Tentang Kami

Kami artinya bukan saya sendiri. Jadi dalam konteks “kami” dapat saya ceritakan sekelumit dari sudut pandang organisasi paling gede trus mengerucut ke yang lebih kecil yang mana saya dan rekan-rekan bekerja sebagai berikut :

PEMKOT SURABAYA

Lha ini adalah pemerintah daerah yang punya umur sangat tua dan melebihi umur republik tercinta yang belum ada 100 tahun he he he. Kota ini sudah berumur 715 di tahun 2008. Jadi saat mbah – mbah buyut kita belum lahir kota ini sudah ada. Dulu mungkin berupa kota pelabuhan kecil atau sejenisnya, trus berkembang jadi kota praja pada saat penjajahan belanda dan sekarang berstatus Kota Raya.

Pemerintahan Kota Surabaya sekarang dipimpin Walikota dan Wawali yang mempunyai cita – cita sangat mulia yaitu mewujudkan surabaya sebagai kota yang smart dan care. Kalau cerita semuanya bisa habis halaman ini he he he, maka detailnya silahkan tengok web site resmi pemerintah kota Surabaya di http://www.surabaya.go.id.

BAGIAN BINA PROGRAM SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURABAYA

Nah, disini saya dan segenap staf bekerja. Sebagai unit di Sekretariat Daerah, tupoksi (tugas pokok dan fungsi) Bagian ini adalah menyiapkan konsep kebijakan di bidang pengelolaan program – program kerja yang sudah ditetapkan di berbagai dokumen perencanaan daerah seperti RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah), RKPD (Rencana Kegiatan Pemerintah Daerah), KUA (Kebijakan Umum Anggaran) dan PPA (Prioritas dan Plafon Anggaran) agar nantinya pada saat pelaksanaan dapat berjalan dengan baik, tepat waktu, efektif, efisien dan dapat dipertanggung-jawabkan.

Fokus-nya bukan pada aktifitas menyusun program lho ?! yang nyusun program itu Badan Perencanaan Kota dan para SKPD sesuai sektornya masing -masing, oleh karena itulah namanya bukan Bagian Penyusunan Program. Fokus tugas kami di bagian ini lebih pada pembinaan segenap pengelola kegiatan di SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) agar program – program yang sudah ditetapkan dan akhirnya dialokasikan anggaran-nya di APBD dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu nama unit ini adalah Bagian Bina Program.

Apa saja yang sudah dan akan kami kerjakan ?

  1. Pada putaran awal siklus tahunan anggaran, kami dilibatkan sebagai anggota tim anggaran. Kami diberi tugas dalam konteks pengendalian kewajaran biaya kegiatan yang diajukan oleh SKPD saat mereka mengajukan RKA (Rencana Kegiatan dan Anggaran). Agar efektif dan tidak terjadi bias dalam menentukan alokasi anggaran, maka mendasarkan pada Permendagri 13/2006 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah disusun-lah SSH (Standar Satuan Harga) dan ASB (Analisa Standar Belanja) yang di-integrasikan data update-nya ke suatu aplikasi khusus yang bernama eBudgeting. Nantinya SKPD pada saat nyusun RKA harus menggunakan failitas di aplikasi eBudgeting, sehingga satuan harga yang dipakai untuk menyusun anggaran akan terstandar. Dengan demikian potensi mark-up akan ter-eliminir. Barangkali ini yang belum banyak dipakai oleh instansi pemerintah yang umumnya usulan anggaran dibuat masing – masing oleh satker dengan mencongak daftar harga satuan secara manual. Akhirnya tim anggaran harus bekerja ekstra keras untuk memelototi rincian dan besar kemungkinan 1 item yang sama diusulkan oleh satker berbeda dengan harga yang berbeda pula, ruwet deh he he he.
  2. Disamping itu, Peraturan Walikota tentang Juknis tentang pengelolaan kegiatan mulai dari menyusun usulan kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan proses pengadaan serta dokumen – dokumen pendukung-nya disiapkan juga. Dengan melibatkan buah pikiran dari tim komplit seperti Badan Perencanaan, Badan Pengawas, Badan Pengelolaan Keuangan, Bagian Hukum, Bagian Perlengkapan serta unsur staf ahli dari bebagai Perguruan Tinggi, maka berbagai aturan pusat yang sering bertabrakan dicarikan solusi operasional-nya.
  3. Selanjutnya, perencanaan 1 tahun atas alokasi anggaran yang sudah di-sahkan di Perda APBD dan kemudian di susun DPA-nya oleh SKPD harus dibuat di aplikasi eProject. Kami menyiapkan aplikasi ini. Diharapkan pemaketan pekerjaan, jadwal selesai dari tiap – tiap paket pekerjaan, jenis pengadaan dari paket – paket tersebut serta rencana penyerapan anggaran-nya dapat diketahui oleh manajemen di pemkot Surabaya mulai dari Walikota sampai dengan PPKm-nya.
  4. Lalu juga disiapkan aplikasi eProcurement untuk memfasilitasi proses pengadaan barang/ jasa yang lebih transparan dan akuntabel. Dalam rangka me-manajemen-i proses pengadaan secara elektronik ini, telah dibentuk Sekretariat Layanan eProcurement (Sekeproc) di Bagian BIna Program mulai tahun 2004 dan dibentuk (ULP).
  5. Guna efektifitas proses administrasi pelaksanaan pekerjaan, seperti pembuatan kontrak, penyiapan berkas-berkas pencairan termijn pembayaran dan lain – lain dibuat aplikasi eDelivery.
  6. Hal lain yang perlu juga untuk di pantau dan di kontrol adalah apakah SKPD sudah menjalankan kegiatan-nya secara benar sesuai dengan rencana yang dibuatnya sendiri di eProject ? nah untuk itu proses administrasi di eDelivery yang real time tersebut bisa memberikan informasi ke jajaran manajemen mengenai progress kegiatan di semua SKPD. SKPD bisa memberikan alasan jika progress-nya tidak sesuai dengan rencana yang mereka buat sendiri. Dari sini jajaran manajemen puncak di Pemkot dapat menegur langsung jika alasan yang ada terlalu dibuat – buat. Semua informasi ini dapat dilihat di aplikasi eControlling.
  7. Akhirnya semua aktifitas perlu dinilai efektifitasnya, efisiensi operasionalnya serta hal – hal lain yang bisa menunjukkan kinerja pengelolaan kegiatan tersebut oleh SKPD. UNtuk itu ada aplikasi tambahan yang dibuat yaitu ePerformance.

