Surabaya membentuk komunitas RT dan RW di jejaring sapawarga.org dengan program e-RT/RW bersama PT. Telkom, Tbk

Dimulai dengan kegundahan Walikota Bambang DH ketika rapat staf di akhir 2009 mengenai belum optimalnya pengawasan proyek – proyek fisik yang jumlahnya sangat banyak dan tersebar luas di seantero wilayah kota, ditugaskan-lah beberapa pejabat pemkot termasuk Ir. Tri Rismaharini (saat itu Kepala Bappeko) guna mencari sistem yang efektif untuk meningkatkan kinerja pengawasan dan pengendalian proyek.

Setelah beberapa saat mencari ide, tim menemukan konsep bahwa pengawasan dan pengendalian harus melibatkan warga kota “secara personalized” karena warga kota-lah customer dari pemerintah kota, dalam arti bahwa dari customer-lah sumber informasi utama untuk mengetahui kelemahan layanan guna peningkatan kinerja diwaktu selanjutnya. Tim mengambil filosofi CRM (Customer Relationship Management) yang banyak digunakan oleh perusahaan multi nasional dalam mempertahankan keberadaan-nya di tengah persaingan global. Disimpulkan bahwa dengan menerapkan filosofi CRM ini tidak hanya pengawasan dan pengendalian proyek yang akan terangkat naik kinerjanya, tapi banyak hal lain terkait pelayanan publik bisa di-push kualitas-nya.

Konsep terus dimatangkan di awal tahun 2010. Secara operasional warga harus disediakan media untuk bisa berkomunikasi dengan sesama warga lain dengan cepat, murah dan akurat untuk dapat membicarakan permasalahan lingkungan tempat tinggalnya secara pribadi maupun secara berkelompok (group). Dengan cara ini diharapkan partisipasi warga untuk membangun lingkungan-nya akan terwujud. Tentunya saluran komunikasi yang sama juga harus disediakan jika ada warga/ kelompok warga ingin berkomunikasi dengan pejabat pemkot yang terkait dengan permasalahan yang ingin diselesaikan. Diperhitungkan akan sangat efektif jika komunikasi tersebut bisa menyertakan data berupa voice, text, angka maupun foto/ video. Dari konsep dasar ini disimpulkan bahwa media yang dibutuhkan adalah semacam situs jejaring sosial yang sekarang sedang booming seperti facebook, twiter dan sejenisnya namun yang lebih terkendali dan bertanggung jawab. Akhirnya dikembangkan-lah situs sapawarga.org sebagai wadah komunikasi warga untuk membangun kota surabaya tercinta.

Apa dengan develop sapawarga.org sudah cukup untuk bisa mempercepat pembangunan kota dan memperbaiki layanan publik ? Tentu tidak. Hal itu saja tidak cukup. Kalau terbatas situs web dipandang masih kurang optimal untuk mendukung gerak langkah membangun kota dari unsur pembentuknya. Komunitas terkecil warga yaitu RT dan RW sebagai unsur pembentuk kota  harus difasilitasi secara nyata untuk menjadi tulang punggung jejaring komunikasi ini. Ketua RT dan Ketua RW di kampung harus menjadi pendorong terbentuknya ”kampung cyber” yaitu situasi kampung/ lingkungan pemukiman yang mana semua aktifitas kehidupan warga-nya difasilitasi oleh ICT (Information & Communication Technology). Jelas kebutuhan infrastruktur jaringan sangat penting untuk disediakan. Untuk itulah peran CSR PT. Telkom Tbk menjadi sangat strategis. Lalu digelar-lah program ”e-RT/RW” yang menggabungkan kehandalan menu – menu situs sapawarga.org dengan penyediaan infrastruktur jaringan berupa pemberian modem dan abonemen gratis selama 6 bulan kepada ketua RT/RW yang telah siap (mempunyai telepon telkom dan PC di rumahnya) oleh PT. Telkom, Tbk.

Efektifitas dari program e-RT/RW ini terletak pada adanya anggota tetap (fixed member account) sapawarga yaitu seluruh kepala SKPD termasuk Camat, kemudian Lurah, ketua RW dan ketua RT. Nah ketua RT sebagai koordinator terkecil komunitas warga diupayakan terhubung dengan dunia maya dan diposisikan sebagai jembatan komunikasi sekaligus jendela masuk (entry windows) urusan warga terkait layanan umum yang diberikan oleh pemerintah kota. Lewat situs sapawarga.org ini semua urusan terkait kependudukan yang rangkaian proses-nya melalui ketua RT dan RW seperti surat pengantar RT/RW, layanan sidik jari warga, laporan lahir, mati dan pindah (lampid) dilakukan secara on line. Karena proses dilakukan secara on line, maka dalam hitungan detik data dan verifikasi-nya sudah sampai ke kecamatan dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Hal ini sangat membantu jika warga yang membutuhkan layanan sangat sibuk dan RT/RW-nya juga sedang tidak ditempat. Apalagi dalam waktu dekat sapawarga versi seluler juga akan segera diluncurkan. Sehingga dimanapun warga berada urusan mereka dapat diproses oleh RT/RW, karena pengajuan proses juga dapat ter-notifikasi ke hand phone RT/RW yang juga terdaftar di situs sapawarga.org.

