Renumerasi buat PNS daerah dengan tambahan penghasilan sebagai bentuk tunjangan kesejahteraan

Tulisan ini merupakan perbaikan pertama karena mendapat komentar Mbak Dhita dengan istilah ”Ndak Jelas”. Tulisan awal saya replace dengan tulisan perbaikan ini. Barangkali kalau nantinya mendapat komentar lagi yang lebih spesifik berupa masukan – masukan bahasan, maka dengan senang hati akan saya perbaiki lagi (kedua, ketiga atau seterusnya). Bahasan ini tentang renumerasi bagi PNS.

KERANGKA REGULASI DAN TEORI TENTANG PEMBERIAN TAMBAHAN PENGHASILAN BAGI PNS

Dalam rangka meningkatan kesejahteraan pegawai maka Pemerintah Daerah dapat memberikan tambahan penghasilan kepada pegawai berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007. Dalam Pasal 39 Peraturan Menteri Dalam Negeri dimaksud dinyatakan bahwa pemberian tambahan penghasilan kepada pegawai dapat diberikan berdasarkan beban kerja, prestasi kerja, kelangkaan profesi serta pertimbangan objektif lainnya.

Diantara berbagai dasar pemberian tambahan penghasilan, tambahan renumerasi atas dasar beban kerja dan prestasi kerja adalah yang paling mudah menghitungnya. Pemberian tambahan penghasilan atas beban kerja diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang dibebani pekerjaan untuk menyelesaian tugas-tugas yang dinilai melampaui beban kerja normal. Sedangkan untuk pendekatan berdasarkan prestasi kerja, tambahan penghasilan dimaksud diberikan kepada pegawai negeri sipil yang memiliki prestasi kerja yang tinggi dan/atau inovasi.

Selanjutnya, beberapa acuan/ referensi tentang beban kerja dan prestasi kerja dapat dirujuk sebagai dasar penyusunan peraturan kepala daerah agar pemberian tambahan penghasilan dapat di-operasionalkan :

1. Menurut Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Disamping itu Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara juga menyatakan bahwa pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.

2. Menurut Hard dan Staveland yang dikutip dari http://en.wikipedia.org/wiki/workload, disebutkan bahwa beban kerja dideskripsikan sebagai hubungan antara sejumlah kapabilitas/ kapasitas proses mental/ pemikiran atau sumber daya dengan/ dan sejumlah tugas yang dibutuhkan. Selanjutnya dapat dikembangkan permodelan beban kerja (workload modelling) sebagai teknik untuk analisis pengukuran dan memprediksikan beban kerja. Memprediksikan beban kerja sangat perlu dengan tujuan untuk bisa meratakan distribusi beban kerja, memanajemeni beban kerja dan sebisa mungkin menghindari adanya situasi kerja yang melebihi beban atau kurang dari beban.

3. Sebagaimana dikutip dari http://en.wikipedia.org/wiki/workload, Wickens (1984) menjelaskan tentang teori beban kerja yang disebut sebagai “Multiple Resource Theory (MRT)” yang secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :

- Manusia (human operator) tidak hanya memiliki satu sumber proses informasi (berbasis kemampuan kognitif) yang dapat dipilih salah satu untuk dipakai, tapi memiliki beberapa sumber yang dapat dipilih dan dipakai secara bersamaan (simultaneously). Tergantung dari sifat dasar dari tugas – tugas yang diberikan, salah satu sumber kognitif tersebut dapat dipakai secara berurutan untuk tugas yang hanya membutuhkan satu kemampuan kognitif saja secara berulang – ulang, atau jika proses dalam tugas membutuhkan beberapa sumber kognitif yang berbeda maka sumber kognitif tersebut dapat dipakai secara paralel;

- Teori Wickens ini menjelaskan bahwa manusia memiliki keterbatasan kapasitas untuk melakukan proses informasi. Karena sumber kognitif sangat terbatas, maka akan terjadi masalah supply dan demand saat individu melaksanakan dua atau lebih tugas yang membutuhkan sumber kognitif yang sama. Ekses kelebihan beban kerja terjadi disebabkan karena beberapa tugas menggunakan sumber koginitif yang sama sehingga bisa mempengaruhi kinerja berupa turunnya kecepatan atau kesalahan – kesalahan dalam penyelesaian tugas;

- Hubungan antara beban kerja dengan kinerja adalah kompleks. Tidak selalu kasusnya bahwa dengan naiknya beban kerja maka kinerja akan menurun. Kinerja dapat dipengaruhi oleh beban kerja jika beban tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah. Keadaan kerja yang rendah beban (underload) yang berlangsung terus menerus akan mengakibatkan kebosanan dan hilangnya situasi awareness. Disamping itu, naiknya beban kerja (sampai dengan kelebihan beban/ overload) mungkin tidak menurunkan kinerja apabila ada strategi untuk handling kebutuhan tugas.

4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), bahwa kapasitas adalah kemampuan (kesanggupan, kecakapan) yang dimiliki untuk menyelesaikan masalah, sehingga dengan kemampuan yang dimiliki akan dapat berfungsi dan berproduksi secara proporsional sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.

