jump to navigation

Surabaya Performance Award (SPA) 2009, budaya kerja baru di Pemkot Surabaya Januari 3, 2010

Posted by aisonhaji in Manajemen Pemerintahan, Manejemen SDM, eGov, manajemen kinerja.
Tags:
2 comments

Sudah lama tidak posting dan ditanya sama teman baru di dunia maya kenapa kok blog-nya jarang up date ? Saya jawab : he’eh nih, berbulan – bulan tekun bersama tim untuk membuktikan bahwa sistem informasi manajemen pengelolaan keuangan daerah terintegrasi yang coba kami bangun benar – benar bisa running well. jadi ndak sempat nulis di Blog. Nah karena sekarang sudah kelar meskipun belum sempurna benar, maka disempatkan lagi up date tulisan.

Para pemirsa sekalian …, walaaah kok malah kayak presenter acara TeVe saja he he he.  Sebenarnya yang kemarin saya dan teman – teman kerjakan adalah mewujudkan ePerformance yang bisa memperhitungkan nilai kinerja SKPD, para PPKm (Pejabat Pembuat Komitmen), dan para vendor (penyedia barang/jasa) serta segenap PNS di lingkup Pemkot Surabaya secara otomatis berdasarkan up date data mereka pada aplikasi – aplikasi lain yang ada pada GRMS (Government Resources Management System) dan beberapa aplikasi tambahan untuk ePerformance. Seperti pernah saya tulis pada artikel lain di blog ini, semua pihak di pemkot Surabaya (SKPD, Penyedia barang/jasa dan Masyarakat) sudah di fasilitasi dengan IT dalam menjalankan aktifitas pengelolaan keuangan dan kegiatan-nya. Pada saat awal  menyusun rencana anggaran telah disiapkan eBudgeting, lalu pada awal tahun angggaran semua PA dan PPKm menyiapkan rencana detail kegiatan-nya di eProject dan dilanjutkan dengan fasilitasi proses pengadaan melalui eProcurement. Tidak berhenti di sini, semua kontrak disusun dengan fasilitas yang ada di eDelivery yang juga dilengkapi dengan menu – menu untuk menunjang proses administrasi kemajuan pekerjaan dan pengajuan termijn pembayaran. Nah informasi dari aktifitas riel pada eDelivery ini akan diperbandingkan dengan data rencana pada eProject untuk dilihat efisiensi, efektifitas dan lain – lain parameter ukuran sebagai pendekatan guna mengetahui kinerja para pihak di internal dan eksternal pemkot yang terkait proses pelaksanaan APBD.

Mengapa informasi mengenai kinerja ini dinilai sangat strategis ? mengapa pencapaian prestasi dan kinerja dari segenap insan birokrasi sebagaimana tupoksi masing – masing dianggap sangat penting untuk diberikan apresiasi oleh manajemen Pemerintah kota ? Jawaban-nya adalah karena manajemen pemerintah kota menyadari bahwa dengan penerapan corporate culture yang menghargai prestasi di lingkup birokrasi, diharapkan akan terbangun motivasi bekerja yang terbaik dan tidak asal – asalan serta selalu berupaya melakukan break trough (terobosan) untuk meningkatkan mutu layanan dan tugas – tugasnya.

Maka dari itulah dikembangkan instrument pengukuran kinerja untuk digunakan di ePerformance. Instrument dikembangkan dari berbagai peraturan perundang – undangan yang berlaku dan instrument pengukuran kinerja yang sudah establish seperti malcolm balridge criteria for performance excellence.

Kategori yang diberikan pada SPA 2009

1. Kategori THE BEST PERFORMANCE INSTITUTION

Apresiasi ini diberikan  kepada SKPD/Unit Kerja yang telah :

  • Menentukan tantangan strategis, menetapkan strategi dan sasaran-sasaran strategis dengan memperhatikan tantangan-tantangan sembari meningkatkan kelebihan-kelebihan SKPD/ Unit Kerja;
  • Melakukan pengembangan, perbaikan terus-menerus, maupun pembaharuan organisasi sehingga kinerja SKPD/ Unit Kerja semakin meningkat;
  • Melaksanakan proses kerja yang berkualitas sesuai sesuai standar organisasi;
  • Memberikan kepuasan terhadap pengguna terhadap layanan yang diberikan, bisa membangun hubungan untuk mendapatkan, memuaskan dan mempertahankan pengguna layanan;
  • Meningkatkan loyalitas pengguna layanan serta mengembangkan peluang baru;
  • Menerjemahkan sasaran-sasaran strategis menjadi rencana-rencana kerja, memproyeksikan kinerja organisasi kedepan atas ukuran-ukuran kinerja atau indikator-indikator utama terhadap pembanding utama.

2.   Kategori THE BEST ACHIEVEMENT PROGRAM

Apresiasi ini diberikan kepada SKPD/Unit Kerja yang dinilai dapat memenuhi janji atas kontrak kinerja yang ditandatanganinya dengan Walikota. SKPD/Unit Kerja mendapatkan penghargaan kategori ini jika dapat menjalankan program/kegiatan dengan efektif sehingga di masa waktu tertentu/ akhir tahun keluarannya sudah dapat memberikan manfaat kepada masyarakat. Pendekatan kemajuan fisik kegiatan/pekerjaan sebagai indikator kunci dilakukan untuk mengevaluasi keberhasilan SKPD/Unit Kerja pada sub kategori ini. Guna mempertajam obyektifitas penilaian, diberikan tambahan instrumen pengukuran yaitu faktor efisiensi nilai kontrak terhadap alokasi anggaran dan pengurangan instrument pengukuran yaitu faktor inkonsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan.

