Penerapan Knowledge Management di kantor pemerintah, perlukah?

Kita sering dipusingkan ketika ada rapat membahas sesuatu hal yang sudah pernah dirapatkan beberapa waktu sebelumnya. Seringkali kita tidak mengetahui apa yang menjadi resume rapat sebelumnya dan apa yang menjadi tugas instansi kita yang harus selesai dalam pada saat rapat tersebut. Jadi kadang kita harus ber-improvisasi, ber-salto di-udara tanpa data sambil senyum sana senyum sini agar peserta rapat percaya apa yang kita sampaikan he he he. Misalkan toh kita tahu masalahnya apa, kita sering sulit mencari berkas – berkas atau dokumen lain yang diperkirakan ada hubungan-nya dengan materi pada rapat tersebut.

Tapi apakah kita harus terus begitu ? di situasi serba sulit seperti sekarang, instansi pemerintah dituntut mengambil langkah dan keputusan yang cepat tapi akurat. Cuman kalau data pendukung untuk mengambil keputusan tidak komplit, keputusan yang diambil besar resiko-nya untuk bermasalah saat diterapkan. Lantas bagaimana ya enaknya ?

Saya pernah baca tentang Knowledge Management di bukunya Turban cs (Information technology for management). Di situ disebutkan bahwa suatu organisasi akan mempunyai kinerja yang “okey punya” kalau menerapkan knowlledge management system. Disarankan agar semua informasi dan pengetahuan dari seluruh komponen organisasi yang berasal dari aktifitas rapat – rapat harian, informasi mengenai peraturan – peraturan terbaru serta data – data lain yang menunjang agar dapat di-collect dengan suatu sistem informasi yang mudah untuk diakses oleh seluruh anggota organisasi dimanapun juga. Alhasil kalau sistem informasi tersebut (Knowledge Management System) ada dan dapat diakses oleh anggota organisasi guna keperluan rapat di management puncak (misalkan sil fulan staf organisasi dinas X harus paparan ke Sekda), maka kapasitas si Fulan pada saat rapat tersebut sudah merupakan gabungan dari pengetahuan seluruh anggota organisasi di dinas X. Wow !!! asyik kan !? jadi jika ada banyak rapat dalam 1 hari yang harus dihadiri oleh jajaran dinas X, maka siapapun staf dinas X yang hadir tidak jadi masalah, karena semua kemampuan staf sudah seragam.

Yaah itu teorinya sih ! membangun sistem informasi tersebut juga tidak begitu sulit, yang sulit adalah membiasakan teman – teman kerja kita untuk bekerja dengan pola baru tersebut he he he. Tapi tak apalah, namanya juga urun rembug. Silahkan mencoba.

Salam.

2 thoughts on “Penerapan Knowledge Management di kantor pemerintah, perlukah?

  1. Saya kira perlu mas, apalagi di zaman orang cepat lupa ini. Saya sarankan coba gunakan Wikimedia software untuk kbs kecil-kecilan di kantor. Aplikasinya unik karena melinkkan satu dokumen dengan yang lain dengan cepat. Mudah dipake lagi. Saya sendiri malah mengembangkannya untuk personal KBS. Lumayan bisa mempercepat pencarian topik dengan cepat pas nulis artikel serius.

    Ok, cobain aja mas, mudah2an bermanfaat.

  2. Wah, iya Pak ternyata enak pake wikipedia, dan ada yang versi kosongan dan dapat di-kastemisasi dikit – dikit. Makasih ide-nya, saya akan tempelkan aplikasi tersebut di aplikasi saya yang sudah ada.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s