5. Menurut Moekijat (1995:58), dijelaskan bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah waktu sebagai berikut:

- Waktu yang benar-benar digunakan untuk bekerja;

- Waktu yang digunakan dalam kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi;

- Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time);

- Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).

6. Menurut Handoko (1995) dinyatakan bahwa spseifikasi pekerjaan adalah karakteristik manusia yang diperlukan suatu pekerjaan yaitu menyangkut pendidikan, latihan, pengalaman persyaratan fisik dan mental. Sedangkan Mintorogo dan Sudarmayanti (1992) menyatakan bahwa untuk mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

- Berhasil-guna (efektif) yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target dan tepat waktu.

- Ekonomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu, ruangan dan lain-lain secara tepat sesuai rencana.

- Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan secara tepat.

- Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.

- Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab yaitu wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggungjawabnya.

- Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut diatas, tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analisis beban kerja dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :

a. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan uraian tugas.

b. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.

Jam kerja terdiri atas Jam Kerja pegawai dan jam kerja efektif. Jam kerja pegawai yang dimaksud disini adalah jumlah jam saat pegawai masuk kerja sampai dengan jam pulang pegawai sebagaimana ditetapkan oleh Walikota Surabaya yaitu mulai jam 07.30 WIB sampai dengan jam 16.00 WIB sehingga didapat Jam Kerja pegawai adalah 8,5 Jam (delapan koma lima jam). Sedangkan jam kerja efektif adalah waktu yang benar-benar digunakan untuk bekerja oleh pegawai yang bersangkutan. Untuk menentukan jam kerja efektif terdapat referensi rumus yang juga digunakan oleh Badan Kepegawaian Negara yaitu sebesar Jam Kerja Pegawai dikurangi 30% (tiga puluh persen) dari Jam Kerja Pegawai atau sejumlah 8,5 Jam – (30% X 8,5 Jam) yaitu 5,9 Jam atau jika dibulatkan menjadi 6 Jam Kerja efektif per hari. Jam kerja efektif dalam hal ini diartikan sebagai standar waktu kerja pegawai.

c. Adanya standar waktu kerja.

Dari data historis dan hasil isian kuisener, waktu penyelesaian rata – rata (ditetapkan sebagai waktu normal penyelesaian) tugas beserta satuan hasilnya dapat ditetapkan.

d. Adanya waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk, dan satuan hasil.

Satuan hasil merupakan satuan output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas. Sebagai contoh satuan hasil atas uraian tugas berupa pembuatan surat dan/atau menghadiri rapat adalah kali. Beban kerja yang akan diukur dihasilkan dari jumlah output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas yang dihubungkan dengan standar waktu kerja.

Uraian Tugas Pegawai

Waktu Normal penyelesaian tugas (jam)

Satuan hasil

Penyiapan bahan dokumen kontrak

2 jam

Dokumen kualifikasi penyedia brg/jasa

Penyusunan draf kontrak & risalah pengadaan

5 jam

Draf kontrak

e. Adanya beban kerja yang akan diukur.

Dari jumlah output yang telah dihasilkan oleh pegawai setelah melaksanakan uraian tugas maka dapat dibedakan menjadi 3 yaitu :

  1. Under Load , kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai kurang dari atau lebih kecil dari jumlah output yang seharusnya mampu dipenuhi dan dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.
  2. On Load, kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai sama dengan jumlah output yang semestinya dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.
  3. Over Load, kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai lebih besar dari target jumlah output yang dihasilkan oleh pegawai lainnya berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.

KERANGKA KONSEP OPERASIONAL PEMBERIAN TAMBAHAN PENGHASILAN

Berdasarkan teori/referensi diatas, maka Peraturan kepala daerah tentang tata cara pemberian tambahan penghasilan dapat disusun dengan kerangka konsep operasional sebagai berikut :

1. Pada dasarnya pegawai negeri sudah mendapatkan imbalan berdasarkan golongan kepangkatan dan jabatan yaitu berupa gaji pokok dan tunjangan jabatan. Asumsinya bahwa seorang pegawai akan mengerjakan tugas – tugas rutin harian dan perkantoran dengan jumlah jam kerja mulai jam 07.30 sampai dengan jam 16.00 dikurangi istirahat sholat dan makan selama 1 jam di siang hari (sehingga total 7,5 jam sehari);

2. Apabila pegawai negeri bekerja melaksanakan tugas – tugasnya diluar jam kerja maka dapat memperoleh uang lembur maksimal 3 jam sehari sepanjang anggaran-nya tersedia;

3. Guna mengetahui apakah seorang pegawai sudah melaksanakan tugas – tugas dengan beban setara 7,5 jam kerja sehari, maka dikembangkan pengukuran beban kerja atas tugas – tugas/ aktifitas dari tiap pegawai tersebut. Tiap aktifitas/ tugas diberikan point beban setara jam yang menunjukkan kebutuhan waktu penyelesaian tugas rata – rata yang dapat diselesaikan oleh pegawai (=beban kerja normal). Waktu rata – rata ini ditetapkan berdasarkan data historis dan kuisener yang di-isi oleh sejumlah responden pegawai. Hal ini sangat penting untuk menghindari kejadian seorang pegawai yang tidak melaksanakan tugas apa – apa di kantor sampai melebihi jam kerja, akan tetapi yang bersangkutan menuntut untuk mendapatkan uang lembur;