3. Kategori THE BEST VENDOR

Apresiasi ini diberikan kepada penyedia jasa konstruksi, pemasok barang maupun konsultan yang memberikan kinerja terbaik dari segi proses pemilihan, proses pelaksanaan sampai kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Mekanisme penilaian menggunakan sistem poin. Penilaian terhadap kategori ini terdiri dari

a. Penilaian pra pelaksanaan :

  • Aktif  dalam melakukan penawaran pada aplikasi eProcurement;
  • Jumlah kontrak yang diperoleh di tahun 2009 tinggi;
  • Jumlah nilai nominal semua kontrak yang dimenangkan pada tahun 2009;
  • Efisiensi dilihat dari perbandingan nilai kontrak terhadap nilai OE (Owner Estimate).
  • Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
  • mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
  • dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

b. Penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan diapresiasikan untuk pekerjaan vendor yang :

  • Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
  • mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
  • dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

c. Penilaian kualitas pekerjaan.

Penilaian ini  dilaksanakan setelah melalui proses penilaian proses pemilihan dan penilaian proses pelaksanaan di lapangan. Penilaian dilakukan terhadap 10 perusahaan atau vendor dengan poin tertinggi. Penilaian akhir dilakukan dengan melihat tingkat kepuasan layanan meliputi Pengguna Anggaran, PPKm, Pengawas dan partisipasi masyarakat pengguna output melalui quisioner penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan

4. Kategori THE BEST ADMINISTRATIVE PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan  kepada para Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) yang telah Memberikan performa terbaik dalam menjalankan tugas– tugasnya dalam menyelesaikan kegiatan/ mewujudkan keluaran pekerjaan dari sisi efektifitas, efisiensi dan konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Guna memberikan keadilan penilaian atas perbedaan beban kerja/bobot tugas dalam menjalankan fungsinya sebagai PPKm, maka diberikan faktor koreksi atas penilaian ini dari sisi kompleksitas yang dicerminkan dari :

  • Besarnya nilai anggaran kegiatan yang menjadi tanggung jawab PPKm;
  • Jumlah paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawab PPKm; dan
  • Sebaran lokasi kegiatan/ pekerjaan untuk pekerjaan fisik dan jumlah sebaran kelompok sasaran untuk kegiatan non fisik;

5. Kategori THE BEST LEADERSHIP PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan kepada para kepala SKPD/ Unit Kerja yang telah memberikan performa terbaik dari sisi  kepemimpinan Organisasi dan pribadi serta tanggung jawab sosial dalam menjalankan tugasnya. Beberapa instrument pengukuran yang dipakai sebagai berikut :

  • Keteladanan/Integritas
  • Inspirasi dan Motivasi
  • Komitmen terhadap Renstra
  • Pelembaga Renstra
  • Pendorong perilaku etis
  • Pembentuk budaya organisasi
  • Penyeimbang kepentingan semua pengguna layanan SKPD

Itulah gambaran pelaksanaan Surabaya Performance Award dan ukuran-ukuran penilaian yang ada di dalamnya. Menyadari  bahwa ini belum betul – betul sempurna maka saran dan kritik tetap sangat diperlukan. Terima kasih dan sampai ketemu di tulisan selanjutnya. Salam.

Pengukuran kinerja individu Juli 30, 2009

Posted by aisonhaji in Manejemen SDM, eGov, manajemen kinerja.
Tags:
13 comments

Beberapa saat lalu dilakukan penilaian kinerja SKPD/ Unit Kerja atas pelaksanaan kontrak kinerja yang dibuat Kepala SKPD/ Unit Kerjanya  dengan Walikota (Walikota Surabaya nih maksudnya he he he). Banyak yang yang memberikan apresiasi atas pelaksanaan penilaian tersebut, namun tidak kurang banyaknya yang memberikan hujatan mengapa kok aneh – aneh menilai orang lain, lha wong diri sendiri saja belum karuan berkinerja baik he he he … Tapi itulah dinamika di birokrasi.

Selanjutnya setelah kinerja SKPD/ Unit Kerja dapat diukur dengan lebih obyektif (karena tidak melibatkan penilaian oleh orang, namun secara otomatis dan elektronik atas data obyektif perkembangan pelaksanaan kegiatan/ pekerjaan yang ada pada data base aplikasi eProject dan aplikasi eDelivery), maka dirasa cukup mendesak juga dilakukan pengukuran kinerja individu PNS dalam birokrasi. Lho apa mendesak sekali nih model pengukuran kinerja individu ini ? kan sudah ada DP3 selama ini ?!

Coba saya kutipkan informasi yang ada di situs kementerian pendayagunaan aparatur negara ya. Menurut Sekretaris Kementerian Negara PAN Tasdik Kinanto di situs www.menpan.go.id, saat ini sedang digodog RPP yang akan diterbitkan guna penilaian kinerja PNS lebih objektif, terukur, akuntabel, partisipasif dan transparan, sehingga  terwujudnya pembinaan PNS berdasarkan prestasi kerja dan sistem karier. Penilaian ini bertujuan untuk lebih mendorong karier PNS, karena instrumen penilaian berupa sasaran kinerja Individu, yang melibatkan seorang PNS mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan output suatu pekerjaan yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan. ”apabila penilaian sasaran kinerja individunya tidak baik, maka penilaiannya tidak baik, ini objektif” ujar Tasdik Kinanto. Model penilaian  itu juga guna mengukur bobot didalam menentukan remunerasi.

Sementara itu deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian Negara PAN Ramli Effendi Idris Naibahu secara teknis memaparkan bahwa kelemahan penilaian kinerja berdasarkan PP 10 tahun 1979 sangat subjektif, tergantung atasan penilai. 8 unsur dan 222 sub unsur yang ada di PP 10/1979 yang dinilai terlalu banyak dan sangat abstrak,  hanya berorientasi pada  individual pegawai tanpa memperhatikan organisasi dan kurang berorientasi pada prestasi kerja. Dampaknya, penilaian tidak berhubungan dengan pencapaian tujuan, visi, dan misi organisasi  Pegawai tidak mengetahui apa yang diharapkan organisasi dan bagaimana cara memenuhi harapan tsb. Penilaian ini tidak menghasilkan informasi untuk pengembangan PNS dan unit kerja. Sulit mendapatkan informasi ttg Pegawai yang benar-benar berprestasi. Tidak mendukung peningkatan profesionalisme Pegawai, ujar Deputi SDM Aparatur Kementerian Negara PAN.

