Evaluasi atas kontrak kinerja

Pada tanggal 16 Januari lalu (tahun 2009 maksudnya), para kepala SKPD/ Unit Kerja di lingkup Pemerintah kota Surabaya menandatangani kontrak kinerja dengan Walikota. Isinya seru banget, yaitu janji mereka ke Walikota untuk melaksanakan kegiatan dengan output bla bla bla pada akhir tahun anggaran dan siap diberikan sanksi jika tidak dapat memenuhi sesuai target. Nah, karena sekarang bulan juni sudah lewat, berarti atas pelaksanaan semester pertama tahun anggaran 2009 akan segera dilakukan evaluasi apakah mereka para kepala SKPD/Unit Kerja sudah berhasil melaksanakan kegiatan sesuai target yang direncanakan selama semester I apa tidak ?!

Ternyata ketika para kepala SKPD/ Unit Kerja di-ingatkan (reminding) akan ada rapotan (kayak anak sekolahan saja he he he), tidak terduga grafik progress fisik pelaksanaan pekerjaan yang ada di aplikasi eControlling langsung naik/ meningkat tajam. Ternyata berkembang rasa malu jika ntar nilai kinerja (Indeks Prestasi nih kalau jaman sekolah dulu) diumumkan “jeblok” didepan sesama kolega oleh Walikota disuatu forum. Ternyata juga ketika di-intip di kantor – kantor SKPD/ Unit Kerja semuanya pada lembur menyelesaikan administrasi penyerapan keuangan dan mengejar penyelesaian pekerjaan. Wah rupanya tujuan utama melakukan evaluasi atas kontrak kinerja untuk mengubah budaya kerja dari malas menjadi agak sedikit giat ada hasilnya juga he he he.

Sebagai bagian dari langkah reformasi birokrasi di Pemerintah Kota Surabaya, pilihan kebijakan membuat manajemen kinerja secara terpadu ternyata on the track. Bukti bahwa mind set teman – teman birokrasi mulai bergeser kearah positif adalah banyaknya kepala SKPD/ Unit Kerja yang bertanya per telpon atau bertandang ke kantor untuk tahu lebih banyak mengenai parameter  yang dipakai untuk menilai kinerja SKPD/Unit Kerja-nya ini . Untungnya sudah ada Surat Edaran Walikota sebagai dasar untuk jawab. Akhirnya saya dan teman – teman di kantor bisa memberikan jawaban standar sebagai berikut :

  1. Parameter utama atas kinerja SKPD/ Unit Kerja (bobot 90%) adalah keberhasilan mereka dalam mewujudkan output yang diasumsikan bisa menimbulkan outcome sesuai harapan program yang ditetapkan oleh Badan Perencanaan. Karena pada tengah tahun belum semua output dapat diwujudkan maka efektifitas dihitung dengan pendekatan kearah progress fisik pelaksanaan kegiatan.
  2. Parameter lainnya adalah efisiensi. Efisiensi dipandang strategis dijadikan salah satu parameter adalah dalam rangka menekan/ menghilangkan sikap salah kaprah birokrasi selama ini yang hanya menekan-kan bahwa yang penting bisa menghabiskan uang/ anggaran untuk output yang dijanjikan.  Diharapkan teman-teman birokrat tidak akan lagi bersikap boros. Parameter ini adalah sebagai penambah dengan bobot +10% terhadap nilai efektifitas yang sudah diperoleh.
  3. Parameter lain adalah konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Jika perencanaan sering diubah – ubah pada saat pelaksanaan maka akan ada proses pengurangan nilai dengan bobot -10%.  Diharapkan dengan adanya parameter ini setahap demi setahap teman – teman birokrat akan merubah budaya-nya dalam menyiapkan perencanaan anggaran-nya menjadi lebih hati – hati dan tidak asal plotting.

Well, langkah – langkah yang saya ceritakan tersebut memang hanya upaya dari Pemkot Surabaya untuk berusaha berubah menjadi lebih baik (me-reformasi diri). Bagaimana kira – kira hasilnya ? Kita lihat saja, yang penting sudah ada niat dan sudah dicoba dilaksanakan tho ?!, mudah-mudahan ada hasilnya.

Salam.

Pada Pengadaan Barang/Jasa, jika bagaimana terjadi kerugian negara ?

Memang sudah saat-nya kita di jajaran birokrasi bekerja dengan profesional dalam arti bahwa dalam mengemban tugas – tugas yang diberikan kita senantiasa melaksanakannya berdasarkan etika, teknis keilmuan terkait pekerjaan yang dilaksanakan serta aturan yang berlaku, pun termasuk dalam melaksanakan proses pengadaan barang/jasa. Insya Allah kalau ketiga hal ini kita pegang teguh, maka kekuatiran untuk salah langkah dalam menjalankan tugas atau bayangan bahwa kita akan terjebak pada situasi tuduhan melakukan korupsi bisa kita minimalkan.
Oleh karena itu, beberapa pengertian – pengertian pokok atas ketiga hal tersebut perlu kita pahami, misalkan tentang kerugian negara yang menurut para ahli hukum merupakan salah satu dari 3 hal yang jika terpenuhi bersama – sama akan bisa menjerat seseorang sebagai kategori koruptor (artinya kalau hanya salah satu atau salah dua, ya mestinya tidak dapat dipakai untuk menuduh orang telah korupsi). Kita tidak ingin kan dikategorikan koruptor ? Shereeem banget kalau sampai terjadi dan mudah – mudahan Yang Maha Kuasa senantiasa melindungi kita agar tidak sampai mengalami seperti itu.