4. Jika seorang pegawai dalam satu hari melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah beban dibawah 7,5 setara jam, maka yang bersangkutan ada pada posisi bekerja dibawah beban normal (underload) dan hanya berhak mendapatkan gaji saja;

5. Apabila pegawai dalam satu hari melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah poin beban antara 7,5 setara jam sampai dengan 10 setara jam, maka yang bersangkutan ada pada posisi bekerja pada beban normal (on load), dan yang bersangkutan berhak mendapatkan tambahan honorarium kegiatan dari DPA yang ada di SKPD. Alokasi honorarium pada kegiatan di belanja program/ belanja langsung sifatnya memang sebagai imbalan atas kinerja keluaran (output) yang dijanjikan oleh SKPD dengan posisi para pegawainya bekerja pada beban normal. Beban normal disini maksudnya bahwa pegawai masih bisa diberikan beban tambahan diluar tugas rutin keseharian sebesar kurang lebih 25% sampai dengan 30% tanpa ada penurunan kualitas hasil kerja dengan asumsi pegawai dapat melakukan beberapa tugas secara bersamaan dengan sumber kognitif berbeda sesuai “Multiple Resource Theory (MRT)”. Tugas rutin keseharian dilaksanakan oleh pegawai dengan beban sampai dengan 7,5 setara jam, sedangkan tambahan beban 25% sampai dengan 30% dari 7,5 dapat kuantitatif-kan menjadi poin beban sebesar 10 setara jam;

6. Selanjutnya, jika seorang pegawai ada pada posisi bekerja dengan beban kerja melebihi normal (=apabila yang bersangkutan melaksanakan tugas – tugas dengan jumlah poin beban melebihi 10 setara jam sehari), maka pegawai tersebut berhak mendapatkan tambahan penghasilan;

7. Pemberian tambahan pemnghasilan bagi pegawai dapat diberikan apabila seorang pegawai mendapatkan poin beban kerja melebihi 10 setara jam dengan perhitungan sejumlah selisih antara poin beban kerja yang diperoleh dikurangi poin beban 10 setara jam;

8. nilai rupiah dari pemberian tambahan penghasilan dihitung dengan melakukan konversi poin beban kerja menjadi rupiah.

Nah, bagaimana kira – kira konsep ini ?! bisakah diterapkan ? yang jelas aturan perundang – undangan sudah memayungi dan secara teori-pun dapat di-implementasikan. Saya rasa jika dilakukan workshop dengan banyak pihak yang berkepentingan bagus ya ?! Kita tunggu-lah kemungkinan tersebut, yang penting jauh – jauh hari gini sudah kita wacanakan.

Salam.

Tentang eProject yang memudahkan manajemen pemda memantau aparat-nya melaksanakan APBD

Kemarin saat coffee morning yang diadakan oleh Bapak Walikota Surabaya dengan seluruh jajaran SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah = Dinas/Badan/Bagian), saya mendapat-kan tugas untuk menyiapkan data mengenai progress dan status pelaksanaan anggaran belanja dari semua SKPD, plus apa masalah masing – masing sub kegiatan sehingga penyerapan anggaran kok masih rendah ?!

Lha misalkan permintaan ini datangnya tahun lalu maka saya pasti bingung dan data yang ada cuma global saja sehingga tidak bisa ‘BUNYI’ dan tidak bermanfaat bagi para manajer pemkot. Tapi kemarin saya sangat senang karena data bisa tersaji lebih komplet berkat adanya aplikasi eProject.

eProject merupakan aplikasi lanjutan dari eBudgeting yang nantinya bermanfaat untuk data dasar proses eProcurement dan proses penyusunan kontrak + pencairan termijn pekerjaan di eDelivery.

eProject dibuat karena ter-inspirasi Keppres 80/2003 yang mengamanatkan agar ada informasi tentang paket -paket pekerjaan beserta kontrak – kontrak-nya. Dari sini timbul ide agar informasi seputar paket pekerjaan dilengkapi sekalian seperti :

  1. Jenis pengadaan untuk paket pekerjaan tersebut, mungkin lelang atau PL atau diswakelola. Nantinya info ini akan digunakan sebagai dasar untuk proses administrasi-nya.
  2. Kapan paket pekerjaan ini akan mulai diadakan.
  3. Kapan paket pekerjaan ini akan mulai dilaksanakan dan kapan akan selesai.
  4. Disamping itu direncanakan juga di eProject rencana pencairan keuangan dan penyelesaian SPJ-nya.

Kemudian, untuk memastikan bahwa pemaketan tadi sesuai dengan alokasi anggaran yang tersedia, maka data awalnya harus mengambil dari aplikasi eBudgeting. Ini penting agar tidak terjadi alokasi anggaran hanya 1000 rupiah tapi dibuat 3 paket pekerjaan senilai 1200 rupiah, nantinya siapa yang akan membayar 200 rupiah sisanya jika paket tersebut terlanjur dilelang dan pekerjaan selesai ? Ndak mungkin kan pemerintah daerah akan ngemplang ? he he he.

