Surabaya membentuk komunitas RT dan RW di jejaring sapawarga.org dengan program e-RT/RW bersama PT. Telkom, Tbk

Dimulai dengan kegundahan Walikota Bambang DH ketika rapat staf di akhir 2009 mengenai belum optimalnya pengawasan proyek – proyek fisik yang jumlahnya sangat banyak dan tersebar luas di seantero wilayah kota, ditugaskan-lah beberapa pejabat pemkot termasuk Ir. Tri Rismaharini (saat itu Kepala Bappeko) guna mencari sistem yang efektif untuk meningkatkan kinerja pengawasan dan pengendalian proyek.

Setelah beberapa saat mencari ide, tim menemukan konsep bahwa pengawasan dan pengendalian harus melibatkan warga kota “secara personalized” karena warga kota-lah customer dari pemerintah kota, dalam arti bahwa dari customer-lah sumber informasi utama untuk mengetahui kelemahan layanan guna peningkatan kinerja diwaktu selanjutnya. Tim mengambil filosofi CRM (Customer Relationship Management) yang banyak digunakan oleh perusahaan multi nasional dalam mempertahankan keberadaan-nya di tengah persaingan global. Disimpulkan bahwa dengan menerapkan filosofi CRM ini tidak hanya pengawasan dan pengendalian proyek yang akan terangkat naik kinerjanya, tapi banyak hal lain terkait pelayanan publik bisa di-push kualitas-nya.

Konsep terus dimatangkan di awal tahun 2010. Secara operasional warga harus disediakan media untuk bisa berkomunikasi dengan sesama warga lain dengan cepat, murah dan akurat untuk dapat membicarakan permasalahan lingkungan tempat tinggalnya secara pribadi maupun secara berkelompok (group). Dengan cara ini diharapkan partisipasi warga untuk membangun lingkungan-nya akan terwujud. Tentunya saluran komunikasi yang sama juga harus disediakan jika ada warga/ kelompok warga ingin berkomunikasi dengan pejabat pemkot yang terkait dengan permasalahan yang ingin diselesaikan. Diperhitungkan akan sangat efektif jika komunikasi tersebut bisa menyertakan data berupa voice, text, angka maupun foto/ video. Dari konsep dasar ini disimpulkan bahwa media yang dibutuhkan adalah semacam situs jejaring sosial yang sekarang sedang booming seperti facebook, twiter dan sejenisnya namun yang lebih terkendali dan bertanggung jawab. Akhirnya dikembangkan-lah situs sapawarga.org sebagai wadah komunikasi warga untuk membangun kota surabaya tercinta.

Apa dengan develop sapawarga.org sudah cukup untuk bisa mempercepat pembangunan kota dan memperbaiki layanan publik ? Tentu tidak. Hal itu saja tidak cukup. Kalau terbatas situs web dipandang masih kurang optimal untuk mendukung gerak langkah membangun kota dari unsur pembentuknya. Komunitas terkecil warga yaitu RT dan RW sebagai unsur pembentuk kota  harus difasilitasi secara nyata untuk menjadi tulang punggung jejaring komunikasi ini. Ketua RT dan Ketua RW di kampung harus menjadi pendorong terbentuknya ”kampung cyber” yaitu situasi kampung/ lingkungan pemukiman yang mana semua aktifitas kehidupan warga-nya difasilitasi oleh ICT (Information & Communication Technology). Jelas kebutuhan infrastruktur jaringan sangat penting untuk disediakan. Untuk itulah peran CSR PT. Telkom Tbk menjadi sangat strategis. Lalu digelar-lah program ”e-RT/RW” yang menggabungkan kehandalan menu – menu situs sapawarga.org dengan penyediaan infrastruktur jaringan berupa pemberian modem dan abonemen gratis selama 6 bulan kepada ketua RT/RW yang telah siap (mempunyai telepon telkom dan PC di rumahnya) oleh PT. Telkom, Tbk.

