang disyaratkan dalam kontrak”.

Jadi mestinya ndak bisa suatu proyek konstruksi ditengah jalan harus berhenti karena PPKm dan kontraktor ditahan gara – gara tuduhan korupsi karena ditemukan spesifikasi teknis yang belum dipenuhi oleh rekanan/ kontraktor. Yang mungkin terjadi bila fisik telah selesai 100% dan uang sudah dibayar 100% pula, daaan …. ditemukan spesifikasi teknis tidak sesuai kontrak. Ini barangkali bisa kena tuduhan kerugian negara …

Sementara itu postingan kali ini, mungkin ada yang tidak sependapat dengan pemikiran saya ya ndak apa – apa kan ?!
Salam.

Tentang kontrak multi years

Sudah lama banget tidak posting ke blog, disela – sela waktu kerja bisanya cuma buka – buka blog untuk jawab komentar yang masuk dari postingan terdahulu. Dan ada salah satu komentar yang nanyakan hal ikhwal tentang kontrak multi years karena di pemdanya tidak pernah melakukan. Jadi saya coba untuk kali ini sedikit membahas tentang hal tersebut karena saya tahunya juga sedikit he he he.

Menurut Keppres 80/2003 pasal 30 ayat (8) disebutkan bahwa ”kontrak tahun jamak adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran yang dilakukan atas persetujuan oleh Menteri Keuangan

untuk pengadaan yang dibiayai APBN, Gubernur untuk pengadaan yang dibiayai APBD Propinsi, Bupati/Walikota untuk pengadaan yang dibiayai APBD Kabupaten/Kota”.

Jadi kontrak ini harus mendapatkan persetujuan Kepala Daerah dulu sebelum ditandatagani. Mestinya sebelum proses pengadaan dilakukan yang mana dokumen pemilihan penyedia barang/jasa harus sudah menyebutkan draf kontrak, maka persetujuan ini sepertinya jauh – jauh hari sebelum proses pengadaan dilakukan harus mendapatkan ijin dari Kepala Daerah (KDH).

Pertanyaan sebenarnya adalah mengapa perlu persetujuan dari KDH dulu ? Dari kajian regulasi (kebetulan di kelompok aturan perundang-undangan tentang pengelolaan keuangan belum ditemukan pasal ataupun penjelasan tentang kontrak multi years ini) disimpulkan bahwa secara admnistratif sebenarnya proses pelaksanaan anggaran (termasuk dialamnya adalah pengadaan barang/jasa) adalah ”tahunan”. Nah jika harus multi tahun maka KDH harus tahu dan setuju, karena Beliau-lah nanti yang akan memperjuangkan agar alokasi sesuai kebutuhan per tahun anggaran dapat tercantum di APBD.

Satu hal lain yang perlu dicermati adalah masalah komitmen DPRD yang harus dijaga agar dibeberapa tahun kedepan peng-alokasi-an anggaran yang dibutuhkan untuk pembayaran atas pelaksanaan kontrak multi tahun tersebut tidak terganjal ditengah jalan. Beberapa langkah bisa ditempuh diantaranya dengan menyepakati-nya di RPJMD atau KUA.

Tentang pembuatan kontrak setelah proses pemilihan penyedia barang/jasa selesai, setahu saya dibuat kontrak (beberapa orang ada yang menyebutnya sebagai kontrak induk) yang nilainya sebesar total proyek yang dilelang. Kemudian untuk memudahkan pengendalian pelaksanaan dan pembayaran oleh PPKm (pejabat pembuat komitmen), maka ada yang membuat kontrak anak di tiap tahun anggaran dengan nilai sebesar alokasi anggaran per tahun yang ada di Perda APBD.

Sementara segini dulu postingan yang bisa saya tulis, mudah-mudahan bisa menjadi bahan diskusi yang menarik.

Salam.

Masa berlaku kontrak pengadaan barang/jasa

Dear,

ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam penyusunan kontrak pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari APBD yang didasarkan atas peraturan perundang-undangan tentang keuangan neagra/daerah dan pengadaan barang/jasa diantaranya sebagai berikut :

  1. Bahwa kontrak pengadaan barang/jasa yang sifatnya tahun tunggal (tidak dibiayai dengan APBD dari lebih dari 1 tahun anggaran=tahun jamak/ multiyears) harus berakhir di tanggal 30 desember tahun anggaran berjalan;
  2. Lha kalau kontrak dimulai pada bulan agustus karena lelang ulang beberapa kali kena sanggahan atau karena kurang peminat bagaimana ? dan rencana kontrak sesuai RKS awal butuh waktu penyelesaian 8 bulan ?! ya mestinya kontraknya disesuaikan volumenya atau di-reschedule agar selesai 30 desember (akibatnya nilai kontrak bisa berkurang kalau volumenya harus dikurangi atau bisa tetap kalau di-rescheduling -> meskipun akhirnya menambah jumlah jam orang yang kerja);
  3. Kalau penyedia barang/jasa pemenang kontrak tidak bisa selesaikan pekerjaan di 30 desember bukan atas alasan keadaan kahar/ force majeur bagaimana ? ya tentunya pekerjaan akan diputus sepihak atas dasar aturan yang ada (permendagri 59/2007) dan penyedia dibayar sesuai volume pekerjaan terpasang di lapangan. Trus bagaimana sisa pekerjaan yang ada ? Pekerjaan sisa di tahun berikutnya ya dilelang kalau nilai-nya >50 juta. Apa tidak bisa ditunjuk langsung saja kepada penyedia terdahulu ? Tentunya putusnya pekerjaan oleh penyedia barang/jasa lama adalah karena wan prestasi (tidak bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak yaitu 30 desember), maka wajarnya Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) akan berpikir berkali – kali kalau menunjuk lagi penyedia jasa tersebut;
  4. Pada saat perubahan APBD diusahakan tidak mengajukan usulan berupa belanja barang modal yang diperkirakan tidak selesai di tanggal 30 desember, terutama pekerjaan fisik konstruksi;

Barangkali itu beberapa hal penting tentang masa berlakunya kontrak. Tentunya kalau ditemukan sesuatu yang salah maka postingan ini akan saya edit (kayak redaksi surat keputusan saja ya he he he).

Salam.

Hal ikhwal tentang Perubahan APBD

Hari – hari ini pasti di beberapa kota/kabupaten pasti sedang disibukkan dengan penyusunan APBD TA 2009 dan Perubahan APBD TA 2008. Lho apa itu perubahan APBD ? samakah dengan revisi APBN yang sering ditulis dikoran – koran ? Bilamanakah boleh dilakukan perubahan APBD ? apa saja sih syarat-nya ?