Apakah ada manfaat yang lain ? Masih banyak fungsi sapawarga.org yang dikembangkan untuk kecepatan dan ketepatan penanganan keluarga miskin yang dapat dikendalikan langsung kevalidan datanya oleh Ketua RT dan Ketua RW. Dengan sistem ini Ketua RT dapat langsung melaporkan secara real time jika ada kejadian awal wabah penyakit atau ada anak putus sekolah karena orang tuanya mendadak miskin. Disamping itu monitoring terhadap keberhasilan program penanggulangan kemiskinan seperti pemberian beras bagi Gakin, BLT, pelatihan ketrampilan dan sejenisnya akan dapat dilakukan dengan tepat oleh Ketua RT dan RW. Yang juga dirasa besar manfaatnya adalah kemampuan situs ini untuk menyediakan media laporan warga (yang juga bisa menjadi member) jika ditemukan penyimpangan di lapangan. Sehingga kader dari SKPD terkait sektor yang bertanggung jawab terhadap program penanganan kemiskinan dapat dengan cepat mengambil langkah penanganan.

Yang tidak kalah menarik di situs sapawarga.org adalah adanya menu yang masuk dalam genre eCommerce, yaitu eToko. Di sapawarga.org, warga yang sudah menjadi member (sudah mempunyai akun di situs jejaring komunikasi warga kota tercinta ini), termasuk para Gakin yang telah dilatih banyak ketrampilan oleh beberapa SKPD terkait dapat memasuk-kan produk-nya untuk dapat dipasarkan secara on line. Seperti amazon.com, eToko ini akan menjadi ”e-market place” bagi sesama warga kota, dengan kata lain sapawarga.org merupakan salah satu pengungkit lajunya perekonomian warga kota.

Disamping itu, salah satu andalan dari sapawarga adalah menu pengaduan proyek sebagai penyempurnaan sms gate way pengaduan proyek yang dirintis pemkot di akhir tahun 2008. Tahun lalu sistem kendali proyek berbasis laporan warga by sms sudah dikembangkan, namun belum begitu efektif karena informasi proyek yang diharapkan dapat dilihat warga dilokasi pekerjaan melalui papan pengumuman proyek banyak tidak dipasang dengan benar oleh para kontraktor. Dengan sapawarga ini, informasi tentang proyek di tiap wilayah/ lingkungan pemukiman akan dapat di-broadcast oleh sistem ke account member para ketua RT dan RW. Dengan demikian jika ditemukan adanya indikasi penyimpangan, ketua RT dan RW bisa melaporkan ke sistem di sapawarga. Info tersebut akan otomatis tersampaikan ke account Kepala SKPD penanggung jawab proyek, account Pimpro dan juga account Inspektorat. Melalui integrasi dengan sistem sms gateway pengaduan proyek y ang lebih dahulu dikembangkan, laporan ini juga terforward ke nomor hand phone Kontraktor dan Pengawas Proyek yang sudah di-input di sistem ini. Untuk itulah jika semua pihak terkait tidak segera mengambil langkah sesuai prosedur setelah mendapatkan laporan warga, maka inspektorat dapat mengambil posisi penanganan sesuai kewenangan-nya dengan cepat.

Seterusnya situs sapawarga.org bisa terus disempurnakan sesuai kebutuhan warga sebagaimana facebook yang tidak pernah berhenti untuk di-ubah – ubah menjadi lebih baik dan powerfull.

Surabaya Performance Award (SPA) 2009, budaya kerja baru di Pemkot Surabaya

Sudah lama tidak posting dan ditanya sama teman baru di dunia maya kenapa kok blog-nya jarang up date ? Saya jawab : he’eh nih, berbulan – bulan tekun bersama tim untuk membuktikan bahwa sistem informasi manajemen pengelolaan keuangan daerah terintegrasi yang coba kami bangun benar – benar bisa running well. jadi ndak sempat nulis di Blog. Nah karena sekarang sudah kelar meskipun belum sempurna benar, maka disempatkan lagi up date tulisan.

