Informasi pelatihan perpres 54/2010 dan ujian sertifikasi keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah

Menindaklanjuti telah berdirinya DPD IAPI Jatim beberapa bulan lalu, telah dilakukan beberapa aktifitas diantaranya mengadakan workshop tentang persiapan pelaksanaan eProcurement yang diamanatkan oleh Perpres 54/2010 harus berjalan pada awal tahun 2012.
Nah, sebagai bentuk kepedulian terhadap kompetensi para panitia pemngadaan dan PPK, maka pada tanggal 13 – 16 Desember, DPD IAPI (Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia) Jatim bekerjasama dengan LKPP akan mengadakan pelatihan perpres 54/2010 sekaligus ujian sertifikasi keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah. Jika friends ada yang berminat silahkan kontak no telp sekretariat DPD IAPI Jatim di 031-3574223, atau email ke iapi.jatim@yahoo.com, atau ke Mbak Yani (+6285721066836), atau datang langsung ke sekretariat DPD IAPI Jatim di gedung Bappeprop Jatim, jalan pahlawan no 102 – 108
Lengkapnya informasi sebagai berikut :
Paket Tanpa Menginap
  • Peserta yang mendaftar tanggal 01 s/d 30 November 2011

Biaya Pelatihan + Ujian  = Rp 1.800.000

Biaya Ujian saja              = Rp    500.000

Biaya pelatihan saja       = Rp 1.300.000

  • Peserta yang mendaftar tanggal 01 s/d 12 Desember 2011

Biaya Pelatihan + Ujian  = Rp 2.200.000

Biaya Ujian saja              = Rp    500.000

Biaya pelatihan saja        = Rp 1.700.000

Paket Menginap (di Hotel Sahid Surabaya)

  • Peserta yang mendaftar tanggal 01 s/d 30 November 2011

Biaya Pelatihan + Ujian + Penginapan selama 4 hari 3 malam                                                      = Rp 2.600.000

  • Peserta yang mendaftar tanggal 01 s/d 12 Desember 2011

Biaya Pelatihan + Ujian + Penginapan selama 4 hari 3 malam                                                     = Rp 3.000.000

Pembayaran ditransfer ke rekening BTN : 0032701500003942 atas nama DPD Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia Jawa Timur, bukti transfer dikirim ke email iapi: iapi.jatim@yahoo.com atau melalui fax (031) 3574223

Fasilitas yang Diperoleh:

  1. Peserta yang mengambil paket menginap, disediakan kamar hotel bintang 4 yang ber-AC di Hotel Sahid Surabaya, dengan layanan kamar 24 jam, kamar twin sharing, disediakan juga makan pagi, makan siang, makan malam.
  2. Buku Perpres No. 54 Tahun 2010
  3. Hand Out Pelatihan
  4. CD Materi
  5. Alat Tulis (Buku Nota, Bulpoin, dan Tas)
  6. 2x kali Coffee break
  7. 1x Makan siang
  8. Sertifikat Pelatihan IAPI DPD Jatim
  9. Sertifikat Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Dasar LKPP (bagi peserta yang lulus)

Demikian informasinya, lebih lengkap dapat kontak sebagaimana saya sebutkan sebelumnya, semoga bermanfaat buat para pembaca.

 

 

 

 

.

IAPI (Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia), wadah berserikat para praktisi pengadaan

Berbulan tidak nge-post tulisan, angan terburai tidak tersimpan. Waktu habis tertelan keseharian, rugi nian tidak sempat berpesan kebaikan.

Begitu kiranya gambaran tentang falsafah hidup yang mestinya kita pegang, kalau belum bisa berbuat untuk mewujudkan kebaikan dengan tangan kita, paling tidak kita masih bisa saling berpesan kebaikan lewat lisan. Dan akan lebih memberikan efek berlipat jika aktifitas saling berpesan dan bertutur tentang kebaikan tersebut diorganisir dengan banyak orang yang mempunyai visi sama.

Berbekal konsep tersebut, sekitar 3 bulan lalu sejumlah rekan insan pengadaan dari berbagai instansi dan dunia usaha yang konsen kepada kelancaran proses pengadaan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah, telah berinisiatif untuk berserikat membentuk kepengurusan daerah IAPI Jawa Timur. Mereka berasal dari berbagai instansi dan institusi di jawa timur yang kesehariannya memang banyak bersinggungan dengan tugas – tugas terkait pengadaan barang/jasa. Para inisiator terbentuknya organisasi ini kebanyakan dari Perguruan Tinggi, Pengelola LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik), Penanggung Jawab ULP (Unit Layanan Pengadaan) dan unit kerja yang mempunyai tugas di bidang kebijakan pengadaan dari berbagai instansi, jadi mereka memang sebagai praktisi pengadaan dan selalu kontak dengan LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) sebagai empunya Perpres 54/2010. Fokus saat itu adalah bagaimana  agar organisasi bisa memberikan manfaat kepada anggota dan mendukung instansi tempat anggota bertugas agar proses pengadaannya dapat berjalan dengan benar dan lancar.