Baiklah, coba kita perhatikan ketiga hal tersebut. Menurut Kepala BPKP Perwakilan Jawa Timur yang saya kutip dari Koran Jawa Pos disebutkan bahwa Korupsi bisa dituduhkan ke seseorang jika :
1. Ada Unsur Melawan Hukum;
2. Terjadi Unsur Kerugian Negara; dan
3. Terbukti Memperkaya Diri Sendiri atau Orang Lain/ Korporasi.

Kita tidak akan membahas panjang lebar ketiga hal tersebut, karena itu kompetensi teman – teman di bidang hukum. Tetapi paling ndak untuk pengadaan barang/jasa dan pengelolaan keuangan daerah yang menjadi bagian dari tugas kita sehari – hari, saya rasa kita bersama – sama sudah cukup kompeten untuk mendiskusikannya, paling ndak tentang Kerugian Negara.

Saya kutip pada UU No 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, pasal 1 nomor 22 yang berbunyi : ”Kerugian Negara/Daerah adalah kekurangan uang, surat berharga, dan barang, yang nyata dan pasti jumlahnya sebagai akibat perbuatan melawan hukum baik sengaja maupun lalai”.

Ternyata kerugian negara tidak boleh ditafsirkan sendiri. Meskipun di UU Tipikor ada kalimat kerugian negara, maka definisi operasionalnya harus mengikuti UU yang khusus mengatur tentang keuangan negara.

Jadi kerugian negara terjadi jika :

  1. Ada uang yang seharusnya diterima negara tapi tidak masuk ke kas negara;
  2. Terjadi situasi yang mana surat berharga (berarti bisa termasuk sertifikat hak atas tanah atau aset lain, jaminan bank seperti jaminan pelaksanaan proyek atau sejenisnya atau mungkin bilyet deposito dan sejenisnya) yang menjadi hak negara dikuasai pihak lain secara tidak sah atau ternyata tidak bisa di-uang-kan;
  3. Kekurangan barang yang seharusnya menjadi hak negara.

Okey, kita mulai fokus ke pengadaan barang/jasa.

Case pertama :
Kapan bisa terjadi ”ada uang yang seharusnya diterima negara tapi tidak masuk ke kas negara”? Dalam pengadaan khususnya pelaksanaan kontrak, negara berhak memperoleh denda jika terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan sesuai kontrak. Jika denda tersebut tidak masuk ke negara ya bisa dituduh korupsi tuh pejabat yang mempunyai kewenangan untuk nagih denda.

Selanjutnya case kedua :
Kapan terjadi situasi yang mana ”surat berharga yang menjadi hak negara dikuasai pihak lain secara tidak sah atau ternyata tidak bisa di-uang-kan dalam konteks pengadaan barang/jasa” ? Menurut Keppres 80/2003, jika peserta lelang mengundurkan diri pada saat pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa maka jaminan penawaran menjadi hak negara. Juga pada tahap pelaksanaan kontrak jika ada wan prestasi dan ada pemutusan kontrak maka jaminan pelaksanaan juga menjadi milik negara. Kutipan tepat-nya dari Keppres 80/2003 adalah sebagai berikut :
”… klarifikasi kewajaran harga apabila harga penawaran dinilai terlalu rendah, … maka peserta lelang tersebut harus bersedia untuk menaikkan jaminan pelaksanaannya menjadi sekurang-kurangnya persentase jaminan pelaksanaan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dikalikan 80% (delapan puluh persen) HPS, bilamana ditunjuk sebagai pemenang lelang. Dalam hal peserta lelang yang bersangkutan tidak bersedia menambah nilai jaminan pelaksanaannya, maka penawarannya dapat digugurkan dan jaminan penawarannya disita untuk negara ..”.
Lalu ada lagi yang bisa saya kutip :
” … Apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dan masa penawarannya masih berlaku maka pengunduran diri tersebut hanya dapat dilakukan berdasarkan alasan yang dapat diterima secara obyektif oleh pengguna barang/jasa, dengan ketentuan bahwa jaminan penawaran peserta lelang yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah.”
Dan ada lagi :
” … Terhadap penyedia barang/jasa yang ditetapkan sebagai pelaksana pekerjaan mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat diterima dan masa penawarannya masih berlaku, disamping jaminan penawaran yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah.”
Disamping itu di pasal 35 Keppres 80/2003 dinyatakan :
”Pemutusan kontrak yang disebabkan oleh kelalaian penyedia barang/jasa dikenakan sanksi sesuai yang ditetapkan dalam kontrak berupa :
a. jaminan pelaksanaan menjadi milik negara;
b. sisa uang muka harus dilunasi oleh penyedia barang/jasa;
c. membayar denda dan ganti rugi kepada negara”

Terakhir case ketiga :
Kapan terjadi kekurangan barang yang seharusnya menjadi hak negara dalam konteks pengadaan ? Menurut saya, jika dalam kontrak pengadaan sudah disepakati harga sekian rupiah akan dibayarkan kepada penyedia barang/jasa dengan sekian output sudah di-deliver kepada pemelik pekerjaan (misalkan 10 mesin jahit atau 1000 meter persegi jalan paving K-350), maka jika output tersebut secara kuantitas tidak memenuhi ketentuan dalam kontrak dan pemilik pekerjaan (PPKm) tetap membayar penuh, dapat dipastikan negara dirugikan.