Para pemirsa sekalian …, walaaah kok malah kayak presenter acara TeVe saja he he he.  Sebenarnya yang kemarin saya dan teman – teman kerjakan adalah mewujudkan ePerformance yang bisa memperhitungkan nilai kinerja SKPD, para PPKm (Pejabat Pembuat Komitmen), dan para vendor (penyedia barang/jasa) serta segenap PNS di lingkup Pemkot Surabaya secara otomatis berdasarkan up date data mereka pada aplikasi – aplikasi lain yang ada pada GRMS (Government Resources Management System) dan beberapa aplikasi tambahan untuk ePerformance. Seperti pernah saya tulis pada artikel lain di blog ini, semua pihak di pemkot Surabaya (SKPD, Penyedia barang/jasa dan Masyarakat) sudah di fasilitasi dengan IT dalam menjalankan aktifitas pengelolaan keuangan dan kegiatan-nya. Pada saat awal  menyusun rencana anggaran telah disiapkan eBudgeting, lalu pada awal tahun angggaran semua PA dan PPKm menyiapkan rencana detail kegiatan-nya di eProject dan dilanjutkan dengan fasilitasi proses pengadaan melalui eProcurement. Tidak berhenti di sini, semua kontrak disusun dengan fasilitas yang ada di eDelivery yang juga dilengkapi dengan menu – menu untuk menunjang proses administrasi kemajuan pekerjaan dan pengajuan termijn pembayaran. Nah informasi dari aktifitas riel pada eDelivery ini akan diperbandingkan dengan data rencana pada eProject untuk dilihat efisiensi, efektifitas dan lain – lain parameter ukuran sebagai pendekatan guna mengetahui kinerja para pihak di internal dan eksternal pemkot yang terkait proses pelaksanaan APBD.

Mengapa informasi mengenai kinerja ini dinilai sangat strategis ? mengapa pencapaian prestasi dan kinerja dari segenap insan birokrasi sebagaimana tupoksi masing – masing dianggap sangat penting untuk diberikan apresiasi oleh manajemen Pemerintah kota ? Jawaban-nya adalah karena manajemen pemerintah kota menyadari bahwa dengan penerapan corporate culture yang menghargai prestasi di lingkup birokrasi, diharapkan akan terbangun motivasi bekerja yang terbaik dan tidak asal – asalan serta selalu berupaya melakukan break trough (terobosan) untuk meningkatkan mutu layanan dan tugas – tugasnya.

Maka dari itulah dikembangkan instrument pengukuran kinerja untuk digunakan di ePerformance. Instrument dikembangkan dari berbagai peraturan perundang – undangan yang berlaku dan instrument pengukuran kinerja yang sudah establish seperti malcolm balridge criteria for performance excellence.

Kategori yang diberikan pada SPA 2009

1. Kategori THE BEST PERFORMANCE INSTITUTION

Apresiasi ini diberikan  kepada SKPD/Unit Kerja yang telah :

  • Menentukan tantangan strategis, menetapkan strategi dan sasaran-sasaran strategis dengan memperhatikan tantangan-tantangan sembari meningkatkan kelebihan-kelebihan SKPD/ Unit Kerja;
  • Melakukan pengembangan, perbaikan terus-menerus, maupun pembaharuan organisasi sehingga kinerja SKPD/ Unit Kerja semakin meningkat;
  • Melaksanakan proses kerja yang berkualitas sesuai sesuai standar organisasi;
  • Memberikan kepuasan terhadap pengguna terhadap layanan yang diberikan, bisa membangun hubungan untuk mendapatkan, memuaskan dan mempertahankan pengguna layanan;
  • Meningkatkan loyalitas pengguna layanan serta mengembangkan peluang baru;
  • Menerjemahkan sasaran-sasaran strategis menjadi rencana-rencana kerja, memproyeksikan kinerja organisasi kedepan atas ukuran-ukuran kinerja atau indikator-indikator utama terhadap pembanding utama.

2.   Kategori THE BEST ACHIEVEMENT PROGRAM

Apresiasi ini diberikan kepada SKPD/Unit Kerja yang dinilai dapat memenuhi janji atas kontrak kinerja yang ditandatanganinya dengan Walikota. SKPD/Unit Kerja mendapatkan penghargaan kategori ini jika dapat menjalankan program/kegiatan dengan efektif sehingga di masa waktu tertentu/ akhir tahun keluarannya sudah dapat memberikan manfaat kepada masyarakat. Pendekatan kemajuan fisik kegiatan/pekerjaan sebagai indikator kunci dilakukan untuk mengevaluasi keberhasilan SKPD/Unit Kerja pada sub kategori ini. Guna mempertajam obyektifitas penilaian, diberikan tambahan instrumen pengukuran yaitu faktor efisiensi nilai kontrak terhadap alokasi anggaran dan pengurangan instrument pengukuran yaitu faktor inkonsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan.

3. Kategori THE BEST VENDOR

Apresiasi ini diberikan kepada penyedia jasa konstruksi, pemasok barang maupun konsultan yang memberikan kinerja terbaik dari segi proses pemilihan, proses pelaksanaan sampai kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Mekanisme penilaian menggunakan sistem poin. Penilaian terhadap kategori ini terdiri dari

a. Penilaian pra pelaksanaan :

  • Aktif  dalam melakukan penawaran pada aplikasi eProcurement;
  • Jumlah kontrak yang diperoleh di tahun 2009 tinggi;
  • Jumlah nilai nominal semua kontrak yang dimenangkan pada tahun 2009;
  • Efisiensi dilihat dari perbandingan nilai kontrak terhadap nilai OE (Owner Estimate).
  • Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
  • mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
  • dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

b. Penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan diapresiasikan untuk pekerjaan vendor yang :

  • Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
  • mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
  • dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

c. Penilaian kualitas pekerjaan.