Menurut Permendagri 13/2006 jo Permendagri 59/2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah disebutkan tentang hal ikhwal perubahan APBD yang secara garis besar disebutkan bahwa syarat perubahan APBD jika asumsi Kebijakan Umum Anggaran (KUA) seperti proyeksi pendapatan daerah, alokasi belanja daerah, sumber dan penggunaan pembiayaan yang semula ada di KUA perlu dirubah.

Sedangkan hal-hal lain yang perlu mendapatkan perhatian jika SKPD tertentu mengajukan Perubahan APBD antara lain :

  1. Pengajuan perubahan tersebut masih sesuai dengan tolok ukur kegiatan yang menjadi target kegiatan semula;
  2. Progress pelaksanaan kegiatan/ capaian ouput serta penyerapan anggaran pada saat mengajukan tambahan anggaran harus menunjukkan prestasi yang menggembirakan. Tidak elok kalau progress penyerapan masih 8% di bulan juli kemudian mengajukan tambahan anggaran yang besar. Jelas performa APBD diakhir tahun akan jeblog karena anggaran yang tidak terserap akan besar;
  3. Jika toh progress penyerapan demikian bagusnya, diusahakan keluaran dari tambahan anggaran baru harus selesai pada akhir bulan desember. Jangan sampai terjadi kegiatan yang tidak selesai gara – gara ada tambahan anggaran dan terpaksa harus ada DPA-Lanjutan di tahun berikutnya;
  4. Jadi tidak dibolehkan ada tambahan anggaran pada saat perubahan APBD yang kemudian terjadi kontrak atas anggaran tersebut dengan masa berlaku kontrak melebihi akhir desember tahun berjalan. Kecuali karena satu dan lain hal yang sifatnya KAHAR (Force Majeur) sehingga kontrak yang semula berakhir desember kemudian molor sampai di tahun berikutnya;
  5. Oleh karena itu biasanya proyek – proyek fisik berskala besar seyogjanya tidak diplot-kan di saat perubahan APBD karena takut penyerapan keuangan-nya tidak lancar dan banyak sisa anggaran tidak termanfaatkan;
  6. Eee … eeeh apalagi ya ?!

Yaah cuma itu yang saya ingat. Kapan – kapan kalau ada yang ingat akan saya tambahkan di postingan ini. OKey atas perhatian dan perkenan membaca tulisan ini saya sampaikan terima kasih.

Salam.

Inovasi Sistem Pengadaan untuk Transparansi dan Efisiensi.

Di-ingatkan teman kok sekarang jarang nge-post, maka saya post saja makalah saya saat diundang jadi pembicara pada acara di jakarta tentang pengadaan yang diadakan Bappenas dan ADB karena isinya masih sangat relevan. Makalah tersebut tentang Inovasi sistem pengadaan untuk transparansi dan efisiensi.

A. Latar Belakang

Salah satu unsur untuk mewujudkan Good Governance di era reformasi adalah keterbukaan atau transparansi dalam pemerintahan, oleh karena itu diperlukan adanya inovasi dan ide-ide baru yang dalam proses penerapannya tidak menyalahi aturan-aturan yang berlaku. Tantangan untuk mewujudkan inovasi tersebut adalah dengan memanfaatkan kehadiran teknologi informasi yang berbasis internet.

Dewasa ini hampir sebagian besar institusi pemerintah di pusat maupun di daerah mengaplikasikan teknologi informasi tersebut dengan membangun berbagai portal (website) dengan tampilan beragam dan menyediakan berbagai informasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dari institusi yang bersangkutan. Hal yang demikian dikenal sebagai e-Government, yang diharapkan dapat mendorong terjadinya reformasi dalam penyelenggaraan pemerintahan di mana transparansi kebijakan dan pelaksanaan otonomi daerah akan makin mudah dikelola dan diawasi

Salah satu bentuk penerapan dari e-Government adalah e-Procurement atau e-Tendering yang merupakan wujud hubungan government-to-bussiness (G2B) dari pemasok/ penyedia barang/jasa ke Instansi Pemerintah melalui internet dan wujud hubungan citizen-to-government (C2G) yang mana masyarakat mendapatkan akses untuk memantau proses pengadaan barang yang dilakukan oleh Instansi Pemerintah. Lewat internet ini, mekanisme pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara on-line (real time). Sebagai bentuk generasi terbaru dari Supply Chain Management (SCM) atau biasa dikenal dengan istilah collaboration commerce, e-Procurement merupakan salah satu media yang sangat efektif untuk menekan pembiayaan proses lelang baik dari sisi penyedia barang/jasa maupun Instansi Pemerintah sebagai pengguna barang/jasa.

Pemerintah Kota Surabaya dalam upayanya mewujudkan Good Governance, sejak tahun 2003 telah membangun sistem berbasis portal yang digunakan untuk prakualifikasi lelang dengan serentak secara on-line (www.lelangserentak.com). Seiring dengan diberlakukannya Keppres 80/2003, pada akhir tahun 2003 sistem tersebut dikembangkan lebih lanjut menjadi e-Procurement dengan alamat portal www.surabaya-eproc.or.id yang digunakan untuk proses pelelangan secara penuh (mulai pendaftaran sampai dengan pengumuman pemenang) di Tahun Anggaran 2004 dan Tahun Anggaran 2005 ini.

Pengalaman menunjukkan bahwa ternyata tidak mudah menerapkan/ implementasikan sistem lelang serentak. Perubahan yang dicanangkan ternyata pada awalnya tidak semulus yang diduga. Sekalipun banyak dukungan publik terhadap pelaksanaan e-procurement, tetapi juga terdapat pihak yang berkeberatan. Namun dengan niatan untuk mewujudkan transparansi, maka program ini terus dikembangkan.

B. Dasar Hukum

Langkah mengembangkan program ini tentu didasari landasan hukum yang kuat. Hal ini dilakukan agar gagasan menuju kea rah yang lebih baik dapat dipertanggungjawabkan secara yuridis. Secara hukum, landasan yang dipakai adalah:

1. UU Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi;

2. PP Nomor 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;

3. Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres Nomor 8 Tahun 2006;

4. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;

5. Peraturan Walikota Surabaya Nomor 50 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik (eProcurement), yang kemudian tiap tahun diubah mengikuti peraturan perundang-undangan yang ada.