Pada situs www.menpan.go.id, disebutkan bahwa perubahan yang mendasar didalam penilaian adalah adanya unsur sasaran kerja individu (SKI)  yang mewajibkan setiap PNS harus menyusun SKI berdasarkan Rencana Kerja Tahunan. SKI disetujui dan ditetapkan oleh pejabat penilai yang memuat kegiatan tugas pokok jabatan, bobot kegiatan, sasaran kerja dan target yang harus dicapai.  SKI bersifat nyata dan dapat diukur. Nilai bobot kegiatan didasarkan pada tingkat kesulitan dan prioritas dengan jumlah bobot keseluruhan 100 yang ditetapkan setiap tahun pada bulan Januari.

Penilaian prestasi kerja terdiri dari SKI dan perilaku kerja, dengan bobot nilai unsur, SKI sebesar 60% dan perilaku kerja sebesar 40%. Dan penilaian SKI meliputi aspek kuantitas; kualitas; waktu; dan/atau biaya. Sedangkan penilaian perilaku kerja meliputi orientasi pelayanan; integritas; komitmen; disiplin, kerjasama, kepemimpinan dan kejujuran serta kreatifitas.

Didalam penilaian PNS selain tugas pokok tadi , juga ada penilaian terhadap tugas tambahan yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan. Cara Penilaian PNS yang akan datang Penilaian SKI dilakukan dengan cara membandingkan antara realisasi kerja dengan target dari aspek kuantitas, kualitas, waktu dan/atau biaya, dikalikan dengan bobot kegiatan. Penilaian perilaku kerja dilakukan dengan cara pengamatan sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara menggabungkan penilaian SKI dengan penilaian perilaku kerja.

Nah, gimana ? ternyata kalau dibilang tidak mendesak ndak juga kan ? kalau ingin birokrasi menjadi lebih profesional dalam melayani masyarakat maka ya harus mulai berubah, paling tidak mind set dan culture set dan hal itu bisa dimulai diantaranya dengan menerapkan manajemen kinerja. Tidak hanya SKPD/ Unit Kerja yang dinilai kinerja, namun individu di dalam organisasi tersebut juga dinilai satu persatu he he he.

Okey deh, disambung lagi ntar, yang jelas sistem manajemen kinerja di pemkot surabaya akan dicoba untuk disempurnakan sesuai RPP meskipun RPP dimaksud belum jadi PP beneran. Yakin saja karena konsep di RPP tersebut bagus maka dapat-lah diadop. Tentunya penerapan kan ndak harus serentak di semua SKPD/ Unit Kerja, mungkin dari yang paling siap dulu … Dan tidak lupa Peraturan Walikota sebagai dasar pelaksanaan juga perlu disusun, dan itu cukup karena Permendagri 13/2006 sudah mendelegasikan pengaturan-nya pada Peraturan Kepala Daerah.

Sampai ketemu di postingan berikutnya … Salam.

Evaluasi atas kontrak kinerja Juli 16, 2009

Posted by aisonhaji in Manajemen Keuangan Daerah, Manejemen SDM, manajemen kinerja.
Tags:
9 comments

Pada tanggal 16 Januari lalu (tahun 2009 maksudnya), para kepala SKPD/ Unit Kerja di lingkup Pemerintah kota Surabaya menandatangani kontrak kinerja dengan Walikota. Isinya seru banget, yaitu janji mereka ke Walikota untuk melaksanakan kegiatan dengan output bla bla bla pada akhir tahun anggaran dan siap diberikan sanksi jika tidak dapat memenuhi sesuai target. Nah, karena sekarang bulan juni sudah lewat, berarti atas pelaksanaan semester pertama tahun anggaran 2009 akan segera dilakukan evaluasi apakah mereka para kepala SKPD/Unit Kerja sudah berhasil melaksanakan kegiatan sesuai target yang direncanakan selama semester I apa tidak ?!

Ternyata ketika para kepala SKPD/ Unit Kerja di-ingatkan (reminding) akan ada rapotan (kayak anak sekolahan saja he he he), tidak terduga grafik progress fisik pelaksanaan pekerjaan yang ada di aplikasi eControlling langsung naik/ meningkat tajam. Ternyata berkembang rasa malu jika ntar nilai kinerja (Indeks Prestasi nih kalau jaman sekolah dulu) diumumkan “jeblok” didepan sesama kolega oleh Walikota disuatu forum. Ternyata juga ketika di-intip di kantor – kantor SKPD/ Unit Kerja semuanya pada lembur menyelesaikan administrasi penyerapan keuangan dan mengejar penyelesaian pekerjaan. Wah rupanya tujuan utama melakukan evaluasi atas kontrak kinerja untuk mengubah budaya kerja dari malas menjadi agak sedikit giat ada hasilnya juga he he he.

Sebagai bagian dari langkah reformasi birokrasi di Pemerintah Kota Surabaya, pilihan kebijakan membuat manajemen kinerja secara terpadu ternyata on the track. Bukti bahwa mind set teman – teman birokrasi mulai bergeser kearah positif adalah banyaknya kepala SKPD/ Unit Kerja yang bertanya per telpon atau bertandang ke kantor untuk tahu lebih banyak mengenai parameter  yang dipakai untuk menilai kinerja SKPD/Unit Kerja-nya ini . Untungnya sudah ada Surat Edaran Walikota sebagai dasar untuk jawab. Akhirnya saya dan teman – teman di kantor bisa memberikan jawaban standar sebagai berikut :

  1. Parameter utama atas kinerja SKPD/ Unit Kerja (bobot 90%) adalah keberhasilan mereka dalam mewujudkan output yang diasumsikan bisa menimbulkan outcome sesuai harapan program yang ditetapkan oleh Badan Perencanaan. Karena pada tengah tahun belum semua output dapat diwujudkan maka efektifitas dihitung dengan pendekatan kearah progress fisik pelaksanaan kegiatan.
  2. Parameter lainnya adalah efisiensi. Efisiensi dipandang strategis dijadikan salah satu parameter adalah dalam rangka menekan/ menghilangkan sikap salah kaprah birokrasi selama ini yang hanya menekan-kan bahwa yang penting bisa menghabiskan uang/ anggaran untuk output yang dijanjikan.  Diharapkan teman-teman birokrat tidak akan lagi bersikap boros. Parameter ini adalah sebagai penambah dengan bobot +10% terhadap nilai efektifitas yang sudah diperoleh.
  3. Parameter lain adalah konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Jika perencanaan sering diubah – ubah pada saat pelaksanaan maka akan ada proses pengurangan nilai dengan bobot -10%.  Diharapkan dengan adanya parameter ini setahap demi setahap teman – teman birokrat akan merubah budaya-nya dalam menyiapkan perencanaan anggaran-nya menjadi lebih hati – hati dan tidak asal plotting.