Nah, karena manajemen di pemkot Surabaya sangat “IT minded”, maka dengan meng-akses situs eProject Beliau – Beliau bisa mengetahui bahwa status hari ini seharusnya SKPD “X” sudah melaksanakan lelang sekian paket, kemudian sekian paket seharusnya selesai fisiknya dan mestinya sudah ada penyerapan anggaran sebesar sekian rupaih, asyik kan ?! kalau memang kinerja SKPD “X” buruk maka itu tinggal urusan dan kewenangan manajemen, apa itu menjadi tanggung jawab Ka. SKPD atau PPKm dibawahnya. Yang penting, Ka. SKPD harus menguasai eProject untuk memelototi kinerja PPKm-nya sebelum kinerja SKPD secera keseluruhan dipelototi oleh Manajemen yang lebih tinggi.

Okey, sementara sekian dulu info tentang eProject, mengenai bagan yang menunjukkan posisi eProject diantara aplikasi yang lain dapat dilihat di postingan tanggal 25 April lalu (Surabaya Improvement to Excellence Government Program) dalam bentuk file ppt. Kapan – kapan disambung lagi ya.

Salam.

Apa perlu DED untuk mengusulkan anggaran di APBD ?

Kemarin habis jum’atan beberapa teman berdebat di kantin kantor mengenai bagaimana sebenarnya prosedur pengusulan proyek dalam APBD. Mas Zaenal si “raja ngeyel” berpendapat bahwa usulan proyek itu harus ada DED (Detail Engineering Design)-nya dulu. Ada yang bersikukuh bahwa pokoknya ada lokasi yang bisa di-drop-in proyek ya berarti bisa saja usulan itu diterima. Lantas yang lain bertanya, siapa yang akan menerima atau menolak usulan proyek itu ? trus siapa yang berhak mengusulkan dan seterusnya, pokoknya rame dan “njelehi” kalau nuruti debat konco – konco tersebut (lha wong 2 jam ndak selesai juga he he he). Daripada saya ikut berpolemik dan ikut senewen karena tampaknya masing – masing sama – sama ndak megang dasar aturan, maka saya ndak ikut – ikut adu mulut disitu dan milih nulis saja disini, gitu lhoooh !
Menurut saya, sebenarnya masalah prosedur pengusulan proyek, DED dan lain – lain terkait proses penyusunan dan pelaksanaan APBD mengikuti beberapa dasar regulasi (di Permendagri 13/2006 dan Keppres 80/2003) sebagai berikut :
Usulan proyek atau kegiatan (termasuk menetapkan keluaran/ output proyek/ kegiatan) di-usulkan oleh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) melalui format RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) SKPD dengan tetap mengacu kepada RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah) serta penjabaran pertahunnya di RKPD (Rencana Kerja Pemerintahan Daerah), KUA (Kebijakan Umum Anggaran) dan PPAS (Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara).
Dalam menetapkan rencana keluaran/ output proyek tiap tahunnya disamping melihat pada target – target yang ada di RPJMD, RKPD dan KUA, maka SKPD juga harus mengacu ke SPM (Standar Pelayanan Minimal) masing – masing sektor di daerah tersebut, ini kalau ada lho ! Hampir semua daerah belum punya SPM, termasuk Surabaya (soalnya Pemerintah Pusat yang sektor-nya diwakili dengan keberadaan kementerian/ departemen belum juga menyelesaikan SPM tersebut, mungkin sibuk dengan urusan-nya sendiri, sehingga Pemda tidak mempunyai acuan. Lagian ketentuan-nya SPM di daerah harus mengacu ke SPM yang dikeluarkan Pusat, ini ndak bela diri lho he he he).
Dalam menentukan kebutuhan biaya masing – masing kegiatan, SKPD juga harus melihat pada SSH (Standar Satuan Harga) dan ASB (Analisa Standar Belanja) agar tidak terjadi kelebihan alokasi anggaran karena barang/jasa yang dibutuhkan untuk kegiatan terlalu mahal atau ndak bisa dilaksanakan karena terlalu murah.
Lho kok ndak pakai DED ? lantas DED itu ada dimana posisi-nya ? Di Permendagri 13/2003 jelas disebutkan bahwa dasar pengusulan anggaran ya RPJMD, KUA, PPAS, SPM, SSH dan ASB. Tidak ada satu kalimat atau kata yang menyebut-kan DED. Yang pasti ada di Permendagri 13/2006 (pasal 16) adalah penjelasan bahwa anggaran itu fungsinya diantaranya adalah OTORISASI, maksudnya bahwa anggaran daerah itu menjadi dasar untuk melaksanakan pendapatan dan belanja pada tahun bersangkutan. Misalkan alokasi anggaran belanja tertentu sudah ditetapkan untuk suatu SKPD, berarti angka alokasi dan penjelasan atas rencana penggunaan anggaran tersebut adalah sebagai pedoman pelaksanaan belanja/ kegiatan dengan tidak boleh melebihi plafon alokasinya.
Nah pada saat pelaksanaan kegiatan inilah jika SKPD menggunakan penyedia barang/jasa (entah dengan cara PL atau Lelang), maka perlu DED yang didalamnya memuat informasi tentang Gambar Teknis, spesifikasi teknis dan RAB (Rencana Anggaran Biaya). Menurut Keppres 80/2003, berkas – berkas ini menjadi bagian dari Dokumen Lelang. Nantinya bisa saja hasil DED menunjukkan bahwa kebutuhan anggaran suatu kegiatan tersebut tidak sampai menghabiskan plafon alokasi yang ada di APBD. Disamping itu saat pembuatan OE (Owner Estimate = perhitungan ulang rincian rencana biaya dalam DED dengan mengacu kepada harga pasar saat akan mulai pengadaan) oleh panitia pengadaan, biasanya nilainya lebih rendah daripada plafon. Apalagi jika pengadaan menggunakan sistem eProcurement dengan sistem pascakualifikasi yang kompetitif dan transparan, penghematan terhadap plafon anggaran bisa lebih dari 25%
Nah tuh ! berarti DED itu baru diperlukan pada saat persiapan pengadaan kan ? DED tidak harus disediakan pada saat penyusunan APBD, tetapi jika ada ya malah baik karena begitu APBD disahkan dan DPA sudah diterbitkan maka SKPD bisa langsung melelang paket pekerjaan-nya (pekerjaan cepat selesai).
So ! mohon teman – teman yang kemarin berdebat di kantin jangan neruskan lagi debatnya, banyak pekerjaan dan tugas melayani masyarakat yang menunggu kita. Jika masih juga ndak sependapat (terutama mas Zaenal) jangan nyari saya di kantor, cukup debat di blog ini saja, tulis saja ketidak-sependapat-an sampeyan di fasilitas ”komentar” he he he.
Salam.