Efektifitas dari program e-RT/RW ini terletak pada adanya anggota tetap (fixed member account) sapawarga yaitu seluruh kepala SKPD termasuk Camat, kemudian Lurah, ketua RW dan ketua RT. Nah ketua RT sebagai koordinator terkecil komunitas warga diupayakan terhubung dengan dunia maya dan diposisikan sebagai jembatan komunikasi sekaligus jendela masuk (entry windows) urusan warga terkait layanan umum yang diberikan oleh pemerintah kota. Lewat situs sapawarga.org ini semua urusan terkait kependudukan yang rangkaian proses-nya melalui ketua RT dan RW seperti surat pengantar RT/RW, layanan sidik jari warga, laporan lahir, mati dan pindah (lampid) dilakukan secara on line. Karena proses dilakukan secara on line, maka dalam hitungan detik data dan verifikasi-nya sudah sampai ke kecamatan dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Hal ini sangat membantu jika warga yang membutuhkan layanan sangat sibuk dan RT/RW-nya juga sedang tidak ditempat. Apalagi dalam waktu dekat sapawarga versi seluler juga akan segera diluncurkan. Sehingga dimanapun warga berada urusan mereka dapat diproses oleh RT/RW, karena pengajuan proses juga dapat ter-notifikasi ke hand phone RT/RW yang juga terdaftar di situs sapawarga.org.

Apakah ada manfaat yang lain ? Masih banyak fungsi sapawarga.org yang dikembangkan untuk kecepatan dan ketepatan penanganan keluarga miskin yang dapat dikendalikan langsung kevalidan datanya oleh Ketua RT dan Ketua RW. Dengan sistem ini Ketua RT dapat langsung melaporkan secara real time jika ada kejadian awal wabah penyakit atau ada anak putus sekolah karena orang tuanya mendadak miskin. Disamping itu monitoring terhadap keberhasilan program penanggulangan kemiskinan seperti pemberian beras bagi Gakin, BLT, pelatihan ketrampilan dan sejenisnya akan dapat dilakukan dengan tepat oleh Ketua RT dan RW. Yang juga dirasa besar manfaatnya adalah kemampuan situs ini untuk menyediakan media laporan warga (yang juga bisa menjadi member) jika ditemukan penyimpangan di lapangan. Sehingga kader dari SKPD terkait sektor yang bertanggung jawab terhadap program penanganan kemiskinan dapat dengan cepat mengambil langkah penanganan.

Yang tidak kalah menarik di situs sapawarga.org adalah adanya menu yang masuk dalam genre eCommerce, yaitu eToko. Di sapawarga.org, warga yang sudah menjadi member (sudah mempunyai akun di situs jejaring komunikasi warga kota tercinta ini), termasuk para Gakin yang telah dilatih banyak ketrampilan oleh beberapa SKPD terkait dapat memasuk-kan produk-nya untuk dapat dipasarkan secara on line. Seperti amazon.com, eToko ini akan menjadi ”e-market place” bagi sesama warga kota, dengan kata lain sapawarga.org merupakan salah satu pengungkit lajunya perekonomian warga kota.

Disamping itu, salah satu andalan dari sapawarga adalah menu pengaduan proyek sebagai penyempurnaan sms gate way pengaduan proyek yang dirintis pemkot di akhir tahun 2008. Tahun lalu sistem kendali proyek berbasis laporan warga by sms sudah dikembangkan, namun belum begitu efektif karena informasi proyek yang diharapkan dapat dilihat warga dilokasi pekerjaan melalui papan pengumuman proyek banyak tidak dipasang dengan benar oleh para kontraktor. Dengan sapawarga ini, informasi tentang proyek di tiap wilayah/ lingkungan pemukiman akan dapat di-broadcast oleh sistem ke account member para ketua RT dan RW. Dengan demikian jika ditemukan adanya indikasi penyimpangan, ketua RT dan RW bisa melaporkan ke sistem di sapawarga. Info tersebut akan otomatis tersampaikan ke account Kepala SKPD penanggung jawab proyek, account Pimpro dan juga account Inspektorat. Melalui integrasi dengan sistem sms gateway pengaduan proyek y ang lebih dahulu dikembangkan, laporan ini juga terforward ke nomor hand phone Kontraktor dan Pengawas Proyek yang sudah di-input di sistem ini. Untuk itulah jika semua pihak terkait tidak segera mengambil langkah sesuai prosedur setelah mendapatkan laporan warga, maka inspektorat dapat mengambil posisi penanganan sesuai kewenangan-nya dengan cepat.