Pokok – pokok pikiran dari Kepengurusan Daerah IAPI Jatim yang rencananya akan dipakai sebagai bahan untuk penyusunan program kerja setelah dilantik oleh Kepala LKPP, Bp. Ir. Agus Rahardjo yang juga sebagai  Ketua Dewan Pembina IAPI Pusat pada tanggal 31 Mei 2011 lalu diantaranya :

  1. Meningkatkan kompetensi anggota, sehingga dalam menjalankan tugas terkait pengadaan tidak akan salah langkah dan salah arah;
  2. Membangun integritas anggota, karena pengadaan yang berhasil tidak cukup hanya dengan kompetensi yang tinggi tapi juga membutuhkan etika dalam pelaksanaannya;
  3. Pendampingan kepada anggota, karena meski dengan kompetensi mantap dan integritas yang tinggi, jika di tengah perjalanan ada permasalahan hukum yang disebabkan karena miss persepsi atas penterjemahan prosedur pengadaan, maka proses pengadaan akan terhambat. Oleh karena itu DPD IAPI bisa mengambil peran sebagai jembatan komunikasi dengan pihak – pihak yang diperlukan, termasuk koordinasi dengan LKPP yang menerbitkan regulasi tentang pengadaan.
  4. Menjadi mitra LKPP dan Pemerintah Propinsi Jawa Timur untuk menyebarluaskan/ sosialisasi kepada sebanyak – banyaknya pihak tentang Prepres 54/1020 tentang Pengadaan Barang/jasa Pemerintah.

Bagaimana langkah kongkrit Kepengurusan Daerah IAPI Jatim selanjutnya ?! Tentunya berbekal amanah dari DPP IAPI, kepengurusan akan melaksanakan Rapat Kerja  sesegera mungkin untuk menyusun program selama 3 tahun mendatang. Semoga saja organisasi ini benar – benar dapat memberikan manfaat kepada anggotanya dan dapat bersinergi optimal dengan instansi/ institusi lain dalam pengembangan bidang pengadaan barang/jasa. Kita doakan mereka …

aisonhaji book concept

1)      eLeadership skill, yang meliputi :

establishing the direction for the organization, setting clear goals and objectives, and managing the progress of the business strategy while making sure that e-government issues are addressed. Leadership skills also cover mainstream project management: carrying out business and ICT-related performance management and improvement, and defining, monitoring and achieving targets. Leadership skills also entail the ability to collaborate with providers and partners to identify opportunities for improvement and innovation in service delivery, as well as managing technological, structural, cultural and taskrelated changes.

2)      Programme Management Skills, yang meliputi :

the management of project portfolios that change organizations to achieve benefits of strategic importance to them, as well as the application of project management disciplines, processes and standards to the development and management of information systems and ICT-related services. In addition, PM includes acquisition and utilization of the necessary resources and skills within the agreed timescales, quality and cost, and the ability to identify, evaluate and manage project risks.

3)      Acquisition Skills, yang meliputi :

the ability to define and maintain organizational structures, responsibilities, procedures and processes for efficient acquisition of ICT products and services, while ensuring that all legal requirements are satisfied. Other acquisition skills include: deal-making and negotiation, relationship management and partnering, service and performance management, and managing consultants.

4)      Information Professionalism Skills, yang meliputi :

the knowledge of information science: sourcing, mining, coding, storage, retrieval, dissemination and archiving of information. These skills also include librarianship, system management including web master skills, and archiving.

5)      IT Professionalism, yang meliputi :

Programme Management, Business System Analysis, Customer Relations, System Integration and Service Management. Programme Management skills include the ability to manage project portfolios. Business System Analysis involves systematic investigation, analysis and documentation of all or parts of a business in terms of business functions and processes, and the information they use. The definition of requirements for process and system improvements and construction is another aspect of Business System Analysis. System Integration involves incremental and logical integration and testing of software sub-systems and their interfaces to construct a complete system. System Integration also covers the incremental implementation of e-government facilities in existing ICT environments.

6)      IT-Based Service Design Skills, yang meliputi :

business and administrative process re-engineering. Specifically, it covers the maintenance and implementation of service designs and delivery strategies, and the ability to develop and manage migration plans.

7)      End-User Skills, yang meliputi :

both specialist and general end-user skills. Specialist enduser skills include communication, statistics, economics, research and analysis, operational research, and finance and personnel skills. General end-user skills include operational data management and basic IT.

Menurut OGC, The supply chain is the combination of all parties (e.g. external suppliers, partner organisations, internal corporate services units) both inside and outside the organisation, involved in delivering the inputs, outputs or outcomes that will meet a specified public sector requirement. Supply chain management is the co-ordination of all of these parties.