Penilaian ini  dilaksanakan setelah melalui proses penilaian proses pemilihan dan penilaian proses pelaksanaan di lapangan. Penilaian dilakukan terhadap 10 perusahaan atau vendor dengan poin tertinggi. Penilaian akhir dilakukan dengan melihat tingkat kepuasan layanan meliputi Pengguna Anggaran, PPKm, Pengawas dan partisipasi masyarakat pengguna output melalui quisioner penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan

4. Kategori THE BEST ADMINISTRATIVE PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan  kepada para Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) yang telah Memberikan performa terbaik dalam menjalankan tugas– tugasnya dalam menyelesaikan kegiatan/ mewujudkan keluaran pekerjaan dari sisi efektifitas, efisiensi dan konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Guna memberikan keadilan penilaian atas perbedaan beban kerja/bobot tugas dalam menjalankan fungsinya sebagai PPKm, maka diberikan faktor koreksi atas penilaian ini dari sisi kompleksitas yang dicerminkan dari :

  • Besarnya nilai anggaran kegiatan yang menjadi tanggung jawab PPKm;
  • Jumlah paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawab PPKm; dan
  • Sebaran lokasi kegiatan/ pekerjaan untuk pekerjaan fisik dan jumlah sebaran kelompok sasaran untuk kegiatan non fisik;

5. Kategori THE BEST LEADERSHIP PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan kepada para kepala SKPD/ Unit Kerja yang telah memberikan performa terbaik dari sisi  kepemimpinan Organisasi dan pribadi serta tanggung jawab sosial dalam menjalankan tugasnya. Beberapa instrument pengukuran yang dipakai sebagai berikut :

  • Keteladanan/Integritas
  • Inspirasi dan Motivasi
  • Komitmen terhadap Renstra
  • Pelembaga Renstra
  • Pendorong perilaku etis
  • Pembentuk budaya organisasi
  • Penyeimbang kepentingan semua pengguna layanan SKPD

Itulah gambaran pelaksanaan Surabaya Performance Award dan ukuran-ukuran penilaian yang ada di dalamnya. Menyadari  bahwa ini belum betul – betul sempurna maka saran dan kritik tetap sangat diperlukan. Terima kasih dan sampai ketemu di tulisan selanjutnya. Salam.

Keppres 80/2003 akan direvisi total ?

Minal Aidin Wal Faidzin, mohon maaf lahir dan batin atas segala perbuatan dan ucapan (termasuk tulisan/ postingan di-blog ini kali yee) di masa lalu. Semoga Amal ibadah yang masih tertatih – tatih dan belajar ini mendapatkan Ridlo Allah meskipun dikit, amin.

Hari ini baru masuk hari pertama setelah cuti bersama lebaran dan buka internet setelah beberapa hari ini isinya cuman maen sama anak – anak dirumah dan silaturahmi ke Orang Tua, Kerabat dan para sahabat. Baru sempat baca koran dan ngobrol – ngobrol dengan teman dikantor dan eeh, di Harian Kompas tanggal 6 Oktober 2008 ini ada berita cukup menarik tentang Langkah Kebijakan untuk Mengantisipasi Dampak Krisis Ekonomi AS (Negerinya para Koboi).

Di halaman utama harian tersebut di-ilustrasikan grafis yang cukup menarik tentang langkah kebijakan yang akan diambil pemerintah di sektor riel dan sektor moneter. Saya ndak cukup tertarik dengan sektor moneter karena ndak begitu ngerti he he he. Nah yang saya rasa nyata efeknya untuk menggerak-kan ekonomi ya sektor riel dan kami di Pemda biasanya ya bergerak di hal – hal yang ada hubungannya dengan sektor riel.

Menurut ulasan di koran tersebut, sektor riel yang akan dibenahi terdiri dari 6 langkah dan yang pertama adalah : Mendorong percepatan belanja pemerintah dan penyerapan anggaran dengan merevisi keppres 80 tahun 2003 (pedoman pengadaan barang/jasa pemerintah) untuk mempercepat proses pengadaan barang/jasa pemerintah” .