SEKRETARIAT LAYANAN ePROCUREMENT (SEKEPROC)

Seperti saya ceritakan tadi, di Sekeproc ini kami mengendalikan jalan-nya aplikasi eProc Pemkot Surabaya. Kami disini menjalankan pengendalian mutu proses teman – teman panitia pengadaan / GTP di ULP agar menjalankan prosedur lelang mengikuti aturan yang berlaku. DIsamping itu server yang harus jalan 24 jam sehari dan 7 hari seminggu selama 1 tahun juga menjadi tanggung jawab kami. Untuk itu sertifikasi ISO untuk memaksa teman – teman bekerja profesional juga kami kejar – kejar. Sertifikasi ISO tersebut adalah :

  1. ISO 9001 : 2000 tentang Quality Management System (QMS) yang diperoleh pada tahun 2005
  2. ISO 27001 : 2005 tentang Information Security Management System (ISMS) yang diperoleh pada tahun 2007

SEKRETARIAT MANAJEMEN PROYEK (SEKMANPRO)

Sebagaimana Sekeproc, unit kecil non struktural ini dibentuk untuk mendukung pengumpulan data terhadap masalah – masalah pelaksanaan kegiatan yang terjadi di SKPD. Dari data yang diperoleh akan dipakai sebagai bahan penunjang aktifitas MONDALEV (Monitoring, Pengendalian dan Evaluasi) yang dilakukan Bagian Bina Program atas nama Sekretaris Daerah terhadap kegiatan – kegiatan yang dibiayai APBD, khususnya Belanja Program. Meskipun tanggung jawab pelaksanaan kegiatan tetaplah SKPD masing – masing (sesuai UU nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan UU nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara), tetapi Sekretaris Daerah sesuai UU yang mengatur tentang Otonomi Daerah tetap menjalankan fungsi Mondalev ini secara umum. Nah, bahan – bahan ini kami di Bagian Bina Program yang merupakan unsur staf sekretariat daerah yang ditugasi mengumpulkan dan menyiapkannya. Karena saking banyaknya item data yang harus disiapkan, maka Sekmanpro ini dibentuk.

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

Nah ini adalah organisasi terbaru yang kami bentuk dengan berkolaborasi penuh bersama seluruh SKPD di Pemkot Surabaya, khususnya Bagian Perlengkapan yang menjadi Penanggung Jawab Operasional ULP sebagaimana saya bertanggung jawab agar tugas – tugas Sekeproc berjalan dengan lancar. ULP ini terdiri dari lebih 35 orang personil yang mempunyai sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah yang diterbitkan oleh Bappenas. DIharapkan proses pelelangan dari semua paket pekerjaan di lingkup Pemkot akan dilaksanakan oleh unit ini dengan lebih tertib, cepat dan tepat waktu dan sesuai peraturan yang berlaku.