Pertanyaan lanjutan, bagaimana jika output di-deliver dengan kuantitas sesuai kontrak tapi kualitas (spesfikasi teknis) tidak memenuhi dan PPKm tetap membayar penuh ? Ya ini juga terjadi kerugian negara.

Pertanyaan terakhir : bagaimana jika saat pekerjaan dilaksanakan (khususnya fisik konstruksi) ditemukan spesifikasi teknis tidak memenuhi dan pembayaran masih belum dibayar penuh, apakah disini juga terjadi unsur kerugian negara ?
Menurut yang saya ketahui dari Keppres 80/2003, jika pekerjaan belum di-serahterima-kan ya berarti PPKm masih bisa meminta kepada penyedia barang/jasa untuk memenuhi spesifikasi teknis yang diminta dalam kontrak sebelum menyelesaikan pembayaran yang diminta.
Petikan kalimat di keppres 80/2003 pasal 36 ayat (2) sebagai berikut : ”Pengguna barang/jasa melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan, baik secara sebagian atau seluruh pekerjaan, dan menugaskan penyedia barang/jasa untuk memperbaiki dan/atau melengkapi kekurangan pekerjaan sebagaimana yang disyaratkan dalam kontrak”.

Jadi mestinya ndak bisa suatu proyek konstruksi ditengah jalan harus berhenti karena PPKm dan kontraktor ditahan gara – gara tuduhan korupsi karena ditemukan spesifikasi teknis yang belum dipenuhi oleh rekanan/ kontraktor. Yang mungkin terjadi bila fisik telah selesai 100% dan uang sudah dibayar 100% pula, daaan …. ditemukan spesifikasi teknis tidak sesuai kontrak. Ini barangkali bisa kena tuduhan kerugian negara …

Sementara itu postingan kali ini, mungkin ada yang tidak sependapat dengan pemikiran saya ya ndak apa – apa kan ?!
Salam.

Tentang kontrak multi years

Sudah lama banget tidak posting ke blog, disela – sela waktu kerja bisanya cuma buka – buka blog untuk jawab komentar yang masuk dari postingan terdahulu. Dan ada salah satu komentar yang nanyakan hal ikhwal tentang kontrak multi years karena di pemdanya tidak pernah melakukan. Jadi saya coba untuk kali ini sedikit membahas tentang hal tersebut karena saya tahunya juga sedikit he he he.

Menurut Keppres 80/2003 pasal 30 ayat (8) disebutkan bahwa ”kontrak tahun jamak adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran yang dilakukan atas persetujuan oleh Menteri Keuangan

untuk pengadaan yang dibiayai APBN, Gubernur untuk pengadaan yang dibiayai APBD Propinsi, Bupati/Walikota untuk pengadaan yang dibiayai APBD Kabupaten/Kota”.

Jadi kontrak ini harus mendapatkan persetujuan Kepala Daerah dulu sebelum ditandatagani. Mestinya sebelum proses pengadaan dilakukan yang mana dokumen pemilihan penyedia barang/jasa harus sudah menyebutkan draf kontrak, maka persetujuan ini sepertinya jauh – jauh hari sebelum proses pengadaan dilakukan harus mendapatkan ijin dari Kepala Daerah (KDH).

Pertanyaan sebenarnya adalah mengapa perlu persetujuan dari KDH dulu ? Dari kajian regulasi (kebetulan di kelompok aturan perundang-undangan tentang pengelolaan keuangan belum ditemukan pasal ataupun penjelasan tentang kontrak multi years ini) disimpulkan bahwa secara admnistratif sebenarnya proses pelaksanaan anggaran (termasuk dialamnya adalah pengadaan barang/jasa) adalah ”tahunan”. Nah jika harus multi tahun maka KDH harus tahu dan setuju, karena Beliau-lah nanti yang akan memperjuangkan agar alokasi sesuai kebutuhan per tahun anggaran dapat tercantum di APBD.

Satu hal lain yang perlu dicermati adalah masalah komitmen DPRD yang harus dijaga agar dibeberapa tahun kedepan peng-alokasi-an anggaran yang dibutuhkan untuk pembayaran atas pelaksanaan kontrak multi tahun tersebut tidak terganjal ditengah jalan. Beberapa langkah bisa ditempuh diantaranya dengan menyepakati-nya di RPJMD atau KUA.

Tentang pembuatan kontrak setelah proses pemilihan penyedia barang/jasa selesai, setahu saya dibuat kontrak (beberapa orang ada yang menyebutnya sebagai kontrak induk) yang nilainya sebesar total proyek yang dilelang. Kemudian untuk memudahkan pengendalian pelaksanaan dan pembayaran oleh PPKm (pejabat pembuat komitmen), maka ada yang membuat kontrak anak di tiap tahun anggaran dengan nilai sebesar alokasi anggaran per tahun yang ada di Perda APBD.