Well, langkah – langkah yang saya ceritakan tersebut memang hanya upaya dari Pemkot Surabaya untuk berusaha berubah menjadi lebih baik (me-reformasi diri). Bagaimana kira – kira hasilnya ? Kita lihat saja, yang penting sudah ada niat dan sudah dicoba dilaksanakan tho ?!, mudah-mudahan ada hasilnya.

Salam.

Konsekuensi Sifat Takabur Mei 30, 2009

Posted by aisonhaji in Manajemen diri.
Tags:
6 comments

Beberapa hari terakhir saya membaca tulisan di Republika yang sangat bagus yaitu tentang Konsekuensi Sifat Takabur yang ditulis oleh Afthonul Afif. Saya rasa perlu saya posting di blog ini karena sangat penting bagi saya dan sahabat serta kolega kerja di sektor publik maupun privat agar selalu ingat bahwa kalau kita pintar, sukses, berkuasa dan lain lain hal seputar hal tersebut kita selalu ingat bahwa itu karena Allah. Tulisan tersebut adalah sebagai berikut>

Takabur adalah sifat atau perbuatan buruk yang paling dibenci Allah SWT selain perbuatan menyekutukan-Nya. Ada kesamaan diantara kedua-nya yaitu menganggap ada kekuatan di luar-Nya yang dapat dijadikan sebagai sumber kekuatan dan kebanggaan.

Secara definitif, takabur adalah i’jabul mar’i binafsihi ujub, sifat terpesona dan membanggakan diri sendiri sendiri secara berlebihan. Dalam ilmu pshikologi, sifat ini disebut narsisme atau sifat menempatkan ego sebagai satu – satunya parameter untuk menilai segala bentuk kebenaran.

Jika manusia tertawan sifat ini, akan menjadi pihak yang “merasa paling” dalam segala hal seperti paling hebat, paling sempurna, paling kaya, paling berkuasa, dan sebagainya. Sifat ini sumber malapetaka bagi manusia karena dapat menjerumuskan ke api neraka.

Rasullullah SAW bersabda, “Tidak akan masuk surga orang yang di dalam hatinya ada sebesar biji sawi (atom) dari kesombongan (HR Muslim). Allah mengutuk siapa saja yang memelihara sifat ini, karena takabur penanda bagi pembangkangan iblis terhadap kebesaran kekuasaan-Nya. Sesaat setelah Allah SWT menciptakan Adam, Dia memerintahkan Iblis untuk bersujud dihadapan Adam. Namun Iblis menolaknya dengan congkak sambil berkata “Aku lebih baik daripada dia (adam) karena aku Kau Ciptakan dari api, sedangkan dia Kau ciptakan dari tanah (QS Shaad [38]:76).

Jika ada orang yang dengan congkak membanggakan dirinya, menganggap dirinya ukuran untuk segala hal, dan merasa berdaulat sepenuhnya atas hidupnya tanpa membutuhkan kehadiran dan bantuan orang lain, dia sebenarnya telah memutuskan untuk bersekutu dengan iblis.

Di akhirat kelak, orang dengan mental takabur seperti inijuga akan menjadi teman bagi Fir’aun, Qarun, Namrud, dan manusia – manusia terkutuk lain-nya karena kecongkakannya. Sungguh nyata dampak buruk dari sifat takabur. Bukan hanya api neraka yang akan menunggu, tapi dalam kehidupan sosial sehari – hari pun, sifat ini tentu akan melahirkan konsekuensi buruk. Misalkan membuat orang lupa diri, serakah, egois, dan akan dimusuhi orang – orang disekitarnya. Tentu saja ini hanya sedikit dampak buruk dari sifat takabur.

Untuk itu kiranya perlu kita teguhkan kembali pesan Ali bin Abu Thalib agar terhindar dari sikap takabur. “Jika kau berjumpa dengan orang yang lebih muda, berpikirlah pasti dosanya lebih sedikit. Dan jika kau berjumpa dengan orang yang lebih tua, berpikirlah pasti amalnya lebih banyak dari amalmu”.

Itulah tulisan asli dari Sdr. Afthonul Afif yang saya kutip dari harian republika tanpa dikurangi atau ditambahi, dan saya sangat terkesan dengan Beliau karena telah memberikan inspirasi kuat buat saya agar dengan kuat berusaha menjauhi sifat takabur. Mudah – mudahan sahabat dan kolega serta saudara – saudara saya yang sempat membaca ulang tulisan ini akan kembali mengingat pilihan jalan yang paling lurus buat kita, amin.

Salam.

Supply Chain Management untuk sektor publik Februari 25, 2009

Posted by aisonhaji in Manajemen Pengadaan, Manejemen SDM.
10 comments

Lamaaa sekali tidak posting.  Jadi ingin cerita sedikit tentang perkembangan terakhir apa yang sedang dikerjakan teman-teman di Pemkot Surabaya, yaitu implementasi Supply Chain Management untuk sektor publik yang sudah lama terkonsep namun baru tahun ini Insya Allah akan operasional.