The supply chain may be inbound into the public sector – an operational requirement for internal customers for example, or it may be outbound from the public sector – in place to deliver wider organisational objectives to provide services for delivery to citizens, or a combination of both

SCs can be inbound to the public sector – suppliers delivering goods and services into the organisation to support its operational objectives e.g. office furniture provision for a public sector organisation.

Namun, SCs can be outbound from the public sector – directly supporting the meeting of end customers’ needs e.g. suppliers delivering public sector-funded external training programmes to unemployed individuals to assist them in getting back into work.

The focus of SCM can differ from industry sector-to-sector. In construction, the focus is on the early establishment of a fully integrated client-supplier project team. In IT projects, the focus may be on building scope for innovation and flexibility into the SC to cater for changing requirements and rapidly evolving information and communications technologies.

The focus of SCM can differ from government sector-to-sector. In the health sector, the focus may be more on logistics and the effective movement of goods and services in and out of hospitals whereas SCM in the education sector may focus on streamlining the chain through which teaching materials are delivered to students.

SCs can be long-term, strategic sets of relationships between multiple, diverse organisations which are carried from project to project, or they can be ad-hoc structures established post-contract award to deliver a discrete, one-off objective.

SCs can be fully integrated, networks of interconnected companies with common performance and relationship management processes, or they could be characterised by arms length contractor-subcontractor relationships. Each link within the chain can differ in the nature of the interdependencies and the way in which the relationship needs to be managed.

Menurut S. O. Migiro and I. M. Ambe pada report mereka yang berjudul Evaluation of the implementation of public sector supply chain management and challenges disebutkan bahwa Public sector SCM is a concept that offers a reference framework for the composition of Public sector Supply Chains and multilevel networks. Actors in public sector supply chain comprise (1) private firms which receive orders from public sector agents, (2) accounting officers and (3) policy-makers. The SCM in the public sector not only concentrates on the question, which institutions cooperate in goods and services, but also how these enterprises are involved with enterprises operating at other levels. Thus, analyses of intra-network-relationships as well as analyses of inter-network-relationship are essentially necessary elements of the concept.

Surabaya membentuk komunitas RT dan RW di jejaring sapawarga.org dengan program e-RT/RW bersama PT. Telkom, Tbk

Dimulai dengan kegundahan Walikota Bambang DH ketika rapat staf di akhir 2009 mengenai belum optimalnya pengawasan proyek – proyek fisik yang jumlahnya sangat banyak dan tersebar luas di seantero wilayah kota, ditugaskan-lah beberapa pejabat pemkot termasuk Ir. Tri Rismaharini (saat itu Kepala Bappeko) guna mencari sistem yang efektif untuk meningkatkan kinerja pengawasan dan pengendalian proyek.

Setelah beberapa saat mencari ide, tim menemukan konsep bahwa pengawasan dan pengendalian harus melibatkan warga kota “secara personalized” karena warga kota-lah customer dari pemerintah kota, dalam arti bahwa dari customer-lah sumber informasi utama untuk mengetahui kelemahan layanan guna peningkatan kinerja diwaktu selanjutnya. Tim mengambil filosofi CRM (Customer Relationship Management) yang banyak digunakan oleh perusahaan multi nasional dalam mempertahankan keberadaan-nya di tengah persaingan global. Disimpulkan bahwa dengan menerapkan filosofi CRM ini tidak hanya pengawasan dan pengendalian proyek yang akan terangkat naik kinerjanya, tapi banyak hal lain terkait pelayanan publik bisa di-push kualitas-nya.

Konsep terus dimatangkan di awal tahun 2010. Secara operasional warga harus disediakan media untuk bisa berkomunikasi dengan sesama warga lain dengan cepat, murah dan akurat untuk dapat membicarakan permasalahan lingkungan tempat tinggalnya secara pribadi maupun secara berkelompok (group). Dengan cara ini diharapkan partisipasi warga untuk membangun lingkungan-nya akan terwujud. Tentunya saluran komunikasi yang sama juga harus disediakan jika ada warga/ kelompok warga ingin berkomunikasi dengan pejabat pemkot yang terkait dengan permasalahan yang ingin diselesaikan. Diperhitungkan akan sangat efektif jika komunikasi tersebut bisa menyertakan data berupa voice, text, angka maupun foto/ video. Dari konsep dasar ini disimpulkan bahwa media yang dibutuhkan adalah semacam situs jejaring sosial yang sekarang sedang booming seperti facebook, twiter dan sejenisnya namun yang lebih terkendali dan bertanggung jawab. Akhirnya dikembangkan-lah situs sapawarga.org sebagai wadah komunikasi warga untuk membangun kota surabaya tercinta.