Sementara segini dulu postingan yang bisa saya tulis, mudah-mudahan bisa menjadi bahan diskusi yang menarik.

Salam.

Masa berlaku kontrak pengadaan barang/jasa

Dear,

ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam penyusunan kontrak pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari APBD yang didasarkan atas peraturan perundang-undangan tentang keuangan neagra/daerah dan pengadaan barang/jasa diantaranya sebagai berikut :

  1. Bahwa kontrak pengadaan barang/jasa yang sifatnya tahun tunggal (tidak dibiayai dengan APBD dari lebih dari 1 tahun anggaran=tahun jamak/ multiyears) harus berakhir di tanggal 30 desember tahun anggaran berjalan;
  2. Lha kalau kontrak dimulai pada bulan agustus karena lelang ulang beberapa kali kena sanggahan atau karena kurang peminat bagaimana ? dan rencana kontrak sesuai RKS awal butuh waktu penyelesaian 8 bulan ?! ya mestinya kontraknya disesuaikan volumenya atau di-reschedule agar selesai 30 desember (akibatnya nilai kontrak bisa berkurang kalau volumenya harus dikurangi atau bisa tetap kalau di-rescheduling -> meskipun akhirnya menambah jumlah jam orang yang kerja);
  3. Kalau penyedia barang/jasa pemenang kontrak tidak bisa selesaikan pekerjaan di 30 desember bukan atas alasan keadaan kahar/ force majeur bagaimana ? ya tentunya pekerjaan akan diputus sepihak atas dasar aturan yang ada (permendagri 59/2007) dan penyedia dibayar sesuai volume pekerjaan terpasang di lapangan. Trus bagaimana sisa pekerjaan yang ada ? Pekerjaan sisa di tahun berikutnya ya dilelang kalau nilai-nya >50 juta. Apa tidak bisa ditunjuk langsung saja kepada penyedia terdahulu ? Tentunya putusnya pekerjaan oleh penyedia barang/jasa lama adalah karena wan prestasi (tidak bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak yaitu 30 desember), maka wajarnya Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) akan berpikir berkali – kali kalau menunjuk lagi penyedia jasa tersebut;
  4. Pada saat perubahan APBD diusahakan tidak mengajukan usulan berupa belanja barang modal yang diperkirakan tidak selesai di tanggal 30 desember, terutama pekerjaan fisik konstruksi;

Barangkali itu beberapa hal penting tentang masa berlakunya kontrak. Tentunya kalau ditemukan sesuatu yang salah maka postingan ini akan saya edit (kayak redaksi surat keputusan saja ya he he he).

Salam.

Hal ikhwal tentang Perubahan APBD

Hari – hari ini pasti di beberapa kota/kabupaten pasti sedang disibukkan dengan penyusunan APBD TA 2009 dan Perubahan APBD TA 2008. Lho apa itu perubahan APBD ? samakah dengan revisi APBN yang sering ditulis dikoran – koran ? Bilamanakah boleh dilakukan perubahan APBD ? apa saja sih syarat-nya ?

Menurut Permendagri 13/2006 jo Permendagri 59/2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah disebutkan tentang hal ikhwal perubahan APBD yang secara garis besar disebutkan bahwa syarat perubahan APBD jika asumsi Kebijakan Umum Anggaran (KUA) seperti proyeksi pendapatan daerah, alokasi belanja daerah, sumber dan penggunaan pembiayaan yang semula ada di KUA perlu dirubah.

Sedangkan hal-hal lain yang perlu mendapatkan perhatian jika SKPD tertentu mengajukan Perubahan APBD antara lain :

  1. Pengajuan perubahan tersebut masih sesuai dengan tolok ukur kegiatan yang menjadi target kegiatan semula;
  2. Progress pelaksanaan kegiatan/ capaian ouput serta penyerapan anggaran pada saat mengajukan tambahan anggaran harus menunjukkan prestasi yang menggembirakan. Tidak elok kalau progress penyerapan masih 8% di bulan juli kemudian mengajukan tambahan anggaran yang besar. Jelas performa APBD diakhir tahun akan jeblog karena anggaran yang tidak terserap akan besar;
  3. Jika toh progress penyerapan demikian bagusnya, diusahakan keluaran dari tambahan anggaran baru harus selesai pada akhir bulan desember. Jangan sampai terjadi kegiatan yang tidak selesai gara – gara ada tambahan anggaran dan terpaksa harus ada DPA-Lanjutan di tahun berikutnya;
  4. Jadi tidak dibolehkan ada tambahan anggaran pada saat perubahan APBD yang kemudian terjadi kontrak atas anggaran tersebut dengan masa berlaku kontrak melebihi akhir desember tahun berjalan. Kecuali karena satu dan lain hal yang sifatnya KAHAR (Force Majeur) sehingga kontrak yang semula berakhir desember kemudian molor sampai di tahun berikutnya;
  5. Oleh karena itu biasanya proyek – proyek fisik berskala besar seyogjanya tidak diplot-kan di saat perubahan APBD karena takut penyerapan keuangan-nya tidak lancar dan banyak sisa anggaran tidak termanfaatkan;
  6. Eee … eeeh apalagi ya ?!

Yaah cuma itu yang saya ingat. Kapan – kapan kalau ada yang ingat akan saya tambahkan di postingan ini. OKey atas perhatian dan perkenan membaca tulisan ini saya sampaikan terima kasih.