LAIN – LAIN

Itulah sekilas tentang kami. Dengan rasa kebersamaan, kami saling share satu dengan lain-nya untuk bertugas dan bekerja melayani sesama SKPD di Pemkot Surabaya maupun masyarakat umum. Memang tidak pernah memuaskan, tetapi paling ndak kami sudah berusaha, dan yaaah memang masih seperti ini yang bisa kami lakukan. Mohon kritik dan sarannya untuk penyempurnaan selanjutnya.

Salam.

26 thoughts on “Tentang Kami

  1. Sistem Manajemen Keuangan Daerah (SIMDA) ? Kalau yang dimaksud adalah yang dari Depdagri tidak kita pakai Mas karena prinsip bekerjanya lain dengan proses bisnis di Surabaya.
    Dalam konteks pengelolaan keuangan daerah kami mengembangkan aplikasi eBudgeting yang terbukti asyik buat Tim Anggaran untuk mengendalikan usulan belanja dari SKPD agar tetap wajar dari sisi harga maupun analisis belanja-nya. Dan aplikasi eBudgeting ini integrated dengan aplikasi eProc dan aplikasi lain yang dibundle dalam sistem besar GRMS. Insya-Allah sudah saya jelaskan di salah satu postingan saya di blog ini.
    Trims.

  2. Ooo ternyata persepsi saya salah..
    tak kira dulu Bina Pembangunan diganti menjadi Bina Program karena di dinas ini banyak sekali Program-program komputer, juga banyak programmer-programmer … hahahaha..

  3. He he he, Bukan gitu rek ! Bagian Bina Program itu ada dalam rangka menjalankan fungsi monitoring dan pengendalian umum atas pelaksanaan program – program pembangunan yang dicanangkan dalam APBD.
    Tapi disebut sebagai BAGIAN BINA PROGRAM-MER boleh-lah karena didalamnya banyak bercokol para programmer handal ha ha ha.

  4. pak, saya mau tanya, singkat aja dulu, gimana sih bentuk pertanggungjawaban pembelian sekitar 10 juta kebawah itu.
    1. Bisakah kita cuman pake modul pengadaan dari Bappenas itu aja yang sangat singkat .
    2. atao ada tambahan lainnya.( ada prosedur pengadaannya).

  5. Ass wr wb, Selamat Berkarya dan Sukses selalu, Ngenteni buko mlaku -mlaku nang Joyoboyo – ndelok iwak nang pinggire segoro — Iki ngono wis arep riyoyo – Ayo kabeh konco podo njaluk sepuro, Minal Aidzin Walfaidzin

  6. Pak Bambang, Bapak bisa pakai modul pengadaan dari Bappenas kalau pingin ringkas. Tapi kalau kami di Surabaya semaksimal mungkin menggabungkan ketentuan dari permendagri 13/2006 dengan keppres 80/2003 yang masing – masing sudah pernah ada revisi-nya. Jadi kalau kami di Surabaya untuk pengadaan/pembelian dibawah 10 juta menggunakan kontrak PL dan kalau dibawah 5 juta bentuk kontraknya ya kuintansi saja. Nah bentuk pertanggungjawaban-nya ya ada sebentuk dokumen yang menyatakan bahwa barang yang sudah dibeli berdasarkan kontrak sudah diterima dengan keadaan baik dan spesifkasi teknisnya sesuai yang ada dalam kontrak. Nah dalam rangka meng-eliminir kesalahan administrasi, maka rangkaian penyiapan dokumen – dokumen tadi difasilitasi dengan aplikasi Teknologi Informasi yang kami sebut sebagai e-Delivery.
    Sementara begitu Pak, kalau ada yang kurang memuaskan dapat kita teruskan dan Selamat Hari Raya Iedul Fitri, mohon maaf lahir dan batin.

  7. Ada kok foto – foto teman ULP di postingan tersendiri, kalau ndak salah yang ceritakan tentang training ULP di luar kota,
    cari deh pasti ketemu.

  8. lalu bagaimana bentuk Syarat umum dan syarat khusus kontrak diantara 50juta-100juta ?
    saya kutip dari dokumen MDPN barang ,

    “Kontrak ini disusun untuk pengadaan barang berdasarkan sistem harga satuan (admeasurement/unit price or rate) dan untuk nilai pengadaan di atas Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah). Untuk nilai pengadaan di atas Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah) sampai dengan Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) cukup menggunakan Surat Pesanan (SP) yang terlampir pada Bab IX. Jika berdasarkan nilai pengadaan ditetapkan untuk menggunakan SP maka Surat Perjanjian (Bab IX), Syarat-Syarat Umum Kontrak (Bab V) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak (Bab VI) tidak berlaku dan bukan merupakan bagian dari Dokumen Pemilihan, demikian pula sebaliknya. “

    • Saya rasa yang dikutip itu sudah sesuai dengan keppres 80/2003 dan syarat umum dan syarat khusus kontrak ada kok di keppres 80/2003, coba untuk dibuka di lampiran. Semoga sukses dan segera menemukan-nya … Salam.