Apa dengan develop sapawarga.org sudah cukup untuk bisa mempercepat pembangunan kota dan memperbaiki layanan publik ? Tentu tidak. Hal itu saja tidak cukup. Kalau terbatas situs web dipandang masih kurang optimal untuk mendukung gerak langkah membangun kota dari unsur pembentuknya. Komunitas terkecil warga yaitu RT dan RW sebagai unsur pembentuk kota  harus difasilitasi secara nyata untuk menjadi tulang punggung jejaring komunikasi ini. Ketua RT dan Ketua RW di kampung harus menjadi pendorong terbentuknya ”kampung cyber” yaitu situasi kampung/ lingkungan pemukiman yang mana semua aktifitas kehidupan warga-nya difasilitasi oleh ICT (Information & Communication Technology). Jelas kebutuhan infrastruktur jaringan sangat penting untuk disediakan. Untuk itulah peran CSR PT. Telkom Tbk menjadi sangat strategis. Lalu digelar-lah program ”e-RT/RW” yang menggabungkan kehandalan menu – menu situs sapawarga.org dengan penyediaan infrastruktur jaringan berupa pemberian modem dan abonemen gratis selama 6 bulan kepada ketua RT/RW yang telah siap (mempunyai telepon telkom dan PC di rumahnya) oleh PT. Telkom, Tbk.

Efektifitas dari program e-RT/RW ini terletak pada adanya anggota tetap (fixed member account) sapawarga yaitu seluruh kepala SKPD termasuk Camat, kemudian Lurah, ketua RW dan ketua RT. Nah ketua RT sebagai koordinator terkecil komunitas warga diupayakan terhubung dengan dunia maya dan diposisikan sebagai jembatan komunikasi sekaligus jendela masuk (entry windows) urusan warga terkait layanan umum yang diberikan oleh pemerintah kota. Lewat situs sapawarga.org ini semua urusan terkait kependudukan yang rangkaian proses-nya melalui ketua RT dan RW seperti surat pengantar RT/RW, layanan sidik jari warga, laporan lahir, mati dan pindah (lampid) dilakukan secara on line. Karena proses dilakukan secara on line, maka dalam hitungan detik data dan verifikasi-nya sudah sampai ke kecamatan dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Hal ini sangat membantu jika warga yang membutuhkan layanan sangat sibuk dan RT/RW-nya juga sedang tidak ditempat. Apalagi dalam waktu dekat sapawarga versi seluler juga akan segera diluncurkan. Sehingga dimanapun warga berada urusan mereka dapat diproses oleh RT/RW, karena pengajuan proses juga dapat ter-notifikasi ke hand phone RT/RW yang juga terdaftar di situs sapawarga.org.

Apakah ada manfaat yang lain ? Masih banyak fungsi sapawarga.org yang dikembangkan untuk kecepatan dan ketepatan penanganan keluarga miskin yang dapat dikendalikan langsung kevalidan datanya oleh Ketua RT dan Ketua RW. Dengan sistem ini Ketua RT dapat langsung melaporkan secara real time jika ada kejadian awal wabah penyakit atau ada anak putus sekolah karena orang tuanya mendadak miskin. Disamping itu monitoring terhadap keberhasilan program penanggulangan kemiskinan seperti pemberian beras bagi Gakin, BLT, pelatihan ketrampilan dan sejenisnya akan dapat dilakukan dengan tepat oleh Ketua RT dan RW. Yang juga dirasa besar manfaatnya adalah kemampuan situs ini untuk menyediakan media laporan warga (yang juga bisa menjadi member) jika ditemukan penyimpangan di lapangan. Sehingga kader dari SKPD terkait sektor yang bertanggung jawab terhadap program penanganan kemiskinan dapat dengan cepat mengambil langkah penanganan.

Yang tidak kalah menarik di situs sapawarga.org adalah adanya menu yang masuk dalam genre eCommerce, yaitu eToko. Di sapawarga.org, warga yang sudah menjadi member (sudah mempunyai akun di situs jejaring komunikasi warga kota tercinta ini), termasuk para Gakin yang telah dilatih banyak ketrampilan oleh beberapa SKPD terkait dapat memasuk-kan produk-nya untuk dapat dipasarkan secara on line. Seperti amazon.com, eToko ini akan menjadi ”e-market place” bagi sesama warga kota, dengan kata lain sapawarga.org merupakan salah satu pengungkit lajunya perekonomian warga kota.

Disamping itu, salah satu andalan dari sapawarga adalah menu pengaduan proyek sebagai penyempurnaan sms gate way pengaduan proyek yang dirintis pemkot di akhir tahun 2008. Tahun lalu sistem kendali proyek berbasis laporan warga by sms sudah dikembangkan, namun belum begitu efektif karena informasi proyek yang diharapkan dapat dilihat warga dilokasi pekerjaan melalui papan pengumuman proyek banyak tidak dipasang dengan benar oleh para kontraktor. Dengan sapawarga ini, informasi tentang proyek di tiap wilayah/ lingkungan pemukiman akan dapat di-broadcast oleh sistem ke account member para ketua RT dan RW. Dengan demikian jika ditemukan adanya indikasi penyimpangan, ketua RT dan RW bisa melaporkan ke sistem di sapawarga. Info tersebut akan otomatis tersampaikan ke account Kepala SKPD penanggung jawab proyek, account Pimpro dan juga account Inspektorat. Melalui integrasi dengan sistem sms gateway pengaduan proyek y ang lebih dahulu dikembangkan, laporan ini juga terforward ke nomor hand phone Kontraktor dan Pengawas Proyek yang sudah di-input di sistem ini. Untuk itulah jika semua pihak terkait tidak segera mengambil langkah sesuai prosedur setelah mendapatkan laporan warga, maka inspektorat dapat mengambil posisi penanganan sesuai kewenangan-nya dengan cepat.