Nah tuh, akhirnya pemerintah pusat sepakat juga bahwa keppres 80/2003 masih perlu penyempurnaan agar penyerapan keuangan lebih kencaaang he he he. Jadi memang betul-lah bahwa di saat pemberantasan korupsi sedang giat-giatnya dilakukan dan prosedur pengadaan di keppres 80/2003 dijadikan rujukan penegak hukum untuk mencari panitia pengadaan dan PPKm yang dapat dikenakan pasal korupsi, maka mereka semua jadi tiarap. Mending ndak usah ada pengadaan yang penting ndak ada resiko mampir ke hotel prodeo. Ditegur pimpinan atau sampai dimutasi-pun okeylah asalkan nama baik diri dan keluarga tidak rusak gara – gara persepsi yang beda mengenai prosedur yang ada di keppres 80/2003. Maksudnya ? Ternyata para penegak hukum (penyidik) juga ndak semuanya bersertifikat keahlian pengadaan barang/jasa. Sehingga, seringkali jika ada sedikit masalah yang tidak pas dalam prosedur pengadaan (karena di keppres sendiri juga ada beberapa ketentuan yang saling bertabrakan), penyidik langsung meng-kaitkan dengan pasal – pasal di UU Tipikor yang memang sudah menjadi keahlian-nya, alamaaak !!! Merinding disco nih !?

Nah, kita semua berharap agar revisi Keppres 80/2003 nantinya bisa lebih memberikan kepastian tentang prosedur pengadaan dengan langkah – langkah yang lebih sederhana dan tidak menciptakan pintu – pintu kemungkinan kesalahan administrasi yang bisa diseret – seret ke arah pidana korupsi (karena beberapa kasus kesalahan administrasi adalah karena kekurang-pahaman panitia pengadaan atau PPKm atau petugas administrasi lainnya, meskipun beberpa yang lain tampaknya memang berniat untuk melakukan penyimpangan).

Saya rasa policy pemerintah pusat di bawah koordinasi Bu Sri Mulyani bisa bener – bener mewujudkan revisi keppres pengadaan barang/jasa pemerintah tersebut menjadi lebih sempurna, dan tentunya LKPP pasti akan total mencurahkan segala daya upayanya untuk menyempurnakan sistem yang ada (karena beberapa saat lalu beberapa pejabat LKPP menyampaikan akan merencanakan ada revisi keppres 80/2003). Syukur – syukur dalam revisi keppres tersebut dapat diatur tentang pelaksanaan eProcurement, sehingga lebih ada kepastian hukum guna melengkapi substansi UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) yang disahkan beberapa waktu yang lalu.

Akhirnya jika pengadaan barang/jasa menjadi lebih mudah dan aman bagi panitia pengadaan dan PPKm serta kompetitif bagi para penyedia barang/jasa, maka penyerapan keuangan akan lebih tinggi dan berarti peredaran uang di masyarakat makin banyak dan pada akhirnya bisa mendorong pertumbuhan ekonomi, tul ndak ?! akhirnya ?  Ya mudah-mudahan negeri kita ndak terimbas ekonomi yang memburuk di negerinya “Om Bush” .

Okeylah mari kita doakan Bapak – Bapak di LKPP bisa segera merealisasi-kannya, amin.

Salam.

NELANGSA di-JUDGE oleh masyarakat bahwa PNS semua koruptor.

Kemarin siang hati ini meradang sekaligus nelangsa (sedih buangeet) ketika menjadi nara sumber bersama DR. Agus Prabowo, Deputi Bidang Pengembangan Strategi dan Kebijakan LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) pada acara PUBLIC CORNER yang digagas The Asia Foundation (Mas Hari dan Mbak Frida cs) & disiarkan secara on air oleh Metro TV dipandu Mbak Githa Nafeeza.

Apa pasal kok sampai segitu sedihnya ?! ceritanya pada acara bedah masalah reformasi pengadaan barang/jasa publik tersebut ada pemirsa yang menuduh bahwa semua seragam coklat (PNS) itu koruptor semua, terutama pada proses pengadaan barang/jasa (lelang). Wuah …, darah yang masih cukup encer (belum terlalu kental kena kolesterol) karena masih muda ini (ceileee ngakunya tetap seperti mahasiswa aje …) mendidih juga. Meskipun kita – kita ini bukan malaikat yang tak ada dosa, tapi kalau semua dituduh koruptor ya ndak bisa terima kan ?!!

Langsung saja saya nyerobot Mbak Githa yang lagi ngomong dengan menjelaskan bahwa ndak semua PNS itu koruptor. Bahwa masih banyak PNS yang mentalnya belum bener, atau tidak berkompeten dalam menjalankan tugas-tugasnya atau bebagai kelemahan yang lain, memang ya. Tak bisa-lah semua disama-ratakan begitu. Huuuuh !!! enak saja tuh si pemirsa ngomong. Itu para dokter/perawat di RSUD dan guru yang mengajar anaknya pemirsa tadi di sekolah negeri apa bukan PNS ? apa mereka koruptor juga haa ?! (lho kok saya jadi marah – marah ya disini ?! bisa berkurang deh pahala puasa-nya he he he. Kalau pas siaran kemarin ya ndak ngomong sekasar ini-lah, kan harus jaim dong !!! he he he).