Bentuk dari implementasi “SCM_4_Public_Sector” ini adalah dengan menerapkan standarisasi dari semua rantai proses produksi dari vendor hulu sampai hilir sebelum masuk ke Pemkot dan di dalam pemkot sendiri. Pemkot memposisikan diri sebagai enterprise kalau di sektor privat. Kemudian vendor hilir adalah penyedia barang/jasa dan vendor  hulunya adalah para vendor yang memasok bahan baku ke penyedia barang/jasa. Kalau untuk jasa konstruksi vendor hilir adalah kontraktor dan vendor hulu bisa jadi adalah pabrik paving, pabrik keramik/ genteng dan sejenisnya.

Bagaimana cara standarisasi ini dilakukan ? di rantai awal (vendor hulu) semua produk bahan baku konstruksi seperti paving dan sejenisnya distandarisasi-kan prosesnya dengan quality controll ketat oleh pihak pemkot. Paving dengan mutu yang masuk dalam range kualitas standar pemkot akan disertifikasi oleh pihak independen dan berikan tanda (diberi cap) agar di lapangan pengawas lapangan dapat memastikan bahwa paving yang dikirim sesuai standar. Lalu para tukang dan tenaga terampil di kontraktor juga distandar-kan dengan pelatihan dilanjutkan sertifkasi keahlian/ ketrampilan. Nantinya semua kontraktor jika tak punya tenaga bersertifkat LPJK tidak boleh ikut pengadaan di lingkup pemkot Surabaya.

Selanjutnya, kalau semua bahan dan SDM di vendor di-standarisasikan, bagaimana dengan di internal pemkot sendiri ? Pemkot tidak tinggal diam, puluhan tenaga pengawas di latih dan diberikan sertifikat keahlian pengawas proyek. Jika tidak bersertifikat kelahlian LPJK, Kepala Dnas tidak boleh menugaskan mereka menjadi pengawas proyek. Disamping itu para panitia pengadaan yang boleh memproses lelang juga harus bersertifikat keahlian dari Bappenas/ LKPP.

Terus, apakah ini sudah cukup ? Masih belum cukup. Karena paket pekerjaan konstruksi sangat banyak jumlahnya, maka selanjutnya masyarakat di-edukasi dengan materi pengawasan proyek dan material proyek versi sederhana, yaaah semacam tips gitulah he he he. Nah masyarakat diberikan media lapor by sms  (mobile service)  agar jika anggota masyarakat menilai dengan kemampuan sederhana-nya mereka menjumpai  dugaan penyimpangan,  maka mereka bisa sms ke nomor yang sudah disediakan untuk di-forward oleh admin ke Kepala Dinas, Pejabat Pembuat Komitmen (pimpro) ,  Pengawas proyek, Direktur Perusahaan / kontraktor dan juga Inspektorat secar bersamaan. Alhasil dari sekian orang yang terpaksa menerima informasi ini pasti akan ada yang bergerak untuk membenahi. Sehingga penyimpangan lebih lanjut tidak akan  terjadi dan kerugian negara  akibat mutu tak tercapai tidak akan ada.

Begitu-lah info awal setelah sekian lama tidak posting, semoga informatif dan ada manfaat-nya.

Salam.


KPK meminta lelang harus pakai eProc Desember 29, 2008

Posted by aisonhaji in Manajemen Pengadaan, eGov.
Tags: ,
10 comments

Hari ini di koran Jawa Pos halaman 12 diberitakan bahwa KPK melalui Wakil Ketua KPK Bidang Pencegahan, Haryono Umar menyatakan bahwa pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah menjadi bidikan KPK. Maka dari itu agar tidak terjerat korupsi, KPK meminta seluruh instansi pemerintah menerapkan sistem electronic procurement (e-proc) untuk tender proyek tersebut. KPK menyimpulkan bahwa sistem eProc ini cukup efektif untuk mengurangi pertemuan antara panitia pengadaan dengan rekanan. Karena itu instansi pemerintah harus memprioritaskan program tersebut dan meminta bantuan LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).

Dari berita tersebut dapat disimpulkan bahwa instansi pemerintah di pusat dan daerah agar segera ke LKPP untuk dapat difasilitasi meng-implementasi-kan sistem eProc. Kebetulan minggu lalu saya ketemu dengan Pak Ir. Ikak dari LKPP pada acara workshop tentang Supply Chain Management (SCM) pada sektor publik yang mana Beliau menjadi salah satu nara sumber. Kepada Beliau saya sampaikan bahwa sebenarnya banyak sekali Pemda Propinsi maupun Kabupaten/Kota yang sudah berinisiatif implementasikan sistem eProc meskipun belum diwajibkan oleh KPK. Dan tim dari berbagai Pemda yang telah berkunjung ke Pemkot Surabaya untuk study banding atau mempelajari sistem eProc sudah saya arahkan ke LKPP guna menindaklanjutinya, tapi bingung harus ketemu dengan siapa. Mendengarkan hal tersebut kontan Pak Ikak berjanji akan mensupport pemda – pemda tersebut agar segera bisa menerapkan sistem eProcurement yang telah disiapkan oleh LKPP.  Insya Allah dalam waktu dekat berbagai Pemda tersebut akan dipertemukan dengan tim teknisnya Pak Ikak untuk mendapatkan penjelasan awal guna persiapan implementasi sistem eProc yang dikembangkan oleh LKPP.

Semoga tahun 2009 menjadi tonggak bersejarah implementasi sistem eProcurement secara luas karena sudah ada yang mewajibkan pakai eProc yaitu KPK, kemudian ada instansi pusat yang bertugas memfasilitasi implementasi-nya yaitu LKPP dan ternyata instansi pemda banyak sekali yang berminat. So pasti, gayung bersambut-lah. Yang jelas Pemkot Surabaya akan tetap menerima diri sebagai tempat study banding dan benchmark bagi instansi pemerintah manapun yang ingin pelajari eProc karena sudah melaksanakan mulai tahun 2004. Jadi sudah tahu susah dan senangnya …

Pada Pengadaan Barang/Jasa, jika bagaimana terjadi kerugian negara ? Desember 7, 2008

Posted by aisonhaji in Manajemen Keuangan Daerah, Manajemen Pengadaan.
Tags: ,
10 comments