C. Konsep Dasar Implementasi

Tahun 2003, konsep ini mulai dilaksanakan. Jika sebelumnya proses lelang proyej dilakukan secara manual, maka tahun itu dilaksanakanlah lelang serentak melalui media elektronik (internet). Pelaksanaannya masih terbatas, hanya pada prose pra-kualifikasi saja. Dari proses ini diperoleh pelelang-pelelang yang berkualitas, karena telah melewati seleksi.

Selanjutnya, sejak tahun 2004 (setelah belajar dari pengalaman tahun sebelumnya) proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan secara elektronik (eProcurement) secara menyeluruh. Artinya, mulai tahapan pengumuman lelang sampai dengan pengumuman pemenang lelang dilakukan melalui internet (secara online) melalui portal eProcurement. Pelaksanaan ini berlangsung seterusnya dengan perbaikan di berbagai lini hingga sekarang ini (tahun 2006).

Dengan menggunakan sistem eProcurement, panitia pengadaan menyiapkan data dan dokumen pelengkap (OE, RKS, gambar, dsb) kemudian diupload ke portal eProcurement, yang nantinya dokumen pelengkap tersebut akan dapat didownload (diambil) oleh penyedia barang/jasa melalui portal eProcurement juga, tanpa harus dating ke panitia pengadaan untuk meminta dokumen pelengkap paket pekerjaan yang dilelang. Setelah lelang diumumkan, maka panitia pengadaan melaksanakan aanwijzing, pembukaan sampul penawaran, proses evaluasi (administrasi, teknis, kewajaran harga dan kualifikasi) serta usulan calon pemenang ke PPK melalui portal eProcurement pada menu aplikasi panitia pengadaan. Kemudian pemenang ditetapkan oleh PPK berdasarkan hasil evaluasi panitia pengadaan, pada menu aplikasi PPK.

Dalam mewujudkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (eProcurement) perlu dibentuk sekretariat layanan eProcurement yang berfungsi sebagai admin sistem informasi dan fasilitator para user / stake holder (PPK-panitia pengadaan-penyedia barang/jasa) eProcurement.

Pada pelaksanaannya, pengadaan barang/jasa secara eProcurement telah mengcover tahapan-tahapan sesuai aturan yang ada. Mulai pengumuman lelang, pemilihan paket pekerjaan, aanwijzing, pembukaan sampul penawaran sampai dengan penetapan pemenang telah berdasar pada range-range waktu yang ada pada peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar pelaksanaan sistem eProcurement.

Setelah lelang berjalan, penyedia barang/jasa melakukan proses penawaran, kemudian panitia pengadaan melakukan evaluasi sampai dengan mendapatkan calon pemenang yang dilaporkan kepada PPK untuk selanjutnya PPK menetapkan pemenang melalui portal eProcurement juga.

Apabila tahapan lelang sudah pada pengumuman pemenang, maka hasil dari pelaksanaan lelang dapat dilihat oleh semua masyarakat luas. Sehingga pada tahapan pelaksanaan pekerjaan yang dilelang, seluruh lapisan masyarakat dapat ikut serta mengawasi hasil pelaksanaannya.

D. Teknis Operasional Implementasi

1. Pembentukan Sekretariat Layanan dan Penyusunan SOP

Sebagai bagian dari stakeholder / pihak-pihak yang terkait dan berkepentingan dengan pelaksanaan lelang secara elektronik (e-Procurement), Sekretariat Layanan e-Procurement sangat mutlak dibutuhkan.

Keberadaan Sekretariat Layanan e-Procurement sangat diperlukan dengan maksud antara lain :

a) Menjadi pusat rujukan informasi atas hal ikhwal terkait teknis operasional berbagai pihak terkait pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Menjadi pihak yang mengelolah data base dan sistem informasi e-Procurement yang dipakai dalam proses pelelangan ;

c) Menjadi fasilitator dan mediator antar pihak yang berkepentingan dalam proses lelang jika terjadi perselisihan pendapat atau perbedaan persepsi mengenai teknis operasional pelaksanaan lelang secara elektronik ;

Dengan adanya maksud didirikannya Sekretariat Layanan e-Procurement tersebut diharapkan dapat dicapai tujuan lebih jauh antara lain :

a) Ter-eliminasi-nya permasalahan lapangan pada saat pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Pemercepatan implementasi pelaksanaan e-Procurement yang terintegrasi secara nasional ;

Dalam tugas menjadi fasilitator user/stake holder terkait pelaksanaan eProcurement, sekretariat layanan eProcurement menyusun Stándar Operasional Prosedur, yang antara lain mengatur tentang :

a) Pelaksanaan lelang online;

b) Perubahan data lelang sebelum diumumkan;

c) Perubahan data lelang setelah diumumkan;

d) Pembatalan data lelang sebelum diumumkan;

e) Pembatalan data lelang setelah diumumkan.

2. Standarisasi Layanan

Sesuai dengan maksud dan tujuan dibentuknya Sekretariat Layanan e-Procurement yang pada tugas pokoknya adalah bertugas memberikan layanan kepada pengguna (user) e-Procurement, maka Sekretariat Layanan e-Procurement ditargetkan untuk mempunyai standar mutu pelayanan sesuai standar internasional, yaitu Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Tujuan penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah :

a) Meraih kepuasan pelayanan yang prima serta memenuhi semua peraturan yang berlaku melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk didalamnya untuk selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem serta jaminan kepuasan pelayanan yang prima dan pemenuhan terhadap peraturan yang berlaku tersebut.

b) Memelihara dan menerapkan sistem yang memenuhi persyaratan standar internasional Sistem Manajemen Mutu 9001:2000

c) Peningkatan kelancaran sistem pelayanan di e-Procurement

3. Pengendalian Keamanan Sistem eProcurement

e-Procurement merupakan sistem informasi tender berbasis IT, oleh karenanya keamanan sistem e-Procurement harus dikendalikan sesuai dengan standar dan menjamin kerahasiaan data. Proses pengendalian keamanan sistem e-Procurement antara lain :

a) Sertifikasi ISO 27001:2005 untuk menjamin kerahasiaan semua dokumen dan data base e-Procurement.

b) Enkripsi data penawaran 128 byte dengan menggunakan 2 key password yang dibuat oleh sistem.

c) Enkripsi password user 1 arah (sehingga tidak dapat di dekripsi).

d) Operating system e-Procurement menggunakan Linux.

e) Disaster Recovery, terdiri atas :

· Collocation;

· Replikasi data;

· Ruang backup;

· SSL (Secure Socket Layer).