Salam.

Inovasi Sistem Pengadaan untuk Transparansi dan Efisiensi.

Di-ingatkan teman kok sekarang jarang nge-post, maka saya post saja makalah saya saat diundang jadi pembicara pada acara di jakarta tentang pengadaan yang diadakan Bappenas dan ADB karena isinya masih sangat relevan. Makalah tersebut tentang Inovasi sistem pengadaan untuk transparansi dan efisiensi.

A. Latar Belakang

Salah satu unsur untuk mewujudkan Good Governance di era reformasi adalah keterbukaan atau transparansi dalam pemerintahan, oleh karena itu diperlukan adanya inovasi dan ide-ide baru yang dalam proses penerapannya tidak menyalahi aturan-aturan yang berlaku. Tantangan untuk mewujudkan inovasi tersebut adalah dengan memanfaatkan kehadiran teknologi informasi yang berbasis internet.

Dewasa ini hampir sebagian besar institusi pemerintah di pusat maupun di daerah mengaplikasikan teknologi informasi tersebut dengan membangun berbagai portal (website) dengan tampilan beragam dan menyediakan berbagai informasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dari institusi yang bersangkutan. Hal yang demikian dikenal sebagai e-Government, yang diharapkan dapat mendorong terjadinya reformasi dalam penyelenggaraan pemerintahan di mana transparansi kebijakan dan pelaksanaan otonomi daerah akan makin mudah dikelola dan diawasi

Salah satu bentuk penerapan dari e-Government adalah e-Procurement atau e-Tendering yang merupakan wujud hubungan government-to-bussiness (G2B) dari pemasok/ penyedia barang/jasa ke Instansi Pemerintah melalui internet dan wujud hubungan citizen-to-government (C2G) yang mana masyarakat mendapatkan akses untuk memantau proses pengadaan barang yang dilakukan oleh Instansi Pemerintah. Lewat internet ini, mekanisme pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara on-line (real time). Sebagai bentuk generasi terbaru dari Supply Chain Management (SCM) atau biasa dikenal dengan istilah collaboration commerce, e-Procurement merupakan salah satu media yang sangat efektif untuk menekan pembiayaan proses lelang baik dari sisi penyedia barang/jasa maupun Instansi Pemerintah sebagai pengguna barang/jasa.

Pemerintah Kota Surabaya dalam upayanya mewujudkan Good Governance, sejak tahun 2003 telah membangun sistem berbasis portal yang digunakan untuk prakualifikasi lelang dengan serentak secara on-line (www.lelangserentak.com). Seiring dengan diberlakukannya Keppres 80/2003, pada akhir tahun 2003 sistem tersebut dikembangkan lebih lanjut menjadi e-Procurement dengan alamat portal www.surabaya-eproc.or.id yang digunakan untuk proses pelelangan secara penuh (mulai pendaftaran sampai dengan pengumuman pemenang) di Tahun Anggaran 2004 dan Tahun Anggaran 2005 ini.

Pengalaman menunjukkan bahwa ternyata tidak mudah menerapkan/ implementasikan sistem lelang serentak. Perubahan yang dicanangkan ternyata pada awalnya tidak semulus yang diduga. Sekalipun banyak dukungan publik terhadap pelaksanaan e-procurement, tetapi juga terdapat pihak yang berkeberatan. Namun dengan niatan untuk mewujudkan transparansi, maka program ini terus dikembangkan.

B. Dasar Hukum

Langkah mengembangkan program ini tentu didasari landasan hukum yang kuat. Hal ini dilakukan agar gagasan menuju kea rah yang lebih baik dapat dipertanggungjawabkan secara yuridis. Secara hukum, landasan yang dipakai adalah:

1. UU Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi;

2. PP Nomor 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;

3. Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres Nomor 8 Tahun 2006;

4. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;

5. Peraturan Walikota Surabaya Nomor 50 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik (eProcurement), yang kemudian tiap tahun diubah mengikuti peraturan perundang-undangan yang ada.

C. Konsep Dasar Implementasi

Tahun 2003, konsep ini mulai dilaksanakan. Jika sebelumnya proses lelang proyej dilakukan secara manual, maka tahun itu dilaksanakanlah lelang serentak melalui media elektronik (internet). Pelaksanaannya masih terbatas, hanya pada prose pra-kualifikasi saja. Dari proses ini diperoleh pelelang-pelelang yang berkualitas, karena telah melewati seleksi.

Selanjutnya, sejak tahun 2004 (setelah belajar dari pengalaman tahun sebelumnya) proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan secara elektronik (eProcurement) secara menyeluruh. Artinya, mulai tahapan pengumuman lelang sampai dengan pengumuman pemenang lelang dilakukan melalui internet (secara online) melalui portal eProcurement. Pelaksanaan ini berlangsung seterusnya dengan perbaikan di berbagai lini hingga sekarang ini (tahun 2006).