APA PERLU SIH ADA STANDAR HARGA UNTUK BELANJA DI APBD

Lha ini dia masalah menarik yang sering harus diulang – ulang dijelaskan ke teman – teman media massa agar tidak menarik pikiran para penyidik untuk menuduh kita – kita ini menganggarkan proyek dengan nilai terlalu tinggi (mark up kalau istilah konco – konco wartawan, hiii serem banget !)

Gini lho yang saya tahu (mudah-mudahan bener, kalau salah mohon muuuaaaaf) :

  1. Memang benar bahwa dalam menyusun APBD harus ada acuan standar harga. Permendagri 13/2006 mengenalnya sebagai SSH (Standar Satuan Harga). Karena SSH dbuat 1 tahun sebelum akhirnya suatu anggaran disetujui dialokasikan dan akhirnya dapat dilaksanakan, maka pada saat anggaran tersebut akan dibelanjakan barangkali harga sudah pada naeek ! Makanya SSH dibuat dengan survey harga pasar dengan penambahan perkiraan inflasi untuk 6-12 bulan kedepan.
  2. Trus pada saat akan dibelanjakan, tentunya ada proses pengadaan barang/jasa kan ? Nah sebelum ditentukan berapa harga yang akan ditawarkan kepada penyedia barang/jasa maka panitia pengadaan harus mengecek dulu dengan harga pasar biar tidak kerendahan atau ketinggian nilainya. Jika harga di pasar lebih rendah dari plafon anggaran yang ada (biasanya dari SSH) maka dipakai harga pasar tadi + keuntungan yang wajar. Kalau harga dipasar lebih tinggi dari plafon anggaran ya tidak jadi belanja, GITU AJA KOK REPOT he he he.
  3. Nah, berarti kalau pada saat pengusulan/ penyusunan APBD ya tidak pas kalau ada yang teriak “terjadi mark up” nih di APBD, karena alokasi biaya yang dipasang di APDB sifatnya adalah plafon. Nanti pada saat pengadaan toh dilakukan penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/ Owner Estimate (OE) sesuai harga pasar. Apalagi jika pengadaan-nya dilakukan dengan methode eProcurement yang kompetitif dan tranasparan, harga akan terkoreksi lagi menjadi lebih rendah.
  4. Akhirnya kembali ke pertanyaan semula, “apa perlu sih ada standar harga untuk belanja di APBD ?” . Jawabannya ya “perlu dan harus”. Bahkan kalau bisa, daftar standar harga satuan tersebut tersedia di dalam suatu sistem informasi untuk penyusunan APBD, sehingga semua teman – teman dari berbagai SKPD (dinas-dinas) saat memasukkan usulan biaya komponen kegiatan tertentu, misalkan kertas 1 (satu) rim, maka harganya akan sama di setiap SKPD, jadi lebih baik kan seharusnya ?

Itulah yang sebenarnya harus dipahami ya ! jangan menafsirkan terlalu gegabah bahwa harga satuan tidak perlu dan bisa jadi ada mark up jika menetapkan standar harga yang terlalu tinggi..

Akhirnya, salam dan terima kasih.