Memang sudah saat-nya kita di jajaran birokrasi bekerja dengan profesional dalam arti bahwa dalam mengemban tugas – tugas yang diberikan kita senantiasa melaksanakannya berdasarkan etika, teknis keilmuan terkait pekerjaan yang dilaksanakan serta aturan yang berlaku, pun termasuk dalam melaksanakan proses pengadaan barang/jasa. Insya Allah kalau ketiga hal ini kita pegang teguh, maka kekuatiran untuk salah langkah dalam menjalankan tugas atau bayangan bahwa kita akan terjebak pada situasi tuduhan melakukan korupsi bisa kita minimalkan.
Oleh karena itu, beberapa pengertian – pengertian pokok atas ketiga hal tersebut perlu kita pahami, misalkan tentang kerugian negara yang menurut para ahli hukum merupakan salah satu dari 3 hal yang jika terpenuhi bersama – sama akan bisa menjerat seseorang sebagai kategori koruptor (artinya kalau hanya salah satu atau salah dua, ya mestinya tidak dapat dipakai untuk menuduh orang telah korupsi). Kita tidak ingin kan dikategorikan koruptor ? Shereeem banget kalau sampai terjadi dan mudah – mudahan Yang Maha Kuasa senantiasa melindungi kita agar tidak sampai mengalami seperti itu.

Baiklah, coba kita perhatikan ketiga hal tersebut. Menurut Kepala BPKP Perwakilan Jawa Timur yang saya kutip dari Koran Jawa Pos disebutkan bahwa Korupsi bisa dituduhkan ke seseorang jika :
1. Ada Unsur Melawan Hukum;
2. Terjadi Unsur Kerugian Negara; dan
3. Terbukti Memperkaya Diri Sendiri atau Orang Lain/ Korporasi.

Kita tidak akan membahas panjang lebar ketiga hal tersebut, karena itu kompetensi teman – teman di bidang hukum. Tetapi paling ndak untuk pengadaan barang/jasa dan pengelolaan keuangan daerah yang menjadi bagian dari tugas kita sehari – hari, saya rasa kita bersama – sama sudah cukup kompeten untuk mendiskusikannya, paling ndak tentang Kerugian Negara.

Saya kutip pada UU No 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, pasal 1 nomor 22 yang berbunyi : ”Kerugian Negara/Daerah adalah kekurangan uang, surat berharga, dan barang, yang nyata dan pasti jumlahnya sebagai akibat perbuatan melawan hukum baik sengaja maupun lalai”.

Ternyata kerugian negara tidak boleh ditafsirkan sendiri. Meskipun di UU Tipikor ada kalimat kerugian negara, maka definisi operasionalnya harus mengikuti UU yang khusus mengatur tentang keuangan negara.

Jadi kerugian negara terjadi jika :

  1. Ada uang yang seharusnya diterima negara tapi tidak masuk ke kas negara;
  2. Terjadi situasi yang mana surat berharga (berarti bisa termasuk sertifikat hak atas tanah atau aset lain, jaminan bank seperti jaminan pelaksanaan proyek atau sejenisnya atau mungkin bilyet deposito dan sejenisnya) yang menjadi hak negara dikuasai pihak lain secara tidak sah atau ternyata tidak bisa di-uang-kan;
  3. Kekurangan barang yang seharusnya menjadi hak negara.

Okey, kita mulai fokus ke pengadaan barang/jasa.

Case pertama :
Kapan bisa terjadi ”ada uang yang seharusnya diterima negara tapi tidak masuk ke kas negara”? Dalam pengadaan khususnya pelaksanaan kontrak, negara berhak memperoleh denda jika terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan sesuai kontrak. Jika denda tersebut tidak masuk ke negara ya bisa dituduh korupsi tuh pejabat yang mempunyai kewenangan untuk nagih denda.

Selanjutnya case kedua :
Kapan terjadi situasi yang mana ”surat berharga yang menjadi hak negara dikuasai pihak lain secara tidak sah atau ternyata tidak bisa di-uang-kan dalam konteks pengadaan barang/jasa” ? Menurut Keppres 80/2003, jika peserta lelang mengundurkan diri pada saat pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa maka jaminan penawaran menjadi hak negara. Juga pada tahap pelaksanaan kontrak jika ada wan prestasi dan ada pemutusan kontrak maka jaminan pelaksanaan juga menjadi milik negara. Kutipan tepat-nya dari Keppres 80/2003 adalah sebagai berikut :
”… klarifikasi kewajaran harga apabila harga penawaran dinilai terlalu rendah, … maka peserta lelang tersebut harus bersedia untuk menaikkan jaminan pelaksanaannya menjadi sekurang-kurangnya persentase jaminan pelaksanaan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dikalikan 80% (delapan puluh persen) HPS, bilamana ditunjuk sebagai pemenang lelang. Dalam hal peserta lelang yang bersangkutan tidak bersedia menambah nilai jaminan pelaksanaannya, maka penawarannya dapat digugurkan dan jaminan penawarannya disita untuk negara ..”.
Lalu ada lagi yang bisa saya kutip :
” … Apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dan masa penawarannya masih berlaku maka pengunduran diri tersebut hanya dapat dilakukan berdasarkan alasan yang dapat diterima secara obyektif oleh pengguna barang/jasa, dengan ketentuan bahwa jaminan penawaran peserta lelang yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah.”
Dan ada lagi :
” … Terhadap penyedia barang/jasa yang ditetapkan sebagai pelaksana pekerjaan mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat diterima dan masa penawarannya masih berlaku, disamping jaminan penawaran yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah.”
Disamping itu di pasal 35 Keppres 80/2003 dinyatakan :
”Pemutusan kontrak yang disebabkan oleh kelalaian penyedia barang/jasa dikenakan sanksi sesuai yang ditetapkan dalam kontrak berupa :
a. jaminan pelaksanaan menjadi milik negara;
b. sisa uang muka harus dilunasi oleh penyedia barang/jasa;
c. membayar denda dan ganti rugi kepada negara”

Terakhir case ketiga :
Kapan terjadi kekurangan barang yang seharusnya menjadi hak negara dalam konteks pengadaan ? Menurut saya, jika dalam kontrak pengadaan sudah disepakati harga sekian rupiah akan dibayarkan kepada penyedia barang/jasa dengan sekian output sudah di-deliver kepada pemelik pekerjaan (misalkan 10 mesin jahit atau 1000 meter persegi jalan paving K-350), maka jika output tersebut secara kuantitas tidak memenuhi ketentuan dalam kontrak dan pemilik pekerjaan (PPKm) tetap membayar penuh, dapat dipastikan negara dirugikan.

