Pengembangan e-Procurement melalui SCM

A. LATAR BELAKANG

Tuntutan Kualitas Hasil Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Kota Surabaya telah melaksanakan proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (eProcurement) sejak tahun 2004. Berbagai manfaat dan hasil telah diperoleh seperti pengakuan banyak pihak terhadap transparansi dan akuntabilitas Pemerintah Kota dalam mengelola APBD khususnya belanja proyek. Disamping itu efisiensi yang cukup signifikan juga menjadi salah satu point penting dari keberhasilan implementasi eProcurement di Pemerintah Kota Surabaya.

Dalam perkembangan-nya, ternyata efektifitas dan efisiensi pelaksanaan lelang secara elektronik masih menyisakan pekerjaan rumah yang tidak mudah, diantaranya adalah issue mengenai kualitas. Banyak kalangan mencoba mengaitkan rendahnya harga pemenang lelang dengan indikasi rendahnya kualitas. Dan issue ini layak menjadi perhatian ketika berbagai bukti di lapangan ditemukan dan mendukung indikasi tersebut.

Analisa terhadap data yang ada menunjukkan bahwa paket pekerjaan dibawah 50 juta dan paket lelang yang kebetulan harga kontrak-nya tidak begitu jauh dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS/OE) yang ditawarkan panitia juga tidak 100% bagus semua kualitasnya.

Sulit-nya Panitia Menyusun HPS/OE

Pelaksanaan lelang selalu didahului dengan menyusun harga perkiraan pekerjaan yang sering disebut sebagai Harga Perkiraan Sendiri (HPS) / Owner Estimate (OE). Harga ini dibuat oleh panitia pengadaan dengan cara membandingkan item – item harga pada komponen RAB yang dibuat oleh pimpro/perencana dengan harga pasar. Sehingga jika panitia pengadaan menyusun harga HPS/OE dengan benar, maka hasilnya sering dibawah harga satuan standar Pemerintah Kota yang menjadi acuan penyusunan APBD (biasanya kalau lelangnya pada awal – awal tahun anggaran, jika diakhir tahun anggaran biasanya sudah mendekati, karena harga satuan pemkot disusun dengan melihat harga pasar eceran rata – rata dan di naikkan sebesar perkiraan inflasi selama 6 bulan kedepan-nya).

Permasalahan timbul ketika Panitia Pengadaan tidak bisa membuat OE dengan baik dikarenakan tidak punya cukup kemampuan secara teknis untuk membuat OE atau karena kesulitan meng-akses informasi pasar. Jika pengadaan dilakukan dengan lelang terbuka tidak bermasalah karena kesalahan menyusun OE masih akan terkoreksi oleh proses kompetisi penawaran yang ketat. Tetapi jika pengadaan dilakukan dengan PL (Penunjukan Langsung), maka jika pemeriksa menemukan bahwa harga rincian item pada OE berbeda dengan harga pasar, akan terjadi masalah.

Pembinaan Dunia Usaha ditengah persaingan global dan tuntutan Good Governance – Clean Government

Menjadi pilihan sulit jika Pemerintah harus memilih membina dunia usaha dengan cara kurang mendidik atas kemandirian dan profesionalisme mereka ditengah situasi persaingan global yang sangat kompetitif. Disamping itu, perhatian masyarakat terhadap pelaksanaan APBD khususnya pengadaan barang/jasa sangat-lah intens. Bahkan beberapa lembaga independent melakukan survey persepsi masyarakat terhadap instansi pemerintah atas kinerjanya mewujudkan prinsip anti KKN.

Atas kondisi ini, tidak ada pilihan lain bagi Pemerintah Kota Surabaya dan mungkin pilihan ini akan diikuti oleh instansi pemerintah lainnya. Pilihan tersebut adalah membangun sistem kerja yang lebih terstandar sehingga mudah mengukur kinerja antar pihak yang terkait dan memudahkan pula mengambil langkah perbaikan jika terjadi kesalahan di rantai proses tersebut.