Membiasakan kerja secara online

Ternyata harus sabar dan penuh ketelatenan untuk mengajak banyak orang merubah suatu kebiasaan. Itu lhoo, yang biasanya bigini trus harus menjadi begitu … Kalau ndak ada niat yang benar – benar teguh untuk memperbaiki situasi maka pasti sudah putus asa (bahasa suroboyoan-nya adalah MUTUNG) he he he.

Ini memang sedang getol -getol-nya teman – teman di pemkot Surabaya memperbaiki sistem administrasi pengelolaan kegiatan yang dibiaya dari APBD. Ada sih teman – teman di internal Pemkot yang bertanya mengapa kok harus dirubah – rubah dan diperbaiki segala ? selama ini dengan cara seperti biasanya juga jalan kok ! Nah ini dia penyakitnya, berpikir ‘BIASANYA JUGA BEGINI DAN BISA JALAN KOK” adalah penyakit yang harus diamputasi dari pikiran kita lho !

Beberapa hal yang bisa kita renungkan bahwa perbaikan sistem administrasi adalah sangat penting dilakukan sejak sekarang adalah :

  1. BPK dalam mengaudit pengelolaan keuangan instansi pemerintah adalah mengacu kepada suatu sistem administrasi yang dibuat oleh instansi yang diperiksa dan tentunya sistem administrasi yang dibuat sebagai peraturan tersebut harus mengacu kepada aturan perundang-undangan yang berlaku. Nah jika kita tidak membuat peraturan tersebut maka auditor akan memeriksa dengan aturan yang lebih tinggi yang seringkali tidak operasional untuk dipakai rujukan;
  2. Hasil pemeriksaan BPK adalah temuan dan rekomendasi. Menurut Anwar Nasution (Kepala BPK-RI) yang dikutip salah satu media cetak terbitan Surabaya, memang ada 2 jenis temuan hasil audit BPK yaitu temuan yang bersifat kesalahan administratif dan temuan yang mengarah kepada pidana. Sehingga perlu-lah bagi instansi pemerintah untuk menyiapkan suatu prosedur yang jelas dan operasional agar kita para pelaku pengelolaan keuangan di tingkat SKPD tidak salah langkah sehingga melakukan suatu kesalahan (meskipun itu mungkin terjadi tidak dengan sengaja).
  3. Okey ! ternyata sekarang sudah muncul aturan perundang – undangan induk masalah keuangan yaitu UU 17/2003 dan UU 1/2004 yang kemudian untuk pemerintah daerah dibuat turunan-nya yaitu PP 58/2005 dan Permendagri 13/2006. Disamping itu ada PP 24/2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. Wah buuuanyaaak banget deh aturan yang harus diacu. Belum lagi ada Keppres 80/2003 dan beberapa revisinya yang sebagian juga berinduk ke UU 18/1999 tentang Jasa Konstruksi. Nah semuanya ini akan bermuara di instansi pelaksana, misalkan SKPD di Pemda – Pemda. Kalau kita ingin semua aturan tersebut dapat diakomodir secara operasional maka peraturan Kepala Daerah perlulah dibuat (syukur kalau berhasil dibuat Perda-nya) dan tentunya itu akan merubah cara kerja kita kan ?
  4. Selanjutnya jika peraturan kepala daerah tersebut dibuat dan berusaha mengakomodir semua perundang-undangan yang diatasnya maka tidak mungkin kita bekerja secara manual (of line) dengan methode ” SEPERTI BIASANYA” . Bisa tidak pulang kerumah lho kita ?! karena pekerjaan administrasi akan sangat menyita segala perhatian kita dan akhirnya kita ndak sempat berpikir yang sifatnya ‘STRATEGIS” untuk meningkatkan kinerja layanan instansi kita kepada masyarakat, termasuk ndak sempat memikirkan permasalahan domestik (anak – anak dan istri kita. Ntar dosa lho karena kepala keluarga akan ditanyakan juga masalah tugas – tugasnya menjaga keluarga agar terhindar dari api neraka, tul ndak ?!).
  5. Lho piye akhirnya ? nah sepertinya kita harus mulai berpikir bekerja dengan suatu sistem yang terintegrasi mulai hulu sampai hilir. Lah perusahaan multi nasional juga begitu kok berpikir dan bekerjanya. Buktinya aplikasi software dari microsoft yaitu “my SAP” yang merupakan aplikasi ERP (Enterprises Resource Planning) sangat laris manis meskipun harganya mahal. Untuk itu kita di pemerintahan juga harus mulai berpikir dan bertindak seperti korporat multinasional itu lho kalau ndak pingin “DIPLOKOTHO’ terus oleh dunia usaha he he he. Karena kita dibayar untuk melindungi kepentingan masyarakat dan bukan untuk melayani korporasi yang biasanya ndak pernah ada puasnya memupuk modal … (kata orang pinter gitu dan bukan karena saya anti korporasi).

Saya rasa begitu pendapat saya. Yuk mulai merubah cara berpikir dan bekerja kita karena dunia sudah mulai berubah dan kita akan ketinggalan jika tidak mencoba tahu dan menerapkan-nya (tentunya yang baik – baik saja lho ya yang ditiru dan diterapkan). BIASAKANLAH KERJA SECARA ON LINE.

Salam.