E. Hasil Yang Telah Dicapai

Dengan penerapan eProcurement ini diperoleh hasil – hasil antara lain :

1. Penghematan :

· Kompetisi penawaran : Pemerintah Kota mendapatkan penghematan anggaran belanja sampai dengan 25 % dari rencana semula. Penghematan ini diperoleh melalui efesiensi karena kompetisi penawaran yang sehat dari para peserta lelang.

· Paperless : Sebesar tidak kurang dari 80% biaya pengadaan kertas kerja dan pemenuhan persyaratan serta penggandaan dokumen lelang dapat dihemat dengan sistem ini.

2. Percepatan Pelayanan :

· Pemenuhan target kinerja pelayanan : Dengan sistem Anggaran Berbasis Kinerja, penghematan anggaran dapat direalisasikan untuk penambahan target kinerja, misal : dari target sejumlah 100 unit kelas bangku sekolah menjadi 300 unit kelas bangku sekolah, demikian juga jalan, saluran dsb. Sehingga target pelayanan dapat dipercepat dan diperbanyak.

· Percepatan realisasi barang/jasa : Karena jadwal disetting dengan tepat maka realisasi penyelesaian proyek pengadaan barang / jasa dapat diwujudkan diawal atau tengah tahun.

3. Memperoleh award :

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 28 April 2004 ;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2004

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 4 Mei 2005;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2007

4. Terhindar dari tuduhan KKN : Panitia pengadaan dan jajaran pengguna anggaran akan terhindar dari tuduhan KKN karena seluruh proses dilaksanakan secara transparan.

5. Menyediakan kesempatan kerja : Bagi penyedia barang/jasa kategori kecil dan menengah tersedia kesempatan pekerjaan yang sangat luas. Lebih dari 91 % paket pekerjaan disediakan untuk perusahaan kecil dan menengah. Disamping itu perusahaan kategori kecil – 2 yang secara permodalan lebih rendah dibanding dengan perusahaan kecil -1 dapat memenangkan jumlah paket pekerjaan dan nilai paket pekerjaan lebih banyak dalam persaingan memperebutkan pekerjaan kategori kecil (nilai proyek < 1 Milyar).

F. Pengembangan Sistem e-Procurement

1. Supplemen system

a) eSourcing sebagai katalog elektronik, rujukan standar teknis barang/jasa publik bagi para user, salah satu source harga pasar u/ OE (dikembangkan dgn prinsip Supply Chain Management – SCM);

b) m-Procurement, sebagai pemenuhan life style para user yang mempunyai mobilitas tinggi;

c) Help Desk application, sebagai panduan bagi semua user untuk menggunakan aplikasi eProc;

d) IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sebagai tools untuk pendukung transaksi elektronik ;

2. Kolaborasi Pembangunan Sistem Pengadaan Nasional

Dalam rangka mewujudkan pelaksanaan eProcurement yang terintegrasi, sebenarnya dapat dikembangkan kolaborasi antar instansi yang kompeten dibidang masing – masing dengan koordinasi Bappenas untuk mengembangkan layanan eProcurement secara nasional. Untuk itu Pemerintah Kota Surabaya akan mendudukkan diri pada garda terdepan untuk mendukung upaya ini.

G. Persepsi Stakeholder dan Ekspektasi Publik

Stakeholdres adalah pihak yang memetik manfaat dari proses lelang proyek Pemerintah Kota Surabaya. Mereka adalah yang sering disebut rekanan. Pada awalnya, mereka memberikan reaksi keras atas keberadaan program lelenag serentak melalui system elektronik ini. Tetapi, setelah memasuki tahun ke-3, pandangan mereka berubah. Survey yang dilakukan Pusat Kajian Komunikasi (Puskakom) Universtas Airlangga (2006) menunjukkan bahwa stakeholders sudah ”familiar” dengan sistem on-line tersebut.

Dalam survey juga terungkap tentang pandangan positif terhadap pencitraan Pemkot Surabaya. Berbagai dukungan dari masyarakat, akademisi dan media massa terus berdatangan. Ini berarti harapan/ ekspektasi publik terhadap praktek-praktek kecurangan harus dikikis bisa dibuktikan oleh pemerintah.

Sekalipun demikian, masih terdapat kendala yang masih harus diperbaiki. Dalam survey juga masih memperlihatkan bahwa pada level SKPD, bebrapa pimpinan masih memerlukan peningkatan kemampuan menahami falsafah transparansi dan mempraktekkan sistem on-line ini.

Media massa di Surabaya cukup kuat mengawasi pelaksanaan program e-Procurement ini. Dalam berbagai artikel, mereka mengupas tuntas pelaksanaan program ini. Tak jarang media massa juga mengkritisi kelemahan sistem ini, meski secara umum mereka juga sangat membantu dalam pempublikasian program ini. Bahkan, dari survey menunjukkan bahwa 18% para stakeholder menyatakan memperoleh informasi program e-procurement dari media massa.

Harus diakui bahwa dalam waktu 3 tahun ternyata masih banyak kekurangan yang harus dibenahi. Kritikan terhadap aspek isi atau tampilan e-procurement terus dibenahi. Kecepatan teknologi informasi menjadikan para aparat Pemkot terus menyesuaikan diri. Untuk mengimbangi percepatan pengetahuan itu, Pemkot juga merekrut orang-orang khusus yang memiliki ketrampilan TI.Ke depan, Pemkot terus akan membenahi sistem e-procurement dan berusaha terus menerus mengkomunikasikan sistem ini kepada masyarakat. Melalui seminar, workshop dan publikasi massa, dilakukan penyebaran informasi e-procurement. Tujuannya satu, agar transparansi sebagai roh terwujudnya pemerintahan bersih dapat terwujud. Membuat perubahan ke arah lebih baik memang memerlukan komitmen besar, memerlukan waktu dan tentu memerlukan dukungan dari semua pihak. Mulai harus meyakinkan roh transparansi kepada internal jajaran Pemkot, memberikan bekal ketrampilan pada aparat, menjelaskan kepada stakeholders, hingga menjelaskan kepada publik (juga media) tentunya memerlukan komitmen besar dari penyelenggara e-procurement. Kami semua (penyelenggara) meyakini, bahwa niat yang baik jika dikerjakan dengan kesungguhan pastilah akan membawa hasil yang baik pula. Tidak mudah memang, tapi program untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih rasanya wajib dijalankan.

Salam

Harus Hati – Hati Mengelola APBD, Banyak Aturan dari Departemen Yang Ditengarai Kurang Pas di Daerah.