  9. Mohon Ijin Bapak, saya link blog panjenengan dari blog kami, moga2 kami bisa menimba ilmu dan bisa saling memberi manfaat.
    Selamat Menunaikan Ibadah Puasa Ramadhan 1430 H.

  10. pak boleh nimbrung ya….. sy jg sm dari bagian bina program cm klo di kab bdg namanya jd bagian pembangunan….. boleh bagi2 informasi ya pak….nuhun sebelumnya!

  11. Mas/mbak, apabila dalam pelaksanaan proyek diharuskan terjadi perubahan waktu pelaksanaan penyelesaian pekerjaan maka berdasarkan peraturan yg berlaku maka kontrak harus di addendum. Addendum kontrak tersebut apakah perlu dilaporkan ke instansi/lembaga terkait contoh BPK.

    Kontrak selain dipegang oleh penyedia barang/jasa dan pengguna barang/jasa, dipegang oleh siapa saja ?? dalam artian lembaga lainnya.

    terima kasih

    • Mas Galih,
      menurut saya yang namanya kontrak dan amandemen-nya (addendum) itu menjadi domain dari pemilik pekerjaan dan pihak penyedia barang/jasa yang berikatan. Jadi tidak perlu dilaporkan ke pihak lain. Namun jika pihak lain misalkan BPK mengadakan pemeriksaan, maka kita memang wajib menunjukkan. Trims.

    • Mas Koetot, ngapunten sanget sangat terlambat saya menjawabnya,
      Tentang contoh – contoh kontrak nanti akses ke situs IAPI-Jatim.org ya, kebetulan sekarang sedang underconstruction.

  12. pak, mohon bantuan..
    di kantor kami akan diadakan pengadaan program.
    nah, kesulitan kami adalah menentukan HPS dari proyek ini. apakah ada standar acuan harga honor dari programmer?

    • Pak Asep yang baik,
      kalau pengadaan program yang dimaksud adalah pembuatan software maka itu tergolong jasa konsultansi. Berarti RAB-nya pakai billing rate yang dulu pernah diterbitkan standar minimalnya oleh Bappenas dan Menteri Keuangan dalam Keputusan Bersama oleh kedua lembaga tersebut. Namun sekarang sudah tidak dikeluarkan lagi standar tersebut. Menurut yang saya ingat dari Pakar Pengadaan di LKPP (namanya Pak Ikak), untuk konsultan dapat menggunakan dasar harga terakhir dari konsultan yang setara kemampuan dan pengalaman kerja-nya dari instansi yang sama atau instansi lain. Karena keahlian tidak dapat distandarkan rate-nya …, kecuali memang plafon anggaran instansi Pak Asep memang terbatas dan ada konsultan yang mau dengan bayaran menyesuaikan budget yang ada. Begitulah sementara jawaban saya, jika kuang memuaskan mohon saya dimaafkan.

  13. Selamat siang. Saya I Made Arbawa dari ULP Provinsi Bali. mohon informasi tentang besaran tunjangan profesi bagi petugas ULP di ULP Kota Surabaya sebagai bahan kami untuk mengajukan perubahan tunjangan profesi ke Pak Gubernur. Atas kerja samanya diucapkan terima kasih.

    • Pak Made Arbawa, kami merujuk ke KMK (keputusan menteri keuangan) tentang harga satuan umum dengan satuan lebih rendah dari KMK tersebut …

  14. salam kenal Pak Ai.
    saya Pak Tom di Aceh..dalam kontrak kami di daerah sangat tebal karena disatukan dengan laporan hasil panitia mulai dari surat penawaran pemenang,tSchdule, RAB, akte, sampai surat2 panitia. sebenarnya yang disebut dokumen kontrak itu apa hanya pasal2 kontrak atau sprt bundel tebal.

    • Salam kenal juga Pak Tom

      Menurut yang saya tahu kontrak itu cukup pasal – pasal yang ada itu, Namun dokumen lain seperti risalah pengadaan dan gambar – gambar serta lain – lain terkait jangan sampai hilang dan disimpan sebagai bagian tidak terpisahkan dengan kontrak, trims Pak !

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s