Mudah nerapin Permendagri 13/2006 jo 59/2007 dengan eBudgeting

Beberapa tahun lalu (tepatnya pada akhir tahun 2003) teman – teman di Surabaya (termasuk saya) lembur berbulan – bulan menyusun RAPBD Tahun Anggaran 2004. Waktu itu ada semangat yang kuat bahwa pemkot Surabaya harus mengikuti ketentuan baru tentang pengelolaan keuangan daerah yang belum genap 12 bulan dipelajari. Ketentuan baru itu (Kepmendagri no 29/2002) mempunyai nafas baru yang beda dengan Makuda (Manual Keuangan Daerah) yang sudah hampir 20 tahun dipakai sebagai pedoman oleh Pemerintah Daerah untuk menyusun, melaksanakan dan menyusun laporan keuangan.

Penggunaan kode rekening (kode akun) belanja dipakai menggantikan pos – pos pasal yang lama dikenal. Waktu itu DUPDA (Daftar Usulan Proyek Daerah) digantikan istilah menjadi RASK (Rencana Anggaran Satuan Kerja). Ada istilah baru yang sangat menantang untuk dicoba yaitu konsep “anggaran berbasis kinerja”. Diatur pada kepmendagri tersebut bahwa anggaran disusun dengan dasar standar harga satuan dan ASB (Analisa Standar Belanja). Wah apa lagi nih ? Waktu itu kami tidak mendapatkan contoh persis bagaimana cara menggunakan kode akun belanja, terus bentuk operasional dari penggunaan standar harga satuan dan ASB menjadi RASK juga ndak ada yang pernah mencoba. Depdagri sendiri cuma memberikan ancaman bahwa pokoknya daerah harus menggunakan ketentuan kepmendagri dan pakailah contoh-contoh yang cuma secuil itu. Oaalaah, ya terpaksa harus ber-improvisasi tapi yang berdasar dan ilmiah nih.

Okey-lah kalau begitu, dengan niat baik untuk meningkatkan kinerja pengelolaan keuangan daerah maka kami kembangkan sistem informasi untuk menunjang penyusunan anggaran berdasarkan aturan paling anyar di negeri ini saat itu. Meluncurlah aplikasi eBudgeting dengan segala keterbatasan-nya saat itu.

Prinsip – prinsip dasar yang kami pakai di sistem itu adalah sebagai berikut :

  1. Harga satuan kami buat untuk setiap item barang/ jasa yang sifatnya paling kecil (dasar), misalkan harga kertas per rim, biaya foto copy per lembar, honorarium petugas pembersih, ongkos tukang besi perhari dan lain – lain. Tiap item barang/ jasa ini kami beri sebutan SHSD (Standar Harga Satuan Dasar);
  2. Selanjutnya kami membuat suatu rumusan/ analisa untuk satuan pokok kegiatan yang umumnya dilakukan di pekerjaan konstruksi, misalnya kegiatan pemasangan keramik per meter persegi, kegiatan pengecatan tembok per meter persegi, kegiatan pembuatan pondasi per meter kubik dan lain – lain. Nah kegiatan ini disusun berdasarkan rumusan dari beberapa SHSD dengan proporsi tertentu. Proporsi ini berdasarkan SNI dan atau analisa BOW. Misalkan pemasangan keramik terdiri dari sekian koefisien tukang, sekian koefisien kg semen, sekian koefisien kg pasir, sekian koefisien buah keramik dan seterusnya. Sehingga dengan SHSD yang tertentu maka harga pemasangan keramik per meter persegi yang kita sebut sebagai HSPK (Harga Satuan Pokok Kegiatan) akan diketahui;
  3. Pada akhirnya kami mencoba meng-operasionalkan bahwa ASB dari pembuatan gedung sekolah adalah harga per meter persegi gedung sekolah yang pada prakteknya tersusun dari beberapa HSPK dengan volume tertentu yang sudah di-standarkan.
  4. Bagaimana penggunaan SHSD, HSPK dan ASB di dalam penyusunan RASK ? Karena RASK sesuai Permendagri lebih menonjolkan informasi dari pembebanan rekening – rekening, maka kami membuat sendiri format yang kami beri nama RKT (Rencana Kegiatan Tahunan) yang menginformasikan tentang nama kegiatan, rencana output kegiatan, SHSD yang digunakan, HSPK yang dipakai atau ASB yang akan diwujudkan oleh kegiatan tersebut. SHSD, HSPK dan atau ASB tersebut akan otomatis dibebankan ke kode akun yang sesuai oleh sistem informasi berdasarkan ketentuan yang ada di Kepmendagri. Nantinya beberapa RKT akan terakumulasi kedalam RASK
  5. Selanjutnya RASK dari beberapa SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) akan dijadikan satu dan dikompilasi menjadi RAPBD.

Dan yang sangat membuat kami senang adalah ketika muncul Permendagri No 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, eeh format RKA (Rencana Kegiatan dan Anggaran) mirip betul dengan format RKT di Surabaya yang disusun 2 tahun sebelumnya. Oleh karena itu di tahun 2007 Pemkot Surabaya tanpa harus bingung kesana kemari langsung menerapkan aturan terbaru tersebut dengan menggunakan alat bantu Sistem Informasi Manajemen eBudgeting yang ada. Alhamdulillah …, ndak lagi deh lembur yang harus berbulan – bulan.