Saya baca berita di Kompas terbitan Selasa 8 Juli 2008 halaman 18 dengan judul ”Bantuan Sosial Tak Cair, Jika Kemennegkop Tetap Mencairkan akan Jadi Bahan Teman BPK”. Ada silang pendapat antara pejabat dari Depkeu dan Kemennegkop dalam berita itu. Dari Depkeu bersikeras bahwa dana bantuan sosial yang nantinya oleh kemennegkop akan diberikan secara cuma – cuma kepada UKM tanpa pengendalian akan disemprit oleh BPK. Tampaknya pihak – pihak di kementerian tetap ngotot bahwa mekanisme tersebut tetap jalan terus.

Dari berita tersebut saya tergerak untuk meng-informasikan kepada teman – teman sesama aparat Pemda yang bisa kena imbas kurang sinkron-nya departemen diantaranya :

  1. Kita sudah harus mengikuti garis besar aturan perundang – undangan keuangan negara yaitu UU Nomor 17/2003 tentang Keuangan Negara dan UU Nomor 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara yang kemudian khusus untuk Pemda diturunkan aturan dibawahnya yaitu PP 58/2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah dan Permendagri 13/2006 dan Permendagri 59/2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
  2. BPK dalam mengaudit APBD bersikeras menggunakan aturan – aturan sebagaimana butir 1 tersebut dengan kacamata  PP 24/2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan;
  3. Pemda sering mendapatkan kucuran dana dari APBN yang harus masuk ke APBD dulu maupun yang langsung (ditunjuk instansi/satker guna ”di-amanatkan” mengelola dana tersebut);
  4. Dalam prakteknya juknis dari departemen induk di jakarta sering tidak sinkron dengan aturan – aturan sebagaimana butir 1. Seperti Jamkesmas dari Departemen Kesehatan yang langsung masuk ke rumah sakit daerah dengan pertimbangan kecepatan pelayanan yang menurut BPK dianggap berbenturan dengan aturan masalah keuangan daerah.
  5. Belakangan Depdagri menerbitkan Permendagri Nomor 32/2008 tentang Petunjuk Penyusunan APBD TA 2009 yang senafas dengan pendapat BPK. Sehingga mau tidak mau berbagai dana pusat seperti BOS, Dana – Dana dari DAK dan lain – lain termasuk jamkesmas harus ikuti permendagri tersebut. Akan tetapi departemen – departemen teknis tidak juga menunjukkan gelagat menyesuaikan juknis/juklak-nya. Alamaaak ! jika dana tersebut ditolak maka masyarakat akan kehilangan layanan dasar yang biasa mereka dapatkan, tapi kalau dana tersebut diteruskan untuk digunakan maka kita sebagai aparat pemda bisa kena semprit lebih keras. Lebih keras ? Lha iya lah !!! temuan BPK sering kali dipakai dasar penyidikan oleh bapak – bapak penyidik untuk menemukan indikasi KKN.

Terus bagaimana dong ? mau berbuat baik untuk cari pahala saat bekerja saja kok resiko-nya gede banget, ancaman masuk bui terngiang – ngiang terus di telinga (aduuuh seraaaam). Yaah postingan kali ini bisa dianggap informasi buat teman – teman di daerah agar lebih berhati – hati sekaligus sebagai bentuk curhat, barangkali menjadi perhatian para pejabat di jakarta yang kebetulan suka nge-net atau stafnya yang suka nge-net buat laporan ke bos- bosnya atas kondisi riel di daerah dan memberikan telaah tentang solusinya.

Okey, sementara segitu dulu, mau baca lagi permendagri terbaru tadi dan mau nanyak – nanyak dulu sama yang buat agar tidak salah persepsi dan yang penting ndak sampai salah langkah yang ujungnya bisa guaaawat (oalaah rek – rek ! mau kerja bener saja kok sulit banget).

Salam.

Renumerasi buat PNS daerah dengan tambahan penghasilan sebagai bentuk tunjangan kesejahteraan

Tulisan ini merupakan perbaikan pertama karena mendapat komentar Mbak Dhita dengan istilah ”Ndak Jelas”. Tulisan awal saya replace dengan tulisan perbaikan ini. Barangkali kalau nantinya mendapat komentar lagi yang lebih spesifik berupa masukan – masukan bahasan, maka dengan senang hati akan saya perbaiki lagi (kedua, ketiga atau seterusnya). Bahasan ini tentang renumerasi bagi PNS.

KERANGKA REGULASI DAN TEORI TENTANG PEMBERIAN TAMBAHAN PENGHASILAN BAGI PNS

Dalam rangka meningkatan kesejahteraan pegawai maka Pemerintah Daerah dapat memberikan tambahan penghasilan kepada pegawai berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007. Dalam Pasal 39 Peraturan Menteri Dalam Negeri dimaksud dinyatakan bahwa pemberian tambahan penghasilan kepada pegawai dapat diberikan berdasarkan beban kerja, prestasi kerja, kelangkaan profesi serta pertimbangan objektif lainnya.

Diantara berbagai dasar pemberian tambahan penghasilan, tambahan renumerasi atas dasar beban kerja dan prestasi kerja adalah yang paling mudah menghitungnya. Pemberian tambahan penghasilan atas beban kerja diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang dibebani pekerjaan untuk menyelesaian tugas-tugas yang dinilai melampaui beban kerja normal. Sedangkan untuk pendekatan berdasarkan prestasi kerja, tambahan penghasilan dimaksud diberikan kepada pegawai negeri sipil yang memiliki prestasi kerja yang tinggi dan/atau inovasi.

Selanjutnya, beberapa acuan/ referensi tentang beban kerja dan prestasi kerja dapat dirujuk sebagai dasar penyusunan peraturan kepala daerah agar pemberian tambahan penghasilan dapat di-operasionalkan :

1. Menurut Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Disamping itu Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara juga menyatakan bahwa pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.

2. Menurut Hard dan Staveland yang dikutip dari http://en.wikipedia.org/wiki/workload, disebutkan bahwa beban kerja dideskripsikan sebagai hubungan antara sejumlah kapabilitas/ kapasitas proses mental/ pemikiran atau sumber daya dengan/ dan sejumlah tugas yang dibutuhkan. Selanjutnya dapat dikembangkan permodelan beban kerja (workload modelling) sebagai teknik untuk analisis pengukuran dan memprediksikan beban kerja. Memprediksikan beban kerja sangat perlu dengan tujuan untuk bisa meratakan distribusi beban kerja, memanajemeni beban kerja dan sebisa mungkin menghindari adanya situasi kerja yang melebihi beban atau kurang dari beban.