Seterusnya situs sapawarga.org bisa terus disempurnakan sesuai kebutuhan warga sebagaimana facebook yang tidak pernah berhenti untuk di-ubah – ubah menjadi lebih baik dan powerfull.

Surabaya Performance Award (SPA) 2009, budaya kerja baru di Pemkot Surabaya

Sudah lama tidak posting dan ditanya sama teman baru di dunia maya kenapa kok blog-nya jarang up date ? Saya jawab : he’eh nih, berbulan – bulan tekun bersama tim untuk membuktikan bahwa sistem informasi manajemen pengelolaan keuangan daerah terintegrasi yang coba kami bangun benar – benar bisa running well. jadi ndak sempat nulis di Blog. Nah karena sekarang sudah kelar meskipun belum sempurna benar, maka disempatkan lagi up date tulisan.

Para pemirsa sekalian …, walaaah kok malah kayak presenter acara TeVe saja he he he.  Sebenarnya yang kemarin saya dan teman – teman kerjakan adalah mewujudkan ePerformance yang bisa memperhitungkan nilai kinerja SKPD, para PPKm (Pejabat Pembuat Komitmen), dan para vendor (penyedia barang/jasa) serta segenap PNS di lingkup Pemkot Surabaya secara otomatis berdasarkan up date data mereka pada aplikasi – aplikasi lain yang ada pada GRMS (Government Resources Management System) dan beberapa aplikasi tambahan untuk ePerformance. Seperti pernah saya tulis pada artikel lain di blog ini, semua pihak di pemkot Surabaya (SKPD, Penyedia barang/jasa dan Masyarakat) sudah di fasilitasi dengan IT dalam menjalankan aktifitas pengelolaan keuangan dan kegiatan-nya. Pada saat awal  menyusun rencana anggaran telah disiapkan eBudgeting, lalu pada awal tahun angggaran semua PA dan PPKm menyiapkan rencana detail kegiatan-nya di eProject dan dilanjutkan dengan fasilitasi proses pengadaan melalui eProcurement. Tidak berhenti di sini, semua kontrak disusun dengan fasilitas yang ada di eDelivery yang juga dilengkapi dengan menu – menu untuk menunjang proses administrasi kemajuan pekerjaan dan pengajuan termijn pembayaran. Nah informasi dari aktifitas riel pada eDelivery ini akan diperbandingkan dengan data rencana pada eProject untuk dilihat efisiensi, efektifitas dan lain – lain parameter ukuran sebagai pendekatan guna mengetahui kinerja para pihak di internal dan eksternal pemkot yang terkait proses pelaksanaan APBD.

Mengapa informasi mengenai kinerja ini dinilai sangat strategis ? mengapa pencapaian prestasi dan kinerja dari segenap insan birokrasi sebagaimana tupoksi masing – masing dianggap sangat penting untuk diberikan apresiasi oleh manajemen Pemerintah kota ? Jawaban-nya adalah karena manajemen pemerintah kota menyadari bahwa dengan penerapan corporate culture yang menghargai prestasi di lingkup birokrasi, diharapkan akan terbangun motivasi bekerja yang terbaik dan tidak asal – asalan serta selalu berupaya melakukan break trough (terobosan) untuk meningkatkan mutu layanan dan tugas – tugasnya.

Maka dari itulah dikembangkan instrument pengukuran kinerja untuk digunakan di ePerformance. Instrument dikembangkan dari berbagai peraturan perundang – undangan yang berlaku dan instrument pengukuran kinerja yang sudah establish seperti malcolm balridge criteria for performance excellence.

Kategori yang diberikan pada SPA 2009

1. Kategori THE BEST PERFORMANCE INSTITUTION

Apresiasi ini diberikan  kepada SKPD/Unit Kerja yang telah :

  • Menentukan tantangan strategis, menetapkan strategi dan sasaran-sasaran strategis dengan memperhatikan tantangan-tantangan sembari meningkatkan kelebihan-kelebihan SKPD/ Unit Kerja;
  • Melakukan pengembangan, perbaikan terus-menerus, maupun pembaharuan organisasi sehingga kinerja SKPD/ Unit Kerja semakin meningkat;
  • Melaksanakan proses kerja yang berkualitas sesuai sesuai standar organisasi;
  • Memberikan kepuasan terhadap pengguna terhadap layanan yang diberikan, bisa membangun hubungan untuk mendapatkan, memuaskan dan mempertahankan pengguna layanan;
  • Meningkatkan loyalitas pengguna layanan serta mengembangkan peluang baru;
  • Menerjemahkan sasaran-sasaran strategis menjadi rencana-rencana kerja, memproyeksikan kinerja organisasi kedepan atas ukuran-ukuran kinerja atau indikator-indikator utama terhadap pembanding utama.