Saya jadi ingat tulisan Ibu Siti Nurbaya di harian jawa pos kemarin pagi (seingat saya Beliau adalah mantan Sekjen Depdagri deh) bahwa hasil penelitian tim Beliau bersama Institut Reformasi Birokrasi Indo Pos-Jawa Pos (IRB-IPJP) terhadap birokrasi di negeri ini yang dilakukan dengan metodis dan sistematis menunjukkan bahwa 36% BIROKRAT MEMPUNYAI INTEGRITAS YANG SANGAT KUAT dan 60% CUKUP KUAT. Penelitian ini sangat canggih karena mulai perumusan konsep, sampling untuk uji konsep, verifikasi dan clustering (konfigurasi), diskusi kelompok terarah (focus group discussion), hingga deteksi tipologi pejabat eselon I tingkat pusat karena dianggap bisa mewakili dilakukan dengan cermat dengan waktu hampir 1 tahun. Bahkan sampling yang diambil cukup banyak yaitu sebanyak 91 (= n) dari 586 populasi (=n) atau 16%. Insya Allah kita ada di dalam 36% atau yang 60% itu-lah he he he. Kesimpulannya ??? yang 4% itulah yang ndak beres !!! mungkin koruptor, pemalas, si pemungli dll yang buruk – buruk ada di kelompok 4% itu. Memang kalau bicara korupsi, efek-efeknya meskipun hanya dilakukan sedikit orang sudah pasti akibatnya sangat buruk sekali. Ibarat pepatah ”karena nila setitik rusaklah susu se-belanga”.

Trus piye ?! apa saya sudah terima dituduh termasuk pelaku KKN ? Kalau dituduh ya ndak tarima-lah. Apalagi kami sudah menunjukkan langkah-langkah improvement yang sangat nyata untuk memperbaiki sistem bekerja di birokrasi (paling ndak di tempat saya dan teman – teman saya bekerja). Penerapan eProcurement dan eBudgeting sebagai konsen pemkot Surabaya selama 4 tahun terakhir mestinya di-apresiasikan positif. Bahkan kedua sistem tersebut disempurnakan menjadi GRMS (Government Resource Management System) dengan benchmark ke sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang sangat terkenal di privat sector. Memang sih beberapa pihak sudah memberikan penilaian positif tapi memang pemirsa yang ngomongnya tengik kemarin mungkin ndak tahu ada beberapa instansi yang sudah merubah dan mereformasi dirinya sedemikian cepat kearah yang lebih baik, transparan dan akuntabel. So, kalau begitu ya ndak semestinya saya harus sewot dengan prespektif pemirsa yang minor pada PNS saat acara public corner kemarin ya ?! Untungnya kemarin saya masih bisa pura – pura tidak terusik dengan masalah itu meskipun panas hati juga he he he.

Okeylah yang penting saya, teman – teman PNS lain dan kita semua yang mungkin tergolong masih mempunyai integritras senantiasa terus memperbaiki diri. Masyarakat membutuhkan kerja dan kinerja kita. Niatkan pula bahwa kita bekerja adalah untuk melayani orang lain dengan tujuan ibadah. Insya Allah akan dimudahkan segalanya, amin.

Salam.

eGovernment, bisakah diterapkan ?

Kemarin saya mengisi semacam kuliah tamu di Universitas Surabaya (Ubaya) untuk adik – adik mahasiswa jurusan teknik informatika dan jurusan sistem informasi untuk topik eGovernment. Menurut kolega kerja yang menjadi dosen di jurusan tersebut, adik – adik mahasiswa tersebut masih awam tentang eGov, maksudnya bahwa mereka tidak tahu bayangan sama sekali bahwa di instansi pemerintah juga bisa diterapkan Information Technology (IT), bahkan di beberapa kantor sudah sangat maju implementasi IT-nya.. Dalam bayangan mereka kantor pemerintah itu ya tempat mengurus KTP dan harus datang sendiri dan harus bayar tips ini itu biar lancar, duuuh … kesian deh kami di pandang sebelah mata oleh para generasi muda bangsa he he he.

Akhirnya saya jelaskan di acara tersebut bahwa pemerintah daerah di kota mereka paham betul bahwa saat ini adalah era-nya DIGITAL ECONOMY. Menurut Turban, pada era ini “… conducting business in the digital economy means using web-based system on the internet and other electronic network to do transactions electronically …”. Saya sampaikan bahwa teman – teman birokrasi di Pemkot Surabaya sadar betul bahwa kalau ingin birokrasi ini tetap survive dalam melayani masyarakatnya maka harus juga memposisikan diri seperti pelaku lain di dunia global dalam bertransaksi yaitu menggunakan sistem elektronik menggunakan web base. Mereka bertanya apa saja sih transaksi yang dilakukan oleh Pemkot ? Saya jelaskan bahwa hampir semua lini dalam proses birokrasi terdapat transaksi yang sifatnya berkaitan langsung dengan uang maupun tidak. Nah, penggunaan sistem informasi secara elektronik, khususnya yang berbasis web untuk melaksanakan proses administrasi dan layanan publik oleh instansi pemerintah …inilah yang dikenal sebagai electronic government atau sering disebut eGov.