Seterusnya situs sapawarga.org bisa terus disempurnakan sesuai kebutuhan warga sebagaimana facebook yang tidak pernah berhenti untuk di-ubah – ubah menjadi lebih baik dan powerfull.

Surabaya Performance Award (SPA) 2009, budaya kerja baru di Pemkot Surabaya

Sudah lama tidak posting dan ditanya sama teman baru di dunia maya kenapa kok blog-nya jarang up date ? Saya jawab : he’eh nih, berbulan – bulan tekun bersama tim untuk membuktikan bahwa sistem informasi manajemen pengelolaan keuangan daerah terintegrasi yang coba kami bangun benar – benar bisa running well. jadi ndak sempat nulis di Blog. Nah karena sekarang sudah kelar meskipun belum sempurna benar, maka disempatkan lagi up date tulisan.

Para pemirsa sekalian …, walaaah kok malah kayak presenter acara TeVe saja he he he.  Sebenarnya yang kemarin saya dan teman – teman kerjakan adalah mewujudkan ePerformance yang bisa memperhitungkan nilai kinerja SKPD, para PPKm (Pejabat Pembuat Komitmen), dan para vendor (penyedia barang/jasa) serta segenap PNS di lingkup Pemkot Surabaya secara otomatis berdasarkan up date data mereka pada aplikasi – aplikasi lain yang ada pada GRMS (Government Resources Management System) dan beberapa aplikasi tambahan untuk ePerformance. Seperti pernah saya tulis pada artikel lain di blog ini, semua pihak di pemkot Surabaya (SKPD, Penyedia barang/jasa dan Masyarakat) sudah di fasilitasi dengan IT dalam menjalankan aktifitas pengelolaan keuangan dan kegiatan-nya. Pada saat awal  menyusun rencana anggaran telah disiapkan eBudgeting, lalu pada awal tahun angggaran semua PA dan PPKm menyiapkan rencana detail kegiatan-nya di eProject dan dilanjutkan dengan fasilitasi proses pengadaan melalui eProcurement. Tidak berhenti di sini, semua kontrak disusun dengan fasilitas yang ada di eDelivery yang juga dilengkapi dengan menu – menu untuk menunjang proses administrasi kemajuan pekerjaan dan pengajuan termijn pembayaran. Nah informasi dari aktifitas riel pada eDelivery ini akan diperbandingkan dengan data rencana pada eProject untuk dilihat efisiensi, efektifitas dan lain – lain parameter ukuran sebagai pendekatan guna mengetahui kinerja para pihak di internal dan eksternal pemkot yang terkait proses pelaksanaan APBD.

Mengapa informasi mengenai kinerja ini dinilai sangat strategis ? mengapa pencapaian prestasi dan kinerja dari segenap insan birokrasi sebagaimana tupoksi masing – masing dianggap sangat penting untuk diberikan apresiasi oleh manajemen Pemerintah kota ? Jawaban-nya adalah karena manajemen pemerintah kota menyadari bahwa dengan penerapan corporate culture yang menghargai prestasi di lingkup birokrasi, diharapkan akan terbangun motivasi bekerja yang terbaik dan tidak asal – asalan serta selalu berupaya melakukan break trough (terobosan) untuk meningkatkan mutu layanan dan tugas – tugasnya.

Maka dari itulah dikembangkan instrument pengukuran kinerja untuk digunakan di ePerformance. Instrument dikembangkan dari berbagai peraturan perundang – undangan yang berlaku dan instrument pengukuran kinerja yang sudah establish seperti malcolm balridge criteria for performance excellence.

Kategori yang diberikan pada SPA 2009

1. Kategori THE BEST PERFORMANCE INSTITUTION

Apresiasi ini diberikan  kepada SKPD/Unit Kerja yang telah :

• Menentukan tantangan strategis, menetapkan strategi dan sasaran-sasaran strategis dengan memperhatikan tantangan-tantangan sembari meningkatkan kelebihan-kelebihan SKPD/ Unit Kerja;
• Melakukan pengembangan, perbaikan terus-menerus, maupun pembaharuan organisasi sehingga kinerja SKPD/ Unit Kerja semakin meningkat;
• Melaksanakan proses kerja yang berkualitas sesuai sesuai standar organisasi;
• Memberikan kepuasan terhadap pengguna terhadap layanan yang diberikan, bisa membangun hubungan untuk mendapatkan, memuaskan dan mempertahankan pengguna layanan;
• Meningkatkan loyalitas pengguna layanan serta mengembangkan peluang baru;
• Menerjemahkan sasaran-sasaran strategis menjadi rencana-rencana kerja, memproyeksikan kinerja organisasi kedepan atas ukuran-ukuran kinerja atau indikator-indikator utama terhadap pembanding utama.