Pertanyaan lanjutan, bagaimana jika output di-deliver dengan kuantitas sesuai kontrak tapi kualitas (spesfikasi teknis) tidak memenuhi dan PPKm tetap membayar penuh ? Ya ini juga terjadi kerugian negara.

Pertanyaan terakhir : bagaimana jika saat pekerjaan dilaksanakan (khususnya fisik konstruksi) ditemukan spesifikasi teknis tidak memenuhi dan pembayaran masih belum dibayar penuh, apakah disini juga terjadi unsur kerugian negara ?
Menurut yang saya ketahui dari Keppres 80/2003, jika pekerjaan belum di-serahterima-kan ya berarti PPKm masih bisa meminta kepada penyedia barang/jasa untuk memenuhi spesifikasi teknis yang diminta dalam kontrak sebelum menyelesaikan pembayaran yang diminta.
Petikan kalimat di keppres 80/2003 pasal 36 ayat (2) sebagai berikut : ”Pengguna barang/jasa melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan, baik secara sebagian atau seluruh pekerjaan, dan menugaskan penyedia barang/jasa untuk memperbaiki dan/atau melengkapi kekurangan pekerjaan sebagaimana yang disyaratkan dalam kontrak”.

Jadi mestinya ndak bisa suatu proyek konstruksi ditengah jalan harus berhenti karena PPKm dan kontraktor ditahan gara – gara tuduhan korupsi karena ditemukan spesifikasi teknis yang belum dipenuhi oleh rekanan/ kontraktor. Yang mungkin terjadi bila fisik telah selesai 100% dan uang sudah dibayar 100% pula, daaan …. ditemukan spesifikasi teknis tidak sesuai kontrak. Ini barangkali bisa kena tuduhan kerugian negara …

Sementara itu postingan kali ini, mungkin ada yang tidak sependapat dengan pemikiran saya ya ndak apa – apa kan ?!
Salam.

Tentang kontrak multi years Desember 3, 2008

Posted by aisonhaji in Manajemen Keuangan Daerah, Manajemen Pengadaan.
Tags: , ,
23 comments

Sudah lama banget tidak posting ke blog, disela – sela waktu kerja bisanya cuma buka – buka blog untuk jawab komentar yang masuk dari postingan terdahulu. Dan ada salah satu komentar yang nanyakan hal ikhwal tentang kontrak multi years karena di pemdanya tidak pernah melakukan. Jadi saya coba untuk kali ini sedikit membahas tentang hal tersebut karena saya tahunya juga sedikit he he he.

Menurut Keppres 80/2003 pasal 30 ayat (8) disebutkan bahwa ”kontrak tahun jamak adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran yang dilakukan atas persetujuan oleh Menteri Keuangan

untuk pengadaan yang dibiayai APBN, Gubernur untuk pengadaan yang dibiayai APBD Propinsi, Bupati/Walikota untuk pengadaan yang dibiayai APBD Kabupaten/Kota”.

Jadi kontrak ini harus mendapatkan persetujuan Kepala Daerah dulu sebelum ditandatagani. Mestinya sebelum proses pengadaan dilakukan yang mana dokumen pemilihan penyedia barang/jasa harus sudah menyebutkan draf kontrak, maka persetujuan ini sepertinya jauh – jauh hari sebelum proses pengadaan dilakukan harus mendapatkan ijin dari Kepala Daerah (KDH).

Pertanyaan sebenarnya adalah mengapa perlu persetujuan dari KDH dulu ? Dari kajian regulasi (kebetulan di kelompok aturan perundang-undangan tentang pengelolaan keuangan belum ditemukan pasal ataupun penjelasan tentang kontrak multi years ini) disimpulkan bahwa secara admnistratif sebenarnya proses pelaksanaan anggaran (termasuk dialamnya adalah pengadaan barang/jasa) adalah ”tahunan”. Nah jika harus multi tahun maka KDH harus tahu dan setuju, karena Beliau-lah nanti yang akan memperjuangkan agar alokasi sesuai kebutuhan per tahun anggaran dapat tercantum di APBD.

Satu hal lain yang perlu dicermati adalah masalah komitmen DPRD yang harus dijaga agar dibeberapa tahun kedepan peng-alokasi-an anggaran yang dibutuhkan untuk pembayaran atas pelaksanaan kontrak multi tahun tersebut tidak terganjal ditengah jalan. Beberapa langkah bisa ditempuh diantaranya dengan menyepakati-nya di RPJMD atau KUA.

Tentang pembuatan kontrak setelah proses pemilihan penyedia barang/jasa selesai, setahu saya dibuat kontrak (beberapa orang ada yang menyebutnya sebagai kontrak induk) yang nilainya sebesar total proyek yang dilelang. Kemudian untuk memudahkan pengendalian pelaksanaan dan pembayaran oleh PPKm (pejabat pembuat komitmen), maka ada yang membuat kontrak anak di tiap tahun anggaran dengan nilai sebesar alokasi anggaran per tahun yang ada di Perda APBD.

Sementara segini dulu postingan yang bisa saya tulis, mudah-mudahan bisa menjadi bahan diskusi yang menarik.

Salam.

Malam ini hit mencapai 5000 Oktober 19, 2008

Posted by aisonhaji in Manajemen diri.
Tags:
10 comments

Ternyata blog yang saya isi iseng dikala waktu agak senggang kok ya ada juga yang berminat mampir dan ajak diskusi.