Yang menjadi benchmark kami untuk diterapkan di sistem eGov ya aplikasi – apikasi yang mendunia saat ini. Kami sangat ter-inspirasi dengan konsep ERP (Enterprise Resource Planning) yang mana sistem ini “attempts to integrate all departments and functions across a company onto a single computer system that can serve all those different departments’ particular needs …”. Seperti yang pernah saya jelaskan di beberapa postingan lalu, dari konsep ERP inilah muncul produk unggulan yang kami create dengan segala daya upaya yang kami beri title GRMS (government resource management system). Di dalam GRMS ini kami integrasikan eBudgeting – eProject – eProcurement – eDelivery – eControlling & ePerformance dalam satu kesatuan sistem informasi yang dapat melayani semua satker.

Salah satu audience ada yang bertanya tentang infrastruktur eGov. Terhadap pertanyaan ini saya jelaskan bahwa pengembangan e-government disuatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi:

1. Suprastruktur e-government yang memuat antara lain e-leadership, SDM dan peraturan;

2. Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan.

3. Infrastruktur informasi yang memuat antara lain struktur data, format data, data sharing, dan sistem pengamanannya.

4. Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi antar muka (interface), dan aplikasi back office.

Termasuk yang menjadi perhatian peserta kuliah pagi itu adalah mengenai kendala dan solusi apa yang diterapkan oleh Pemkot Surabaya saat implementasi sistem eGov. Pertanyaan ini saya jawab sebagai berikut :

1. Perubahan budaya kerja dari manual ke elektronik;

2. Kekuatiran kehilangan kesempatan berkarir dengan model bekerja yang baru;

3. Mental “PNS gaji kecil tapi ceperan banyak” yang cenderung membuat jalur proses sendiri yang rumit (membuat banyak meja untuk urusan …);

4. Tenaga di bidang ICT di lingkup Pemda masih sangat langka

5. Data base masih jalan sendiri – sendiri, bahkan sebagian besar masih paperbase bukan paperless

Sedangkan solusi yang kami terapkan di Pemkot Surabaya antara lain :

1. Pemaksaan proses bisnis tertentu yang dikaitkan dengan kepentingan organisasi;

2. Pembuatan aplikasi SIM dilakukan sendiri melibatkan programmer internal + outsourcing (karena System Analys dari konsultan sering kesulitan menemukan apa maunya org internal);

3. Pemakaian beberapa software non lisensi seperti linux, postgress SQL dll untuk support;

4. Pembuatan infrastruktur jaringan antar Satker;

Ya begitulah cerita tentang pengalaman saya pertama kali ketemu adik – adik mahasiswa yang masih murni dan tidak aneh – aneh kalau tanya. Beda banget kalau mengisi seminar/workshop yang selama ini sering saya lakukan dan peserta-nya adalah para PNS, isi pertanyaan-nya tendensius terus he he he.

Okey, salam.

Hal ikhwal tentang Perubahan APBD

Hari – hari ini pasti di beberapa kota/kabupaten pasti sedang disibukkan dengan penyusunan APBD TA 2009 dan Perubahan APBD TA 2008. Lho apa itu perubahan APBD ? samakah dengan revisi APBN yang sering ditulis dikoran – koran ? Bilamanakah boleh dilakukan perubahan APBD ? apa saja sih syarat-nya ?

Menurut Permendagri 13/2006 jo Permendagri 59/2007 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah disebutkan tentang hal ikhwal perubahan APBD yang secara garis besar disebutkan bahwa syarat perubahan APBD jika asumsi Kebijakan Umum Anggaran (KUA) seperti proyeksi pendapatan daerah, alokasi belanja daerah, sumber dan penggunaan pembiayaan yang semula ada di KUA perlu dirubah.

Sedangkan hal-hal lain yang perlu mendapatkan perhatian jika SKPD tertentu mengajukan Perubahan APBD antara lain :