2.   Kategori THE BEST ACHIEVEMENT PROGRAM

Apresiasi ini diberikan kepada SKPD/Unit Kerja yang dinilai dapat memenuhi janji atas kontrak kinerja yang ditandatanganinya dengan Walikota. SKPD/Unit Kerja mendapatkan penghargaan kategori ini jika dapat menjalankan program/kegiatan dengan efektif sehingga di masa waktu tertentu/ akhir tahun keluarannya sudah dapat memberikan manfaat kepada masyarakat. Pendekatan kemajuan fisik kegiatan/pekerjaan sebagai indikator kunci dilakukan untuk mengevaluasi keberhasilan SKPD/Unit Kerja pada sub kategori ini. Guna mempertajam obyektifitas penilaian, diberikan tambahan instrumen pengukuran yaitu faktor efisiensi nilai kontrak terhadap alokasi anggaran dan pengurangan instrument pengukuran yaitu faktor inkonsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan.

3. Kategori THE BEST VENDOR

Apresiasi ini diberikan kepada penyedia jasa konstruksi, pemasok barang maupun konsultan yang memberikan kinerja terbaik dari segi proses pemilihan, proses pelaksanaan sampai kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Mekanisme penilaian menggunakan sistem poin. Penilaian terhadap kategori ini terdiri dari

a. Penilaian pra pelaksanaan :

• Aktif  dalam melakukan penawaran pada aplikasi eProcurement;
• Jumlah kontrak yang diperoleh di tahun 2009 tinggi;
• Jumlah nilai nominal semua kontrak yang dimenangkan pada tahun 2009;
• Efisiensi dilihat dari perbandingan nilai kontrak terhadap nilai OE (Owner Estimate).
• Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
• mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
• dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

b. Penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan diapresiasikan untuk pekerjaan vendor yang :

• Terselesaikan kurang dari STT I tanpa mengesampingkan proses dan metode penunjang kualitas
• mencakup konsistensi dan komitmen terhadap item-item pekerjaan sehingga tidak terjadi kontrak kritis. Hal ini dapat dilihat dari jumlah komplain masyarakat
• dalam bentuk sms serta tingkat kepatuhan vendor terhadap teguran

c. Penilaian kualitas pekerjaan.

Penilaian ini  dilaksanakan setelah melalui proses penilaian proses pemilihan dan penilaian proses pelaksanaan di lapangan. Penilaian dilakukan terhadap 10 perusahaan atau vendor dengan poin tertinggi. Penilaian akhir dilakukan dengan melihat tingkat kepuasan layanan meliputi Pengguna Anggaran, PPKm, Pengawas dan partisipasi masyarakat pengguna output melalui quisioner penilaian proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan

4. Kategori THE BEST ADMINISTRATIVE PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan  kepada para Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm) yang telah Memberikan performa terbaik dalam menjalankan tugas– tugasnya dalam menyelesaikan kegiatan/ mewujudkan keluaran pekerjaan dari sisi efektifitas, efisiensi dan konsistensi pelaksanaan terhadap perencanaan. Guna memberikan keadilan penilaian atas perbedaan beban kerja/bobot tugas dalam menjalankan fungsinya sebagai PPKm, maka diberikan faktor koreksi atas penilaian ini dari sisi kompleksitas yang dicerminkan dari :

• Besarnya nilai anggaran kegiatan yang menjadi tanggung jawab PPKm;
• Jumlah paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawab PPKm; dan
• Sebaran lokasi kegiatan/ pekerjaan untuk pekerjaan fisik dan jumlah sebaran kelompok sasaran untuk kegiatan non fisik;

5. Kategori THE BEST LEADERSHIP PERFORMANCE

Apresiasi ini diberikan kepada para kepala SKPD/ Unit Kerja yang telah memberikan performa terbaik dari sisi  kepemimpinan Organisasi dan pribadi serta tanggung jawab sosial dalam menjalankan tugasnya. Beberapa instrument pengukuran yang dipakai sebagai berikut :