Dengan menggunakan sistem eProcurement, panitia pengadaan menyiapkan data dan dokumen pelengkap (OE, RKS, gambar, dsb) kemudian diupload ke portal eProcurement, yang nantinya dokumen pelengkap tersebut akan dapat didownload (diambil) oleh penyedia barang/jasa melalui portal eProcurement juga, tanpa harus dating ke panitia pengadaan untuk meminta dokumen pelengkap paket pekerjaan yang dilelang. Setelah lelang diumumkan, maka panitia pengadaan melaksanakan aanwijzing, pembukaan sampul penawaran, proses evaluasi (administrasi, teknis, kewajaran harga dan kualifikasi) serta usulan calon pemenang ke PPK melalui portal eProcurement pada menu aplikasi panitia pengadaan. Kemudian pemenang ditetapkan oleh PPK berdasarkan hasil evaluasi panitia pengadaan, pada menu aplikasi PPK.

Dalam mewujudkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (eProcurement) perlu dibentuk sekretariat layanan eProcurement yang berfungsi sebagai admin sistem informasi dan fasilitator para user / stake holder (PPK-panitia pengadaan-penyedia barang/jasa) eProcurement.

Pada pelaksanaannya, pengadaan barang/jasa secara eProcurement telah mengcover tahapan-tahapan sesuai aturan yang ada. Mulai pengumuman lelang, pemilihan paket pekerjaan, aanwijzing, pembukaan sampul penawaran sampai dengan penetapan pemenang telah berdasar pada range-range waktu yang ada pada peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar pelaksanaan sistem eProcurement.

Setelah lelang berjalan, penyedia barang/jasa melakukan proses penawaran, kemudian panitia pengadaan melakukan evaluasi sampai dengan mendapatkan calon pemenang yang dilaporkan kepada PPK untuk selanjutnya PPK menetapkan pemenang melalui portal eProcurement juga.

Apabila tahapan lelang sudah pada pengumuman pemenang, maka hasil dari pelaksanaan lelang dapat dilihat oleh semua masyarakat luas. Sehingga pada tahapan pelaksanaan pekerjaan yang dilelang, seluruh lapisan masyarakat dapat ikut serta mengawasi hasil pelaksanaannya.

D. Teknis Operasional Implementasi

1. Pembentukan Sekretariat Layanan dan Penyusunan SOP

Sebagai bagian dari stakeholder / pihak-pihak yang terkait dan berkepentingan dengan pelaksanaan lelang secara elektronik (e-Procurement), Sekretariat Layanan e-Procurement sangat mutlak dibutuhkan.

Keberadaan Sekretariat Layanan e-Procurement sangat diperlukan dengan maksud antara lain :

a) Menjadi pusat rujukan informasi atas hal ikhwal terkait teknis operasional berbagai pihak terkait pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Menjadi pihak yang mengelolah data base dan sistem informasi e-Procurement yang dipakai dalam proses pelelangan ;

c) Menjadi fasilitator dan mediator antar pihak yang berkepentingan dalam proses lelang jika terjadi perselisihan pendapat atau perbedaan persepsi mengenai teknis operasional pelaksanaan lelang secara elektronik ;

Dengan adanya maksud didirikannya Sekretariat Layanan e-Procurement tersebut diharapkan dapat dicapai tujuan lebih jauh antara lain :

a) Ter-eliminasi-nya permasalahan lapangan pada saat pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Pemercepatan implementasi pelaksanaan e-Procurement yang terintegrasi secara nasional ;

Dalam tugas menjadi fasilitator user/stake holder terkait pelaksanaan eProcurement, sekretariat layanan eProcurement menyusun Stándar Operasional Prosedur, yang antara lain mengatur tentang :

a) Pelaksanaan lelang online;

b) Perubahan data lelang sebelum diumumkan;

c) Perubahan data lelang setelah diumumkan;

d) Pembatalan data lelang sebelum diumumkan;

e) Pembatalan data lelang setelah diumumkan.

2. Standarisasi Layanan

Sesuai dengan maksud dan tujuan dibentuknya Sekretariat Layanan e-Procurement yang pada tugas pokoknya adalah bertugas memberikan layanan kepada pengguna (user) e-Procurement, maka Sekretariat Layanan e-Procurement ditargetkan untuk mempunyai standar mutu pelayanan sesuai standar internasional, yaitu Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Tujuan penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah :

a) Meraih kepuasan pelayanan yang prima serta memenuhi semua peraturan yang berlaku melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk didalamnya untuk selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem serta jaminan kepuasan pelayanan yang prima dan pemenuhan terhadap peraturan yang berlaku tersebut.

b) Memelihara dan menerapkan sistem yang memenuhi persyaratan standar internasional Sistem Manajemen Mutu 9001:2000

c) Peningkatan kelancaran sistem pelayanan di e-Procurement

3. Pengendalian Keamanan Sistem eProcurement

e-Procurement merupakan sistem informasi tender berbasis IT, oleh karenanya keamanan sistem e-Procurement harus dikendalikan sesuai dengan standar dan menjamin kerahasiaan data. Proses pengendalian keamanan sistem e-Procurement antara lain :

a) Sertifikasi ISO 27001:2005 untuk menjamin kerahasiaan semua dokumen dan data base e-Procurement.

b) Enkripsi data penawaran 128 byte dengan menggunakan 2 key password yang dibuat oleh sistem.

c) Enkripsi password user 1 arah (sehingga tidak dapat di dekripsi).

d) Operating system e-Procurement menggunakan Linux.

e) Disaster Recovery, terdiri atas :

· Collocation;

· Replikasi data;

· Ruang backup;

· SSL (Secure Socket Layer).