3. Sebagaimana dikutip dari http://en.wikipedia.org/wiki/workload, Wickens (1984) menjelaskan tentang teori beban kerja yang disebut sebagai “Multiple Resource Theory (MRT)” yang secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :

- Manusia (human operator) tidak hanya memiliki satu sumber proses informasi (berbasis kemampuan kognitif) yang dapat dipilih salah satu untuk dipakai, tapi memiliki beberapa sumber yang dapat dipilih dan dipakai secara bersamaan (simultaneously). Tergantung dari sifat dasar dari tugas – tugas yang diberikan, salah satu sumber kognitif tersebut dapat dipakai secara berurutan untuk tugas yang hanya membutuhkan satu kemampuan kognitif saja secara berulang – ulang, atau jika proses dalam tugas membutuhkan beberapa sumber kognitif yang berbeda maka sumber kognitif tersebut dapat dipakai secara paralel;

- Teori Wickens ini menjelaskan bahwa manusia memiliki keterbatasan kapasitas untuk melakukan proses informasi. Karena sumber kognitif sangat terbatas, maka akan terjadi masalah supply dan demand saat individu melaksanakan dua atau lebih tugas yang membutuhkan sumber kognitif yang sama. Ekses kelebihan beban kerja terjadi disebabkan karena beberapa tugas menggunakan sumber koginitif yang sama sehingga bisa mempengaruhi kinerja berupa turunnya kecepatan atau kesalahan – kesalahan dalam penyelesaian tugas;

- Hubungan antara beban kerja dengan kinerja adalah kompleks. Tidak selalu kasusnya bahwa dengan naiknya beban kerja maka kinerja akan menurun. Kinerja dapat dipengaruhi oleh beban kerja jika beban tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah. Keadaan kerja yang rendah beban (underload) yang berlangsung terus menerus akan mengakibatkan kebosanan dan hilangnya situasi awareness. Disamping itu, naiknya beban kerja (sampai dengan kelebihan beban/ overload) mungkin tidak menurunkan kinerja apabila ada strategi untuk handling kebutuhan tugas.

4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), bahwa kapasitas adalah kemampuan (kesanggupan, kecakapan) yang dimiliki untuk menyelesaikan masalah, sehingga dengan kemampuan yang dimiliki akan dapat berfungsi dan berproduksi secara proporsional sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

5. Menurut Moekijat (1995:58), dijelaskan bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah waktu sebagai berikut:

- Waktu yang benar-benar digunakan untuk bekerja;

- Waktu yang digunakan dalam kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi;

- Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time);

- Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).

6. Menurut Handoko (1995) dinyatakan bahwa spseifikasi pekerjaan adalah karakteristik manusia yang diperlukan suatu pekerjaan yaitu menyangkut pendidikan, latihan, pengalaman persyaratan fisik dan mental. Sedangkan Mintorogo dan Sudarmayanti (1992) menyatakan bahwa untuk mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

- Berhasil-guna (efektif) yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target dan tepat waktu.

- Ekonomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu, ruangan dan lain-lain secara tepat sesuai rencana.

- Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan secara tepat.

- Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.

- Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab yaitu wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggungjawabnya.

- Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut diatas, tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analisis beban kerja dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :

a. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan uraian tugas.

b. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.

Jam kerja terdiri atas Jam Kerja pegawai dan jam kerja efektif. Jam kerja pegawai yang dimaksud disini adalah jumlah jam saat pegawai masuk kerja sampai dengan jam pulang pegawai sebagaimana ditetapkan oleh Walikota Surabaya yaitu mulai jam 07.30 WIB sampai dengan jam 16.00 WIB sehingga didapat Jam Kerja pegawai adalah 8,5 Jam (delapan koma lima jam). Sedangkan jam kerja efektif adalah waktu yang benar-benar digunakan untuk bekerja oleh pegawai yang bersangkutan. Untuk menentukan jam kerja efektif terdapat referensi rumus yang juga digunakan oleh Badan Kepegawaian Negara yaitu sebesar Jam Kerja Pegawai dikurangi 30% (tiga puluh persen) dari Jam Kerja Pegawai atau sejumlah 8,5 Jam – (30% X 8,5 Jam) yaitu 5,9 Jam atau jika dibulatkan menjadi 6 Jam Kerja efektif per hari. Jam kerja efektif dalam hal ini diartikan sebagai standar waktu kerja pegawai.

c. Adanya standar waktu kerja.

Dari data historis dan hasil isian kuisener, waktu penyelesaian rata – rata (ditetapkan sebagai waktu normal penyelesaian) tugas beserta satuan hasilnya dapat ditetapkan.

d. Adanya waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk, dan satuan hasil.

Satuan hasil merupakan satuan output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas. Sebagai contoh satuan hasil atas uraian tugas berupa pembuatan surat dan/atau menghadiri rapat adalah kali. Beban kerja yang akan diukur dihasilkan dari jumlah output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas yang dihubungkan dengan standar waktu kerja.

Uraian Tugas Pegawai

Waktu Normal penyelesaian tugas (jam)

Satuan hasil

Penyiapan bahan dokumen kontrak

2 jam

Dokumen kualifikasi penyedia brg/jasa

Penyusunan draf kontrak & risalah pengadaan

5 jam

Draf kontrak

e. Adanya beban kerja yang akan diukur.

Dari jumlah output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas maka dapat dibedakan menjadi 3 yaitu :

  1. Under Load , kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai kurang dari atau lebih kecil dari jumlah output yang seharusnya mampu dipenuhi dan dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.
  2. On Load, kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai sama dengan jumlah output yang semestinya dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.
  3. Over Load, kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai lebih besar dari target jumlah output yang dihasilkan oleh pegawai lainnya berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.