Malam ini setelah seharian jalan – jalan sama anak – anakdan mau istirahat, trus inget mau lihat barangkali ada comment yang perlu dijawab, daaan eh ternyata di statistik jam 19.35 terlihat kunjungan kok sudah mencapai 5000 tepat. Yaah saya merasa ada kepuasan karena apa yang diposting di blog ini rupanya ada manfaat buat beberapa orang. Saya kira meskipun informasi di blog ini tidak sebagai manfaat kunci bagi para peselancar dunia maya, tapi Paling tidak di agama disampaikan bahwa sangat afdol bagi kita untuk menyampaikan sesuatu yang bermanfaat (nasehat atau apapun bentuk – bentuk informasi) walaupun satu ayat (cuma sedikit).

Ya tentunya saya akan menerima saran kritik buat semakin bermanfaatnya isi blog ini buat sesama yang membutuhkan. Akhirnya, selamat istirahat dan selalulah membuka blog ini dan memberikan masukan buat saya, terima kasih.

Salam.

Keppres 80/2003 akan direvisi total ? Oktober 6, 2008

Posted by aisonhaji in Manajemen Pemerintahan, Manajemen Pengadaan.
Tags:
14 comments

Minal Aidin Wal Faidzin, mohon maaf lahir dan batin atas segala perbuatan dan ucapan (termasuk tulisan/ postingan di-blog ini kali yee) di masa lalu. Semoga Amal ibadah yang masih tertatih – tatih dan belajar ini mendapatkan Ridlo Allah meskipun dikit, amin.

Hari ini baru masuk hari pertama setelah cuti bersama lebaran dan buka internet setelah beberapa hari ini isinya cuman maen sama anak – anak dirumah dan silaturahmi ke Orang Tua, Kerabat dan para sahabat. Baru sempat baca koran dan ngobrol – ngobrol dengan teman dikantor dan eeh, di Harian Kompas tanggal 6 Oktober 2008 ini ada berita cukup menarik tentang Langkah Kebijakan untuk Mengantisipasi Dampak Krisis Ekonomi AS (Negerinya para Koboi).

Di halaman utama harian tersebut di-ilustrasikan grafis yang cukup menarik tentang langkah kebijakan yang akan diambil pemerintah di sektor riel dan sektor moneter. Saya ndak cukup tertarik dengan sektor moneter karena ndak begitu ngerti he he he. Nah yang saya rasa nyata efeknya untuk menggerak-kan ekonomi ya sektor riel dan kami di Pemda biasanya ya bergerak di hal – hal yang ada hubungannya dengan sektor riel.

Menurut ulasan di koran tersebut, sektor riel yang akan dibenahi terdiri dari 6 langkah dan yang pertama adalah : ”Mendorong percepatan belanja pemerintah dan penyerapan anggaran dengan merevisi keppres 80 tahun 2003 (pedoman pengadaan barang/jasa pemerintah) untuk mempercepat proses pengadaan barang/jasa pemerintah” .

Nah tuh, akhirnya pemerintah pusat sepakat juga bahwa keppres 80/2003 masih perlu penyempurnaan agar penyerapan keuangan lebih kencaaang he he he. Jadi memang betul-lah bahwa di saat pemberantasan korupsi sedang giat-giatnya dilakukan dan prosedur pengadaan di keppres 80/2003 dijadikan rujukan penegak hukum untuk mencari panitia pengadaan dan PPKm yang dapat dikenakan pasal korupsi, maka mereka semua jadi tiarap. Mending ndak usah ada pengadaan yang penting ndak ada resiko mampir ke hotel prodeo. Ditegur pimpinan atau sampai dimutasi-pun okeylah asalkan nama baik diri dan keluarga tidak rusak gara – gara persepsi yang beda mengenai prosedur yang ada di keppres 80/2003. Maksudnya ? Ternyata para penegak hukum (penyidik) juga ndak semuanya bersertifikat keahlian pengadaan barang/jasa. Sehingga, seringkali jika ada sedikit masalah yang tidak pas dalam prosedur pengadaan (karena di keppres sendiri juga ada beberapa ketentuan yang saling bertabrakan), penyidik langsung meng-kaitkan dengan pasal – pasal di UU Tipikor yang memang sudah menjadi keahlian-nya, alamaaak !!! Merinding disco nih !?

Nah, kita semua berharap agar revisi Keppres 80/2003 nantinya bisa lebih memberikan kepastian tentang prosedur pengadaan dengan langkah – langkah yang lebih sederhana dan tidak menciptakan pintu – pintu kemungkinan kesalahan administrasi yang bisa diseret – seret ke arah pidana korupsi (karena beberapa kasus kesalahan administrasi adalah karena kekurang-pahaman panitia pengadaan atau PPKm atau petugas administrasi lainnya, meskipun beberpa yang lain tampaknya memang berniat untuk melakukan penyimpangan).

Saya rasa policy pemerintah pusat di bawah koordinasi Bu Sri Mulyani bisa bener – bener mewujudkan revisi keppres pengadaan barang/jasa pemerintah tersebut menjadi lebih sempurna, dan tentunya LKPP pasti akan total mencurahkan segala daya upayanya untuk menyempurnakan sistem yang ada (karena beberapa saat lalu beberapa pejabat LKPP menyampaikan akan merencanakan ada revisi keppres 80/2003). Syukur – syukur dalam revisi keppres tersebut dapat diatur tentang pelaksanaan eProcurement, sehingga lebih ada kepastian hukum guna melengkapi substansi UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) yang disahkan beberapa waktu yang lalu.

Akhirnya jika pengadaan barang/jasa menjadi lebih mudah dan aman bagi panitia pengadaan dan PPKm serta kompetitif bagi para penyedia barang/jasa, maka penyerapan keuangan akan lebih tinggi dan berarti peredaran uang di masyarakat makin banyak dan pada akhirnya bisa mendorong pertumbuhan ekonomi, tul ndak ?! akhirnya ?  Ya mudah-mudahan negeri kita ndak terimbas ekonomi yang memburuk di negerinya “Om Bush” .

Okeylah mari kita doakan Bapak – Bapak di LKPP bisa segera merealisasi-kannya, amin.

Salam.