E. Hasil Yang Telah Dicapai

Dengan penerapan eProcurement ini diperoleh hasil – hasil antara lain :

1. Penghematan :

· Kompetisi penawaran : Pemerintah Kota mendapatkan penghematan anggaran belanja sampai dengan 25 % dari rencana semula. Penghematan ini diperoleh melalui efesiensi karena kompetisi penawaran yang sehat dari para peserta lelang.

· Paperless : Sebesar tidak kurang dari 80% biaya pengadaan kertas kerja dan pemenuhan persyaratan serta penggandaan dokumen lelang dapat dihemat dengan sistem ini.

2. Percepatan Pelayanan :

· Pemenuhan target kinerja pelayanan : Dengan sistem Anggaran Berbasis Kinerja, penghematan anggaran dapat direalisasikan untuk penambahan target kinerja, misal : dari target sejumlah 100 unit kelas bangku sekolah menjadi 300 unit kelas bangku sekolah, demikian juga jalan, saluran dsb. Sehingga target pelayanan dapat dipercepat dan diperbanyak.

· Percepatan realisasi barang/jasa : Karena jadwal disetting dengan tepat maka realisasi penyelesaian proyek pengadaan barang / jasa dapat diwujudkan diawal atau tengah tahun.

3. Memperoleh award :

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 28 April 2004 ;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2004

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 4 Mei 2005;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2007

4. Terhindar dari tuduhan KKN : Panitia pengadaan dan jajaran pengguna anggaran akan terhindar dari tuduhan KKN karena seluruh proses dilaksanakan secara transparan.

5. Menyediakan kesempatan kerja : Bagi penyedia barang/jasa kategori kecil dan menengah tersedia kesempatan pekerjaan yang sangat luas. Lebih dari 91 % paket pekerjaan disediakan untuk perusahaan kecil dan menengah. Disamping itu perusahaan kategori kecil – 2 yang secara permodalan lebih rendah dibanding dengan perusahaan kecil -1 dapat memenangkan jumlah paket pekerjaan dan nilai paket pekerjaan lebih banyak dalam persaingan memperebutkan pekerjaan kategori kecil (nilai proyek < 1 Milyar).

F. Pengembangan Sistem e-Procurement

1. Supplemen system

a) eSourcing sebagai katalog elektronik, rujukan standar teknis barang/jasa publik bagi para user, salah satu source harga pasar u/ OE (dikembangkan dgn prinsip Supply Chain Management – SCM);

b) m-Procurement, sebagai pemenuhan life style para user yang mempunyai mobilitas tinggi;

c) Help Desk application, sebagai panduan bagi semua user untuk menggunakan aplikasi eProc;

d) IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sebagai tools untuk pendukung transaksi elektronik ;

2. Kolaborasi Pembangunan Sistem Pengadaan Nasional

Dalam rangka mewujudkan pelaksanaan eProcurement yang terintegrasi, sebenarnya dapat dikembangkan kolaborasi antar instansi yang kompeten dibidang masing – masing dengan koordinasi Bappenas untuk mengembangkan layanan eProcurement secara nasional. Untuk itu Pemerintah Kota Surabaya akan mendudukkan diri pada garda terdepan untuk mendukung upaya ini.

G. Persepsi Stakeholder dan Ekspektasi Publik

Stakeholdres adalah pihak yang memetik manfaat dari proses lelang proyek Pemerintah Kota Surabaya. Mereka adalah yang sering disebut rekanan. Pada awalnya, mereka memberikan reaksi keras atas keberadaan program lelenag serentak melalui system elektronik ini. Tetapi, setelah memasuki tahun ke-3, pandangan mereka berubah. Survey yang dilakukan Pusat Kajian Komunikasi (Puskakom) Universtas Airlangga (2006) menunjukkan bahwa stakeholders sudah ”familiar” dengan sistem on-line tersebut.

Dalam survey juga terungkap tentang pandangan positif terhadap pencitraan Pemkot Surabaya. Berbagai dukungan dari masyarakat, akademisi dan media massa terus berdatangan. Ini berarti harapan/ ekspektasi publik terhadap praktek-praktek kecurangan harus dikikis bisa dibuktikan oleh pemerintah.

Sekalipun demikian, masih terdapat kendala yang masih harus diperbaiki. Dalam survey juga masih memperlihatkan bahwa pada level SKPD, bebrapa pimpinan masih memerlukan peningkatan kemampuan menahami falsafah transparansi dan mempraktekkan sistem on-line ini.

Media massa di Surabaya cukup kuat mengawasi pelaksanaan program e-Procurement ini. Dalam berbagai artikel, mereka mengupas tuntas pelaksanaan program ini. Tak jarang media massa juga mengkritisi kelemahan sistem ini, meski secara umum mereka juga sangat membantu dalam pempublikasian program ini. Bahkan, dari survey menunjukkan bahwa 18% para stakeholder menyatakan memperoleh informasi program e-procurement dari media massa.