  1. Pengajuan perubahan tersebut masih sesuai dengan tolok ukur kegiatan yang menjadi target kegiatan semula;
  2. Progress pelaksanaan kegiatan/ capaian ouput serta penyerapan anggaran pada saat mengajukan tambahan anggaran harus menunjukkan prestasi yang menggembirakan. Tidak elok kalau progress penyerapan masih 8% di bulan juli kemudian mengajukan tambahan anggaran yang besar. Jelas performa APBD diakhir tahun akan jeblog karena anggaran yang tidak terserap akan besar;
  3. Jika toh progress penyerapan demikian bagusnya, diusahakan keluaran dari tambahan anggaran baru harus selesai pada akhir bulan desember. Jangan sampai terjadi kegiatan yang tidak selesai gara – gara ada tambahan anggaran dan terpaksa harus ada DPA-Lanjutan di tahun berikutnya;
  4. Jadi tidak dibolehkan ada tambahan anggaran pada saat perubahan APBD yang kemudian terjadi kontrak atas anggaran tersebut dengan masa berlaku kontrak melebihi akhir desember tahun berjalan. Kecuali karena satu dan lain hal yang sifatnya KAHAR (Force Majeur) sehingga kontrak yang semula berakhir desember kemudian molor sampai di tahun berikutnya;
  5. Oleh karena itu biasanya proyek – proyek fisik berskala besar seyogjanya tidak diplot-kan di saat perubahan APBD karena takut penyerapan keuangan-nya tidak lancar dan banyak sisa anggaran tidak termanfaatkan;
  6. Eee … eeeh apalagi ya ?!

Yaah cuma itu yang saya ingat. Kapan – kapan kalau ada yang ingat akan saya tambahkan di postingan ini. OKey atas perhatian dan perkenan membaca tulisan ini saya sampaikan terima kasih.

Salam.

Pembagian peran antara PPK dengan Panitia Pengadaan

Beberapa hari lalu ada sedikit perdebatan antara beberapa teman mengenai pembagian peran antara PPK dengan Panitia Pengadaan. Ini terkait dengan keberadaan Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang posisinya sekarang relatif independen terhadap PPK dan Kepala SKPD selaku pengguna anggaran. Yang diperdebatkan antara lain mengenai apakah panitia pengadaan di ULP (yang disebut sebagai gugus tugas pengadaan) boleh merubah spesifikasi pada saat Aanwijzing, siapa yang harus menjawab sanggahan dari peserta lelang, siapa yang berhak melakukan black list pada peserta lelang, dan lain – lain-nya.

Menurut saya atas rujukan regulasi (Keppres 80/2003 jo Perpres 8/2006 serta aturan – aturan yang mendukung), pembagian peran tersebut seharusnya :

  1. Yang mempunyai wewenang untuk menyusun Design Engineering Design (DED) yang didalamnya ada gambar teknis, spesifikasi teknis dan Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah PPK. Nantinya semua dokumen ini dijelaskan kepada peserta lelang oleh panitia pengadaan dengan terlebih dulu menyesuaikan standar harga yang ada di RAB dengan harga pasar saat lelang akan diadakan. Pada saat Aanwijzing, panitia pengadaan tidak boleh melakukan perubahan spesifikasi atas tekanan peserta lelang kecuali atas persetujuan PPK selaku pemilik pekerjaan dan dimasukkan dalam BA Aanwijzing. PPK dalam menyetujui perubahan spesifikasi teknis harus tetap memperhatikan apakah sesuai dengan fungsi keluaran yang ada dokumen pelaksanaan anggaran (DPA/DIPA).
  2. Selanjutnya jika ada sanggahan terhadap hasil lelang, maka yang mempunyai wewenang untuk menjawab adalah PPK. Mengapa demikian ? sebab hasil pengumuman lelang yang adalah atas persetujuan PPK meskipun list calon pemenang disusun dan diajukan oleh panitia pengadaan. Bahwa nantinya panitia akan banyak membantu PPK membuat materi jawaban sanggahan adalah soal lain. Jika penyanggah tidak puas atas jawaban sanggahan dan ajukan sanggahan banding (menurut aturan ditujukan ke Kepala Daerah), maka yang berwenang menjawab sanggahan adalah Kepala Daerah. Afdol-nya, konsep jawaban sanggahan banding yang ditanda tangani Kepala Daerah jangan dibuat oleh PPK atau Kepala Satker-nya saja karena Kepala Daerah bisa terjebak mengikuti penafsiran sepihak PPK dan Kepala Satker. Jadi satker lain terkait (misal bagian/ biro hukum, badan pengawas/ inspektorat, bagian/ biro keuangan, dll) harus turut diajak ngomong untuk diskusikan jawaban sanggahan banding agar lebih fair (jangan – jangan panitia pengadaan dan atau satker memang salah penafsiran).
  3. Selanjutnya mengenai black list, siapakah yang berwenang menetapkan ? tentunya dilihat dulu pada tahapan mana peserta lelang melakukan kesalahan fatal sehingga harus di-black list. Semestinya jika pelanggaran masih pada tahapan proses lelang yang ditangani panitia pengadaan (misalnya seperti tidak menyertakan atau memalsukan dokumen jaminan penawaran), maka panitia pengadaan dapat memberikan black list. Tapi jika pelanggaran dilakukan setelah penetapan pemenang, maka yang berwenang mengeluarkan black list adalah PPK-nya.

Okey sementara begini, ntar kita diskusikan lebih lanjut di lain waktu, trims.

Salam.