2.   Kategori THE BEST ACHIEVEMENT PROGRAM

Apresiasi ini diberikan kepada SKPD/Unit Kerja yang dinilai dapat memenuhi janji atas kontrak kinerja yang ditandatanganinya dengan Walikota. SKPD/Unit Kerja mendapatkan penghargaan kategori ini jika dapat menjalankan program/kegiatan dengan efektif sehingga di masa waktu tertentu/ akhir tahun keluarannya sudah dapat memberikan manfaat kepada masyarakat. Pendekatan kemajuan fisik kegiatan/pekerjaan sebagai indikator kunci dilakukan untuk mengevaluasi keberhasilan SKPD/Unit Kerja pada sub kategori ini. Guna mempertajam obyektifitas penilaian, diberikan tambahan instrumen pengukuran yaitu faktor efisiensi nilai kontrak terhadap alokasi anggaran dan pengurangan instrument pengukuran yaitu faktor inkonsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan.

3. Kategori THE BEST VENDOR

Apresiasi ini diberikan kepada penyedia jasa konstruksi, pemasok barang maupun konsultan yang memberikan kinerja terbaik dari segi proses pemilihan, proses pelaksanaan sampai kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Mekanisme penilaian menggunakan sistem poin. Penilaian terhadap kategori ini terdiri dari

a. Penilaian pra pelaksanaan :

  • Aktif  dalam melakukan penawaran pada aplikasi eProcurement;
  • Jumlah kontrak yang diperoleh di tahun 2009 tinggi;
  • Jumlah nilai nominal semua kontrak yang dimenangkan pada tahun 2009;
  • Efisiensi dilihat dari perbandingan nilai kontrak terhadap nilai OE (Owner Estimate).
  • Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
  • mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
  • dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

b. Penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan diapresiasikan untuk pekerjaan vendor yang :

  • Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
  • mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
  • dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

c. Penilaian kualitas pekerjaan.

Penilaian ini  dilaksanakan setelah melalui proses penilaian proses pemilihan dan penilaian proses pelaksanaan di lapangan. Penilaian dilakukan terhadap 10 perusahaan atau vendor dengan poin tertinggi. Penilaian akhir dilakukan dengan melihat tingkat kepuasan layanan meliputi Pengguna Anggaran, PPKm, Pengawas dan partisipasi masyarakat pengguna output melalui quisioner penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan

4. Kategori THE BEST ADMINISTRATIVE PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan  kepada para Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) yang telah Memberikan performa terbaik dalam menjalankan tugas– tugasnya dalam menyelesaikan kegiatan/ mewujudkan keluaran pekerjaan dari sisi efektifitas, efisiensi dan konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Guna memberikan keadilan penilaian atas perbedaan beban kerja/bobot tugas dalam menjalankan fungsinya sebagai PPKm, maka diberikan faktor koreksi atas penilaian ini dari sisi kompleksitas yang dicerminkan dari :

  • Besarnya nilai anggaran kegiatan yang menjadi tanggung jawab PPKm;
  • Jumlah paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawab PPKm; dan
  • Sebaran lokasi kegiatan/ pekerjaan untuk pekerjaan fisik dan jumlah sebaran kelompok sasaran untuk kegiatan non fisik;

5. Kategori THE BEST LEADERSHIP PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan kepada para kepala SKPD/ Unit Kerja yang telah memberikan performa terbaik dari sisi  kepemimpinan Organisasi dan pribadi serta tanggung jawab sosial dalam menjalankan tugasnya. Beberapa instrument pengukuran yang dipakai sebagai berikut :

  • Keteladanan/Integritas
  • Inspirasi dan Motivasi
  • Komitmen terhadap Renstra
  • Pelembaga Renstra
  • Pendorong perilaku etis
  • Pembentuk budaya organisasi
  • Penyeimbang kepentingan semua pengguna layanan SKPD

Itulah gambaran pelaksanaan Surabaya Performance Award dan ukuran-ukuran penilaian yang ada di dalamnya. Menyadari  bahwa ini belum betul – betul sempurna maka saran dan kritik tetap sangat diperlukan. Terima kasih dan sampai ketemu di tulisan selanjutnya. Salam.

Pengukuran kinerja individu

Beberapa saat lalu dilakukan penilaian kinerja SKPD/ Unit Kerja atas pelaksanaan kontrak kinerja yang dibuat Kepala SKPD/ Unit Kerjanya  dengan Walikota (Walikota Surabaya nih maksudnya he he he). Banyak yang yang memberikan apresiasi atas pelaksanaan penilaian tersebut, namun tidak kurang banyaknya yang memberikan hujatan mengapa kok aneh – aneh menilai orang lain, lha wong diri sendiri saja belum karuan berkinerja baik he he he … Tapi itulah dinamika di birokrasi.