Harus diakui bahwa dalam waktu 3 tahun ternyata masih banyak kekurangan yang harus dibenahi. Kritikan terhadap aspek isi atau tampilan e-procurement terus dibenahi. Kecepatan teknologi informasi menjadikan para aparat Pemkot terus menyesuaikan diri. Untuk mengimbangi percepatan pengetahuan itu, Pemkot juga merekrut orang-orang khusus yang memiliki ketrampilan TI.Ke depan, Pemkot terus akan membenahi sistem e-procurement dan berusaha terus menerus mengkomunikasikan sistem ini kepada masyarakat. Melalui seminar, workshop dan publikasi massa, dilakukan penyebaran informasi e-procurement. Tujuannya satu, agar transparansi sebagai roh terwujudnya pemerintahan bersih dapat terwujud. Membuat perubahan ke arah lebih baik memang memerlukan komitmen besar, memerlukan waktu dan tentu memerlukan dukungan dari semua pihak. Mulai harus meyakinkan roh transparansi kepada internal jajaran Pemkot, memberikan bekal ketrampilan pada aparat, menjelaskan kepada stakeholders, hingga menjelaskan kepada publik (juga media) tentunya memerlukan komitmen besar dari penyelenggara e-procurement. Kami semua (penyelenggara) meyakini, bahwa niat yang baik jika dikerjakan dengan kesungguhan pastilah akan membawa hasil yang baik pula. Tidak mudah memang, tapi program untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih rasanya wajib dijalankan.

Salam

Harus Hati – Hati Mengelola APBD, Banyak Aturan dari Departemen Yang Ditengarai Kurang Pas di Daerah.

Saya baca berita di Kompas terbitan Selasa 8 Juli 2008 halaman 18 dengan judul ”Bantuan Sosial Tak Cair, Jika Kemennegkop Tetap Mencairkan akan Jadi Bahan Teman BPK”. Ada silang pendapat antara pejabat dari Depkeu dan Kemennegkop dalam berita itu. Dari Depkeu bersikeras bahwa dana bantuan sosial yang nantinya oleh kemennegkop akan diberikan secara cuma – cuma kepada UKM tanpa pengendalian akan disemprit oleh BPK. Tampaknya pihak – pihak di kementerian tetap ngotot bahwa mekanisme tersebut tetap jalan terus.

Dari berita tersebut saya tergerak untuk meng-informasikan kepada teman – teman sesama aparat Pemda yang bisa kena imbas kurang sinkron-nya departemen diantaranya :

  1. Kita sudah harus mengikuti garis besar aturan perundang – undangan keuangan negara yaitu UU Nomor 17/2003 tentang Keuangan Negara dan UU Nomor 1/2004 tentang Perbendaharaan Negara yang kemudian khusus untuk Pemda diturunkan aturan dibawahnya yaitu PP 58/2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah dan Permendagri 13/2006 dan Permendagri 59/2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
  2. BPK dalam mengaudit APBD bersikeras menggunakan aturan – aturan sebagaimana butir 1 tersebut dengan kacamata  PP 24/2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan;
  3. Pemda sering mendapatkan kucuran dana dari APBN yang harus masuk ke APBD dulu maupun yang langsung (ditunjuk instansi/satker guna ”di-amanatkan” mengelola dana tersebut);
  4. Dalam prakteknya juknis dari departemen induk di jakarta sering tidak sinkron dengan aturan – aturan sebagaimana butir 1. Seperti Jamkesmas dari Departemen Kesehatan yang langsung masuk ke rumah sakit daerah dengan pertimbangan kecepatan pelayanan yang menurut BPK dianggap berbenturan dengan aturan masalah keuangan daerah.
  5. Belakangan Depdagri menerbitkan Permendagri Nomor 32/2008 tentang Petunjuk Penyusunan APBD TA 2009 yang senafas dengan pendapat BPK. Sehingga mau tidak mau berbagai dana pusat seperti BOS, Dana – Dana dari DAK dan lain – lain termasuk jamkesmas harus ikuti permendagri tersebut. Akan tetapi departemen – departemen teknis tidak juga menunjukkan gelagat menyesuaikan juknis/juklak-nya. Alamaaak ! jika dana tersebut ditolak maka masyarakat akan kehilangan layanan dasar yang biasa mereka dapatkan, tapi kalau dana tersebut diteruskan untuk digunakan maka kita sebagai aparat pemda bisa kena semprit lebih keras. Lebih keras ? Lha iya lah !!! temuan BPK sering kali dipakai dasar penyidikan oleh bapak – bapak penyidik untuk menemukan indikasi KKN.

Terus bagaimana dong ? mau berbuat baik untuk cari pahala saat bekerja saja kok resiko-nya gede banget, ancaman masuk bui terngiang – ngiang terus di telinga (aduuuh seraaaam). Yaah postingan kali ini bisa dianggap informasi buat teman – teman di daerah agar lebih berhati – hati sekaligus sebagai bentuk curhat, barangkali menjadi perhatian para pejabat di jakarta yang kebetulan suka nge-net atau stafnya yang suka nge-net buat laporan ke bos- bosnya atas kondisi riel di daerah dan memberikan telaah tentang solusinya.

Okey, sementara segitu dulu, mau baca lagi permendagri terbaru tadi dan mau nanyak – nanyak dulu sama yang buat agar tidak salah persepsi dan yang penting ndak sampai salah langkah yang ujungnya bisa guaaawat (oalaah rek – rek ! mau kerja bener saja kok sulit banget).

Salam.