KERANGKA KONSEP OPERASIONAL PEMBERIAN TAMBAHAN PENGHASILAN

Berdasarkan teori/referensi diatas, maka Peraturan kepala daerah tentang tata cara pemberian tambahan penghasilan dapat disusun dengan kerangka konsep operasional sebagai berikut :

1. Pada dasarnya pegawai negeri sudah mendapatkan imbalan berdasarkan golongan kepangkatan dan jabatan yaitu berupa gaji pokok dan tunjangan jabatan. Asumsinya bahwa seorang pegawai akan mengerjakan tugas – tugas rutin harian dan perkantoran dengan jumlah jam kerja mulai jam 07.30 sampai dengan jam 16.00 dikurangi istirahat sholat dan makan selama 1 jam di siang hari (sehingga total 7,5 jam sehari);

2. Apabila pegawai negeri bekerja melaksanakan tugas – tugasnya diluar jam kerja maka dapat memperoleh uang lembur maksimal 3 jam sehari sepanjang anggaran-nya tersedia;

3. Guna mengetahui apakah seorang pegawai sudah melaksanakan tugas – tugas dengan beban setara 7,5 jam kerja sehari, maka dikembangkan pengukuran beban kerja atas tugas – tugas/ aktifitas dari tiap pegawai tersebut. Tiap aktifitas/ tugas diberikan point beban setara jam yang menunjukkan kebutuhan waktu penyelesaian tugas rata – rata yang dapat diselesaikan oleh pegawai (=beban kerja normal). Waktu rata – rata ini ditetapkan berdasarkan data historis dan kuisener yang di-isi oleh sejumlah responden pegawai. Hal ini sangat penting untuk menghindari kejadian seorang pegawai yang tidak melaksanakan tugas apa – apa di kantor sampai melebihi jam kerja, akan tetapi yang bersangkutan menuntut untuk mendapatkan uang lembur;

4. Jika seorang pegawai dalam satu hari melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah beban dibawah 7,5 setara jam, maka yang bersangkutan ada pada posisi bekerja dibawah beban normal (underload) dan hanya berhak mendapatkan gaji saja;

5. Apabila pegawai dalam satu hari melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah poin beban antara 7,5 setara jam sampai dengan 10 setara jam, maka yang bersangkutan ada pada posisi bekerja pada beban normal (on load), dan yang bersangkutan berhak mendapatkan tambahan honorarium kegiatan dari DPA yang ada di SKPD. Alokasi honorarium pada kegiatan di belanja program/ belanja langsung sifatnya memang sebagai imbalan atas kinerja keluaran (output) yang dijanjikan oleh SKPD dengan posisi para pegawainya bekerja pada beban normal. Beban normal disini maksudnya bahwa pegawai masih bisa diberikan beban tambahan diluar tugas rutin keseharian sebesar kurang lebih 25% sampai dengan 30% tanpa ada penurunan kualitas hasil kerja dengan asumsi pegawai dapat melakukan beberapa tugas secara bersamaan dengan sumber kognitif berbeda sesuai “Multiple Resource Theory (MRT)”. Tugas rutin keseharian dilaksanakan oleh pegawai dengan beban sampai dengan 7,5 setara jam, sedangkan tambahan beban 25% sampai dengan 30% dari 7,5 dapat kuantitatif-kan menjadi poin beban sebesar 10 setara jam;

6. Selanjutnya, jika seorang pegawai ada pada posisi bekerja dengan beban kerja melebihi normal (=apabila yang bersangkutan melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah poin beban melebihi 10 setara jam sehari), maka pegawai tersebut berhak mendapatkan tambahan penghasilan;

7. Pemberian tambahan pemnghasilan bagi pegawai dapat diberikan apabila seorang pegawai mendapatkan poin beban kerja melebihi 10 setara jam dengan perhitungan sejumlah selisih antara poin beban kerja yang diperoleh dikurangi poin beban 10 setara jam;

8. nilai rupiah dari pemberian tambahan penghasilan dihitung dengan melakukan konversi poin beban kerja menjadi rupiah.

Nah, bagaimana kira – kira konsep ini ?! bisakah diterapkan ? yang jelas aturan perundang – undangan sudah memayungi dan secara teori-pun dapat di-implementasikan. Saya rasa jika dilakukan workshop dengan banyak pihak yang berkepentingan bagus ya ?! Kita tunggu-lah kemungkinan tersebut, yang penting jauh – jauh hari gini sudah kita wacanakan.

Salam.

Tentang eProject yang memudahkan manajemen pemda memantau aparat-nya melaksanakan APBD

Kemarin saat coffee morning yang diadakan oleh Bapak Walikota Surabaya dengan seluruh jajaran SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah = Dinas/Badan/Bagian), saya mendapat-kan tugas untuk menyiapkan data mengenai progress dan status pelaksanaan anggaran belanja dari semua SKPD, plus apa masalah masing – masing sub kegiatan sehingga penyerapan anggaran kok masih rendah ?!

Lha misalkan permintaan ini datangnya tahun lalu maka saya pasti bingung dan data yang ada cuma global saja sehingga tidak bisa ‘BUNYI’ dan tidak bermanfaat bagi para manajer pemkot. Tapi kemarin saya sangat senang karena data bisa tersaji lebih komplet berkat adanya aplikasi eProject.

eProject merupakan aplikasi lanjutan dari eBudgeting yang nantinya bermanfaat untuk data dasar proses eProcurement dan proses penyusunan kontrak + pencairan termijn pekerjaan di eDelivery.

eProject dibuat karena ter-inspirasi Keppres 80/2003 yang mengamanatkan agar ada informasi tentang paket -paket pekerjaan beserta kontrak – kontrak-nya. Dari sini timbul ide agar informasi seputar paket pekerjaan dilengkapi sekalian seperti :

  1. Jenis pengadaan untuk paket pekerjaan tersebut, mungkin lelang atau PL atau diswakelola. Nantinya info ini akan digunakan sebagai dasar untuk proses administrasi-nya.
  2. Kapan paket pekerjaan ini akan mulai diadakan.
  3. Kapan paket pekerjaan ini akan mulai dilaksanakan dan kapan akan selesai.
  4. Disamping itu direncanakan juga di eProject rencana pencairan keuangan dan penyelesaian SPJ-nya.

Kemudian, untuk memastikan bahwa pemaketan tadi sesuai dengan alokasi anggaran yang tersedia, maka data awalnya harus mengambil dari aplikasi eBudgeting. Ini penting agar tidak terjadi alokasi anggaran hanya 1000 rupiah tapi dibuat 3 paket pekerjaan senilai 1200 rupiah, nantinya siapa yang akan membayar 200 rupiah sisanya jika paket tersebut terlanjur dilelang dan pekerjaan selesai ? Ndak mungkin kan pemerintah daerah akan ngemplang ? he he he.