Salam.

Bingung karena banyak aturan dari pusat.

Ada cerita pilu kita di Surabaya selama berbulan bulan harus bertengkar sendiri antar SKPD mengenai interpretasi atas aturan yang ada. Mau ikut aturan A takut kebentur aturan B. Kuatirnya auditor akan memakai aturan B dan akhirnya menyalahkan kita. Kuatirnya ada pihak lain yang kemudian berpendapat bahwa harusnya atas kejadian tersebut adalah mengacu pada aturan C. Waduh …, bingung nih.

Kongkritnya ada kejadian yang sangat membingungkan kita saat akan menerapkan keppres 80/2003 jo Perpres 8/2006 dengan Permendagri 13/2006 jo Permendagri 59/2007. Teman – teman yang berkutat di masalah keuangan daerah ngotot banget harus pakai Permendagri, sedangkan yang biasa menangani pengadaan akan bersikukuh bahwa hanya Keppres-lah satu – satunya acuan utama mulai persiapan pengadaan, proses pemilihan penyedia, proses pelaksanaan dan prosedur pembayaran beserta dokumen – dokumennya. Wah gimana nih ?!

Alhamdulillah dengan kesabaran dan saling menghargai serta memahami teman yang berbeda pendapat, kemudian bertanya kesana kemari akhirnya ditemukan berbagai kesimpulan sebagai berikut :

  1. Kedua aturan tersebut tidak bisa dipakai salah satu dan harus dipakai dua-duanya karena saling melengkapi.
  2. Kontrak yang merupakan produk akhir dari proses pemilihan penyedia barang/jasa berdasarkan keppres akan dipakai sebagai dokumen awal pada saat pembayaran termin pekerjaan sesuai permendagri.
  3. Penandatangan kontrak menurut keppres adalah PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan PPK ini diangkat oleh PA/KPA. Jadi meskipun Permendagri mengamanatkan penandatangan adalah PA/KPA, dibuka pengertian bahwa PA/KPA bisa melimpahkan kewenangan dan tanggung jawab untuk menangani pekerjaan / pengadaan kepada PPK, termasuk penandatanganan kontrak.
  4. Oke, PA/KPA bisa menunjuk PPK, tapi siapa yang dapat ditunjuk menjadi PPK ? Ya jelas menurut Keppres PPK haruslah PNS yang sudah lulus sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa dari Bappenas. Kemudian timbul pertanyaan apakah PPK harus dibentuk ? mengingat bahwa sesuai permendagri yang merupakan turunan dari PP 58/2005 dan UU 1/2004 menyatakan bahwa penandatangan perikatan (kontrak) adalah PA/KPA. Disepakati kesimpulan bahwa PPK tidak harus dibentuk jika memang tidak ada personil yang memenuhi kualifikasi, konsekuensinya ya PA/KPA-lah yang menandatangani kontrak.
  5. Masalahnya, didalam permendagri disebutkan bahwa urutan proses keuangan dimulai dari pengadaan, lalu pelaksanaan dan diakhiri dengan pembayaran. Pembayaran akan diajukan oleh PPK selaku penandatangan kontrak dalam bentuk SPP (Surat Permintaan Pembayaran) kepada PA dan PA akan mengeluarkan SPM (Surat Perintah Membayar). Masalahnya jika PA yang tandatangan kontrak berarti PA juga yang menerbitkan SPP, tapi jika kemudian PA juga yang mengeluarkan SPM maka “internal control” tidak jalan kan ?! Maka disimpulkan bahwa lebih tepat jika penandatangan kontrak adalah KPA atau PPK. Jika tidak ada personil yang bisa menjalankan tugas sebagai PPK, maka KPA-lah yang menjalankan fungsi – fungsi sebagai PPK (KPA tidak melimpahkan kewenangan-nya untuk tanda tangan kontrak ke PPK).
  6. Lalu siapakah tokoh yang bernama PPTK (pejabat pelaksana teknis kegiatan) ? meskipun tokoh ini tidak terdapat di keppres, maka karena permendagri juga harus tetap dijalankan diambilah kesimpulan bahwa PPTK dapat diangkat dari pejabat strktural/staf dibawah KPA. MIsalnya di Dinas, maka PA adalah Kepala Dinas, KPA adalah Kepala Bidang dan PPTK adalah Kasi di bidang – bidang tersebut.

Nah, ternyata setelah berbulan – bulan bertengkar, akhirnya disepakati pengertian – pengertian atas para pihak yang ada di tugas – tugas pelaksanaan kegiatan. Nah, selanjutnya agar pengertian – pengertian ini tidak dijadikan perdebatan lagi antar teman, maka ditetapkanlah sebagai substansi Peraturan Walikota sesuai amanah Permendagri. Yaah, ini cuma berbagi pengalaman lhoo & barangkali ada teman – teman di daerah lain yang masih berdebat antar teman seperti kami beberapa bulan yang lalu, mungkin cerita ini ada gunanya.

Salam.