B. DASAR HUKUM

Memperhatikan dasar pemikiran dan latar belakang sebagaimana huruf A., Pemerintah Kota sangat layak untuk segera mengambil langkah penyempurnaan sistem e-Procurement. Konsep dasar-nya adalah bagaimana agar input dari proses lelang beserta delivery-nya di-standarkan prosedur, spesifikasi dan kualifikasinya. Konsep ini sangat relevan dan terdukung secara regulasi. Peraturan yang dapat dipakai sebagai acuan antara lain :

  1. UU nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi pasal 9 ayat (1) perencana konstruksi & pengawas konstruksi harus memiliki sertifikat keahlian, (2) pelaksana konstruksi harus memiliki sertifikat ketrampilan kerja dan sertifikat keahlian kerja
  2. PP nomor 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi pasal 4 ayat (2) huruf c. tenaga ahli dan tenaga terampil … hrs bersertifikat … dan pasal 30 ayat (1). untuk menjamin …a. keteknikan, meliputi … mutu bahan dan atau komponen bangunan, dan mutu peralatan sesuai standar …
  3. Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lampiran BAB IV, disebutkan bahwa instansi pemerintah dalam rangka pembinaan “menyusun dan menyiapkan sistem informasi yang handal yang dapat dimanfaatkan berbagai pihak yang berkepentingan dalam penggunaan produksi dalam negeri”
  4. Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo. Perpres nomor 8 tahun 2006 Pasal 44 ayat (1) Pengadaan barang/jasa supaya mengacu pada daftar inventarisasi barang/jasa yang termasuk produksi dalam negeri yang didasarkan pada kriteria tertentu, menurut bidang, sub bidang, jenis dan kelompok barang/jasa

C. KONSEP IMPROVEMENT

Konsep dasar improvement e-Procurement dengan menstandar-kan input dari proses lelang beserta delivery-nya secara prosedur, spesifikasi dan kualifikasi sebenarnya dimulai dari pemikiran yang sangat simple dan kasat mata. Bapak Walikota sering menyebutnya dengan istilah “Perencanaan dan Pengawasan sangat jelek dan kebetulan ketemu dengan Pelaksanaan yang tidak kalah jeleknya”.

Dari pemikiran untuk menciptakan proses perencanaan – pelaksanaan – pengawasan yang yang secara mata rantai berurutan dan saling mempengaruhi, maka proses eProcurement yang dilakukan oleh Pemerintah Kota diperluas cakupannya dengan konsep – konsep sebagai berikut :

  1. Komponen pada proses dan input di-identifikasi item-nya
  2. Dilakukan standarisasi kualifikasi / spesifikasi man power, bahan & produk di semua lini dan diterapkan secara bertahap tapi tinggi akselerasi
  3. Hubungan antar komponen proses dilihat dalam konteks teori Supply Chain Management. Pemerintah Kota kita pandang sebagai enterprise yang didalamnya ada divisi produksi yang memproduksi barang/jasa publik. Divisi produksi ini misalnya para pimpro/pimlak. Sebagai mata rantai besar, Pemkot menerima pasokan dari mata rantai sebelumnya yaitu para penyedia barang/jasa yang mengikuti proses eProcurement, dan bisa kita sebut sebagai pemasok/supplier hilir. Penyedia barang/jasa ini-pun juga mengandalkan pemasok pada rantai sebelumnya, misalkan para penjual pasir, batu, pemasok tukang dan lain-lain dan katakanlah kita sebut sebagai supplier hulu. Konsepnya, setiap mata rantai yang saling berhubungan ini di-manage dengan suatu sistem dan tata cara kerja untuk menjamin kualitas masing – masing proses di rantai – rantai tersebut.
  4. Informasi tentang masing – masing komponen (mata rantai = chain) dapat diketahui oleh satu sama lain (spesifikasi, harga, layanan purna jual dll)
  5. Diciptakan media komunikasi antar chain agar masing-masing bisa merencanakan aktifitasnya tanpa kehilangan waktu dan biaya
  6. Di-integrasikan dengan sistem e-Procurement yang sudah berjalan 3 tahun sebagai supplemen utama

D. LANGKAH OPERASIONAL

Dari konsep tersebut, direncanakan :

a. Dilakukan cluster barang/jasa publik, meliputi jasa konstruksi, konsultansi, pemasokan barang dan lain-nya, dpt merujuk ke model pengelompokan standar internasional

b. Kodifikasi terhadap cluster dipakai & di-itegrasikan dengan sistem e-Procurement, di-sepakati sebagai acuan pengelompokan bidang – sub bidang pekerjaan

Dengan langkah a. dan b. operasional ini diharapkan akan diperoleh keuntungan adanya harga rata – rata sebagai salah satu info untuk membuat OE. Kondisi ini akan terwujud jika supllier dari banyak daerah mengisi item komponen yang sama. Untuk itu sangat penting untuk bisa mendorong sebanyak mungkin vendor/supplier dari semua lini dan mata rantai untuk mengisi data perusahaan beserta produk barang/jasanya ke sistem informasi yang akan dibuat.