Nah, karena manajemen di pemkot Surabaya sangat “IT minded”, maka dengan meng-akses situs eProject Beliau – Beliau bisa mengetahui bahwa status hari ini seharusnya SKPD “X” sudah melaksanakan lelang sekian paket, kemudian sekian paket seharusnya selesai fisiknya dan mestinya sudah ada penyerapan anggaran sebesar sekian rupaih, asyik kan ?! kalau memang kinerja SKPD “X” buruk maka itu tinggal urusan dan kewenangan manajemen, apa itu menjadi tanggung jawab Ka. SKPD atau PPKm dibawahnya. Yang penting, Ka. SKPD harus menguasai eProject untuk memelototi kinerja PPKm-nya sebelum kinerja SKPD secera keseluruhan dipelototi oleh Manajemen yang lebih tinggi.

Okey, sementara sekian dulu info tentang eProject, mengenai bagan yang menunjukkan posisi eProject diantara aplikasi yang lain dapat dilihat di postingan tanggal 25 April lalu (Surabaya Improvement to Excellence Government Program) dalam bentuk file ppt. Kapan – kapan disambung lagi ya.

Salam.

Apa perlu DED untuk mengusulkan anggaran di APBD ?

Kemarin habis jum’atan beberapa teman berdebat di kantin kantor mengenai bagaimana sebenarnya prosedur pengusulan proyek dalam APBD. Mas Zaenal si “raja ngeyel” berpendapat bahwa usulan proyek itu harus ada DED (Detail Engineering Design)-nya dulu. Ada yang bersikukuh bahwa pokoknya ada lokasi yang bisa di-drop-in proyek ya berarti bisa saja usulan itu diterima. Lantas yang lain bertanya, siapa yang akan menerima atau menolak usulan proyek itu ? trus siapa yang berhak mengusulkan dan seterusnya, pokoknya rame dan “njelehi” kalau nuruti debat konco – konco tersebut (lha wong 2 jam ndak selesai juga he he he). Daripada saya ikut berpolemik dan ikut senewen karena tampaknya masing – masing sama – sama ndak megang dasar aturan, maka saya ndak ikut – ikut adu mulut disitu dan milih nulis saja disini, gitu lhoooh !
Menurut saya, sebenarnya masalah prosedur pengusulan proyek, DED dan lain – lain terkait proses penyusunan dan pelaksanaan APBD mengikuti beberapa dasar regulasi (di Permendagri 13/2006 dan Keppres 80/2003) sebagai berikut :
Usulan proyek atau kegiatan (termasuk menetapkan keluaran/ output proyek/ kegiatan) di-usulkan oleh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) melalui format RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) SKPD dengan tetap mengacu kepada RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah) serta penjabaran pertahunnya di RKPD (Rencana Kerja Pemerintahan Daerah), KUA (Kebijakan Umum Anggaran) dan PPAS (Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara).
Dalam menetapkan rencana keluaran/ output proyek tiap tahunnya disamping melihat pada target – target yang ada di RPJMD, RKPD dan KUA, maka SKPD juga harus mengacu ke SPM (Standar Pelayanan Minimal) masing – masing sektor di daerah tersebut, ini kalau ada lho ! Hampir semua daerah belum punya SPM, termasuk Surabaya (soalnya Pemerintah Pusat yang sektor-nya diwakili dengan keberadaan kementerian/ departemen belum juga menyelesaikan SPM tersebut, mungkin sibuk dengan urusan-nya sendiri, sehingga Pemda tidak mempunyai acuan. Lagian ketentuan-nya SPM di daerah harus mengacu ke SPM yang dikeluarkan Pusat, ini ndak bela diri lho he he he).
Dalam menentukan kebutuhan biaya masing – masing kegiatan, SKPD juga harus melihat pada SSH (Standar Satuan Harga) dan ASB (Analisa Standar Belanja) agar tidak terjadi kelebihan alokasi anggaran karena barang/jasa yang dibutuhkan untuk kegiatan terlalu mahal atau ndak bisa dilaksanakan karena terlalu murah.
Lho kok ndak pakai DED ? lantas DED itu ada dimana posisi-nya ? Di Permendagri 13/2003 jelas disebutkan bahwa dasar pengusulan anggaran ya RPJMD, KUA, PPAS, SPM, SSH dan ASB. Tidak ada satu kalimat atau kata yang menyebut-kan DED. Yang pasti ada di Permendagri 13/2006 (pasal 16) adalah penjelasan bahwa anggaran itu fungsinya diantaranya adalah OTORISASI, maksudnya bahwa anggaran daerah itu menjadi dasar untuk melaksanakan pendapatan dan belanja pada tahun bersangkutan. Misalkan alokasi anggaran belanja tertentu sudah ditetapkan untuk suatu SKPD, berarti angka alokasi dan penjelasan atas rencana penggunaan anggaran tersebut adalah sebagai pedoman pelaksanaan belanja/ kegiatan dengan tidak boleh melebihi plafon alokasinya.
Nah pada saat pelaksanaan kegiatan inilah jika SKPD menggunakan penyedia barang/jasa (entah dengan cara PL atau Lelang), maka perlu DED yang didalamnya memuat informasi tentang Gambar Teknis, spesifikasi teknis dan RAB (Rencana Anggaran Biaya). Menurut Keppres 80/2003, berkas – berkas ini menjadi bagian dari Dokumen Lelang. Nantinya bisa saja hasil DED menunjukkan bahwa kebutuhan anggaran suatu kegiatan tersebut tidak sampai menghabiskan plafon alokasi yang ada di APBD. Disamping itu saat pembuatan OE (Owner Estimate = perhitungan ulang rincian rencana biaya dalam DED dengan mengacu kepada harga pasar saat akan mulai pengadaan) oleh panitia pengadaan, biasanya nilainya lebih rendah daripada plafon. Apalagi jika pengadaan menggunakan sistem eProcurement dengan sistem pascakualifikasi yang kompetitif dan transparan, penghematan terhadap plafon anggaran bisa lebih dari 25%
Nah tuh ! berarti DED itu baru diperlukan pada saat persiapan pengadaan kan ? DED tidak harus disediakan pada saat penyusunan APBD, tetapi jika ada ya malah baik karena begitu APBD disahkan dan DPA sudah diterbitkan maka SKPD bisa langsung melelang paket pekerjaan-nya (pekerjaan cepat selesai).
So ! mohon teman – teman yang kemarin berdebat di kantin jangan neruskan lagi debatnya, banyak pekerjaan dan tugas melayani masyarakat yang menunggu kita. Jika masih juga ndak sependapat (terutama mas Zaenal) jangan nyari saya di kantor, cukup debat di blog ini saja, tulis saja ketidak-sependapat-an sampeyan di fasilitas ”komentar” he he he.
Salam.