Selanjutnya setelah kinerja SKPD/ Unit Kerja dapat diukur dengan lebih obyektif (karena tidak melibatkan penilaian oleh orang, namun secara otomatis dan elektronik atas data obyektif perkembangan pelaksanaan kegiatan/ pekerjaan yang ada pada data base aplikasi eProject dan aplikasi eDelivery), maka dirasa cukup mendesak juga dilakukan pengukuran kinerja individu PNS dalam birokrasi. Lho apa mendesak sekali nih model pengukuran kinerja individu ini ? kan sudah ada DP3 selama ini ?!

Coba saya kutipkan informasi yang ada di situs kementerian pendayagunaan aparatur negara ya. Menurut Sekretaris Kementerian Negara PAN Tasdik Kinanto di situs http://www.menpan.go.id, saat ini sedang digodog RPP yang akan diterbitkan guna penilaian kinerja PNS lebih objektif, terukur, akuntabel, partisipasif dan transparan, sehingga  terwujudnya pembinaan PNS berdasarkan prestasi kerja dan sistem karier. Penilaian ini bertujuan untuk lebih mendorong karier PNS, karena instrumen penilaian berupa sasaran kinerja Individu, yang melibatkan seorang PNS mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan output suatu pekerjaan yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan. ”apabila penilaian sasaran kinerja individunya tidak baik, maka penilaiannya tidak baik, ini objektif” ujar Tasdik Kinanto. Model penilaian  itu juga guna mengukur bobot didalam menentukan remunerasi.

Sementara itu deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian Negara PAN Ramli Effendi Idris Naibahu secara teknis memaparkan bahwa kelemahan penilaian kinerja berdasarkan PP 10 tahun 1979 sangat subjektif, tergantung atasan penilai. 8 unsur dan 222 sub unsur yang ada di PP 10/1979 yang dinilai terlalu banyak dan sangat abstrak,  hanya berorientasi pada  individual pegawai tanpa memperhatikan organisasi dan kurang berorientasi pada prestasi kerja. Dampaknya, penilaian tidak berhubungan dengan pencapaian tujuan, visi, dan misi organisasi  Pegawai tidak mengetahui apa yang diharapkan organisasi dan bagaimana cara memenuhi harapan tsb. Penilaian ini tidak menghasilkan informasi untuk pengembangan PNS dan unit kerja. Sulit mendapatkan informasi ttg Pegawai yang benar-benar berprestasi. Tidak mendukung peningkatan profesionalisme Pegawai, ujar Deputi SDM Aparatur Kementerian Negara PAN.

Pada situs http://www.menpan.go.id, disebutkan bahwa perubahan yang mendasar didalam penilaian adalah adanya unsur sasaran kerja individu (SKI)  yang mewajibkan setiap PNS harus menyusun SKI berdasarkan Rencana Kerja Tahunan. SKI disetujui dan ditetapkan oleh pejabat penilai yang memuat kegiatan tugas pokok jabatan, bobot kegiatan, sasaran kerja dan target yang harus dicapai.  SKI bersifat nyata dan dapat diukur. Nilai bobot kegiatan didasarkan pada tingkat kesulitan dan prioritas dengan jumlah bobot keseluruhan 100 yang ditetapkan setiap tahun pada bulan Januari.

Penilaian prestasi kerja terdiri dari SKI dan perilaku kerja, dengan bobot nilai unsur, SKI sebesar 60% dan perilaku kerja sebesar 40%. Dan penilaian SKI meliputi aspek kuantitas; kualitas; waktu; dan/atau biaya. Sedangkan penilaian perilaku kerja meliputi orientasi pelayanan; integritas; komitmen; disiplin, kerjasama, kepemimpinan dan kejujuran serta kreatifitas.

Didalam penilaian PNS selain tugas pokok tadi , juga ada penilaian terhadap tugas tambahan yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan. Cara Penilaian PNS yang akan datang Penilaian SKI dilakukan dengan cara membandingkan antara realisasi kerja dengan target dari aspek kuantitas, kualitas, waktu dan/atau biaya, dikalikan dengan bobot kegiatan. Penilaian perilaku kerja dilakukan dengan cara pengamatan sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara menggabungkan penilaian SKI dengan penilaian perilaku kerja.

Nah, gimana ? ternyata kalau dibilang tidak mendesak ndak juga kan ? kalau ingin birokrasi menjadi lebih profesional dalam melayani masyarakat maka ya harus mulai berubah, paling tidak mind set dan culture set dan hal itu bisa dimulai diantaranya dengan menerapkan manajemen kinerja. Tidak hanya SKPD/ Unit Kerja yang dinilai kinerja, namun individu di dalam organisasi tersebut juga dinilai satu persatu he he he.