c. Dilakukan standarisasi terhadap bahan konstruksi, kualifikasi man power dan spesifikasi barang (produk pabrikan u/ konstruksi maupun final product) , acuan ke SNI dan atau Keputusan Kepala Daerah/Instansi terkait

d. Supplier dapat men-sertifikasi bahan-nya, kontraktor harus men-sertifikasi tenaga terampilnya, konsultan harus men-sertifikasi tenaga ahlinya, pemasok dapat mensertifikasi barangnya jika sesuai dengan standar

e. Informasi tentang bahan, manpower dan barang yang tersertifikasi disimpan & dapat dilihat di situs e-Sourcing, jika mungkin di-simpan dlm format GIS

f. Sertifikasi terhadap bahan dilakukan oleh surveyor atau pihak lain yang ter-akreditasi

g. Sertifikasi terhadap manpower eksternal pemkot dilakukan oleh LPJK-D atau lembaga lain yang terakreditasi

h. Sertifikasi terhadap tenaga pengawas dan perencana internal pemkot dilakukan bekerjasama dengan Badan Diklat, Perguruan Tinggi dan Asosiasi Profesi

i. Data base eSourcing terkoneksi ke aplikasi eProcurement

Keuntungan dari operasionalisasi langkah c. s/d i. adalah

  1. Perencana dan Panitia Pengadaan dapat merujuk spesifikasi teknis dan ketersediaan material/bahan yang ada di pasar beserta harganya
  2. Pengawas Pekerjaan / Pemeriksa Barang dapat merujuk ke info di eSourcing tentang spesifikasi bahan, man power atau barang yang ada lapangan

E. FASILITASI IMPLEMENTASI

Konsep dan rencana operasional tersebut sekarang sudah berjalan dan didukung pula dengan kajian akademis. Pemerintah Kota Surabaya sudah mempelajari bersama – sama dengan tim ahli dari ITS dari sisi penyiapan Sistem Informasi, Standar Teknis dan Mekanisme Kerja yang berprinsip Supply Chain Management. Bahkan untuk standar teknis dan aturan mengenai standarisasi manpower di sisi internal pemerintah kota maupun konsultan sudah diwadahi dengan Instruksi Walikota dan Peraturan Walikota yang terbit bulan desember 2006 lalu.

Guna mendapatkan dukungan dari banyak pihak maka telah pula dilakukan Workshop mengenai SCM untuk sektor publik ini dengan mengundang beberapa Departemen Teknis seperti Departemen PU karena standar teknis dan SNI dikeluarkan oleh salah satu Dirjen di instansi tersebut di Hotel Santika, Pandegiling pada tanggal 13 Desember 2006. Departemen Perdagangan dan Depperin juga diundang karena instansi teknis tersebut yang mempunyai tupoksi mengeluarkan pengelompokan / cluster dunia usaha. Dan perlu diketahui sampai dengan sekarang cluster antara dunia konstruksi yang dikomandani oleh Departemen PU dan non konstruksi belum padu secara kodifikasi. Jika mereka dapat dijembatani oleh Pemkot Surabaya dan disepakati pengelompokan standar yang dapat dipakai di sistem eProcurement, maka dimungkinkan sistem e-Procurement Pemkot Surabaya diacu oleh sistem eProcurement yang akan dikembangkan kemudian oleh instansi pemerintah lain. Dengan peluang seperti ini, maka beberapa instansi pemerintah daerah yang pernah berkunjung ke Pemkot Surabaya dan tertarik untuk implementasi eProc yang dikembangkan Surabaya juga diundang untuk mendapatkan sosialisasi awal dan memberikan masukan atas kondisi spesifik daerah-nya jika akan memaki eProc. Beberapa asosiasi dan perguruan tinggi juga diundang untuk memberikan masukan operasional karena mereka bersentuhan langsung dengan penyedia barang/jasa.

Untuk tahapan pertama setelah Workshop, Pemkot melaksanakan standarisasi man power di segenap rantai produksi. Pada bulan pebruari tahun lalu telah dilakukan standarisasi tenaga terampil dan tenaga ahli bagi segenap penyedia barang/jasa yang biasanya ikut proses pengadaan di Pemkot Surabaya. Selanjutnya akan dilakukan standarisasi para pengawas dan pemeriksa barang di internal Dinas – Dinas Pemkot. Selanjutnya akan dilakukan workshop yang sifatnya lebih advanced dibandingkan yang telah diadakan agar implementasi bisa berjalan langsung.

F. PENUTUP

Demikian gambaran sekilas mengenai program baru Pemkot Surabaya dengan tajuk Supply Chain Management sebagai salah satu langkah improvement sistem eProcurement.

Salam

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s