Okey deh, disambung lagi ntar, yang jelas sistem manajemen kinerja di pemkot surabaya akan dicoba untuk disempurnakan sesuai RPP meskipun RPP dimaksud belum jadi PP beneran. Yakin saja karena konsep di RPP tersebut bagus maka dapat-lah diadop. Tentunya penerapan kan ndak harus serentak di semua SKPD/ Unit Kerja, mungkin dari yang paling siap dulu … Dan tidak lupa Peraturan Walikota sebagai dasar pelaksanaan juga perlu disusun, dan itu cukup karena Permendagri 13/2006 sudah mendelegasikan pengaturan-nya pada Peraturan Kepala Daerah.

Sampai ketemu di postingan berikutnya … Salam.

Evaluasi atas kontrak kinerja

Pada tanggal 16 Januari lalu (tahun 2009 maksudnya), para kepala SKPD/ Unit Kerja di lingkup Pemerintah kota Surabaya menandatangani kontrak kinerja dengan Walikota. Isinya seru banget, yaitu janji mereka ke Walikota untuk melaksanakan kegiatan dengan output bla bla bla pada akhir tahun anggaran dan siap diberikan sanksi jika tidak dapat memenuhi sesuai target. Nah, karena sekarang bulan juni sudah lewat, berarti atas pelaksanaan semester pertama tahun anggaran 2009 akan segera dilakukan evaluasi apakah mereka para kepala SKPD/Unit Kerja sudah berhasil melaksanakan kegiatan sesuai target yang direncanakan selama semester I apa tidak ?!

Ternyata ketika para kepala SKPD/ Unit Kerja di-ingatkan (reminding) akan ada rapotan (kayak anak sekolahan saja he he he), tidak terduga grafik progress fisik pelaksanaan pekerjaan yang ada di aplikasi eControlling langsung naik/ meningkat tajam. Ternyata berkembang rasa malu jika ntar nilai kinerja (Indeks Prestasi nih kalau jaman sekolah dulu) diumumkan “jeblok” didepan sesama kolega oleh Walikota disuatu forum. Ternyata juga ketika di-intip di kantor – kantor SKPD/ Unit Kerja semuanya pada lembur menyelesaikan administrasi penyerapan keuangan dan mengejar penyelesaian pekerjaan. Wah rupanya tujuan utama melakukan evaluasi atas kontrak kinerja untuk mengubah budaya kerja dari malas menjadi agak sedikit giat ada hasilnya juga he he he.

Sebagai bagian dari langkah reformasi birokrasi di Pemerintah Kota Surabaya, pilihan kebijakan membuat manajemen kinerja secara terpadu ternyata on the track. Bukti bahwa mind set teman – teman birokrasi mulai bergeser kearah positif adalah banyaknya kepala SKPD/ Unit Kerja yang bertanya per telpon atau bertandang ke kantor untuk tahu lebih banyak mengenai parameter  yang dipakai untuk menilai kinerja SKPD/Unit Kerja-nya ini . Untungnya sudah ada Surat Edaran Walikota sebagai dasar untuk jawab. Akhirnya saya dan teman – teman di kantor bisa memberikan jawaban standar sebagai berikut :

  1. Parameter utama atas kinerja SKPD/ Unit Kerja (bobot 90%) adalah keberhasilan mereka dalam mewujudkan output yang diasumsikan bisa menimbulkan outcome sesuai harapan program yang ditetapkan oleh Badan Perencanaan. Karena pada tengah tahun belum semua output dapat diwujudkan maka efektifitas dihitung dengan pendekatan kearah progress fisik pelaksanaan kegiatan.
  2. Parameter lainnya adalah efisiensi. Efisiensi dipandang strategis dijadikan salah satu parameter adalah dalam rangka menekan/ menghilangkan sikap salah kaprah birokrasi selama ini yang hanya menekan-kan bahwa yang penting bisa menghabiskan uang/ anggaran untuk output yang dijanjikan.  Diharapkan teman-teman birokrat tidak akan lagi bersikap boros. Parameter ini adalah sebagai penambah dengan bobot +10% terhadap nilai efektifitas yang sudah diperoleh.
  3. Parameter lain adalah konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Jika perencanaan sering diubah – ubah pada saat pelaksanaan maka akan ada proses pengurangan nilai dengan bobot -10%.  Diharapkan dengan adanya parameter ini setahap demi setahap teman – teman birokrat akan merubah budaya-nya dalam menyiapkan perencanaan anggaran-nya menjadi lebih hati – hati dan tidak asal plotting.

Well, langkah – langkah yang saya ceritakan tersebut memang hanya upaya dari Pemkot Surabaya untuk berusaha berubah menjadi lebih baik (me-reformasi diri). Bagaimana kira – kira hasilnya ? Kita lihat saja, yang penting sudah ada niat dan sudah dicoba dilaksanakan tho ?!, mudah-mudahan ada hasilnya.

Salam.