• Keteladanan/Integritas
• Inspirasi dan Motivasi
• Komitmen terhadap Renstra
• Pelembaga Renstra
• Pendorong perilaku etis
• Pembentuk budaya organisasi
• Penyeimbang kepentingan semua pengguna layanan SKPD

Itulah gambaran pelaksanaan Surabaya Performance Award dan ukuran-ukuran penilaian yang ada di dalamnya. Menyadari  bahwa ini belum betul – betul sempurna maka saran dan kritik tetap sangat diperlukan. Terima kasih dan sampai ketemu di tulisan selanjutnya. Salam.

Pengukuran kinerja individu

Beberapa saat lalu dilakukan penilaian kinerja SKPD/ Unit Kerja atas pelaksanaan kontrak kinerja yang dibuat Kepala SKPD/ Unit Kerjanya  dengan Walikota (Walikota Surabaya nih maksudnya he he he). Banyak yang yang memberikan apresiasi atas pelaksanaan penilaian tersebut, namun tidak kurang banyaknya yang memberikan hujatan mengapa kok aneh – aneh menilai orang lain, lha wong diri sendiri saja belum karuan berkinerja baik he he he … Tapi itulah dinamika di birokrasi.

Selanjutnya setelah kinerja SKPD/ Unit Kerja dapat diukur dengan lebih obyektif (karena tidak melibatkan penilaian oleh orang, namun secara otomatis dan elektronik atas data obyektif perkembangan pelaksanaan kegiatan/ pekerjaan yang ada pada data base aplikasi eProject dan aplikasi eDelivery), maka dirasa cukup mendesak juga dilakukan pengukuran kinerja individu PNS dalam birokrasi. Lho apa mendesak sekali nih model pengukuran kinerja individu ini ? kan sudah ada DP3 selama ini ?!

Coba saya kutipkan informasi yang ada di situs kementerian pendayagunaan aparatur negara ya. Menurut Sekretaris Kementerian Negara PAN Tasdik Kinanto di situs http://www.menpan.go.id, saat ini sedang digodog RPP yang akan diterbitkan guna penilaian kinerja PNS lebih objektif, terukur, akuntabel, partisipasif dan transparan, sehingga  terwujudnya pembinaan PNS berdasarkan prestasi kerja dan sistem karier. Penilaian ini bertujuan untuk lebih mendorong karier PNS, karena instrumen penilaian berupa sasaran kinerja Individu, yang melibatkan seorang PNS mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan output suatu pekerjaan yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan. ”apabila penilaian sasaran kinerja individunya tidak baik, maka penilaiannya tidak baik, ini objektif” ujar Tasdik Kinanto. Model penilaian  itu juga guna mengukur bobot didalam menentukan remunerasi.

Sementara itu deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian Negara PAN Ramli Effendi Idris Naibahu secara teknis memaparkan bahwa kelemahan penilaian kinerja berdasarkan PP 10 tahun 1979 sangat subjektif, tergantung atasan penilai. 8 unsur dan 222 sub unsur yang ada di PP 10/1979 yang dinilai terlalu banyak dan sangat abstrak,  hanya berorientasi pada  individual pegawai tanpa memperhatikan organisasi dan kurang berorientasi pada prestasi kerja. Dampaknya, penilaian tidak berhubungan dengan pencapaian tujuan, visi, dan misi organisasi  Pegawai tidak mengetahui apa yang diharapkan organisasi dan bagaimana cara memenuhi harapan tsb. Penilaian ini tidak menghasilkan informasi untuk pengembangan PNS dan unit kerja. Sulit mendapatkan informasi ttg Pegawai yang benar-benar berprestasi. Tidak mendukung peningkatan profesionalisme Pegawai, ujar Deputi SDM Aparatur Kementerian Negara PAN.

Pada situs http://www.menpan.go.id, disebutkan bahwa perubahan yang mendasar didalam penilaian adalah adanya unsur sasaran kerja individu (SKI)  yang mewajibkan setiap PNS harus menyusun SKI berdasarkan Rencana Kerja Tahunan. SKI disetujui dan ditetapkan oleh pejabat penilai yang memuat kegiatan tugas pokok jabatan, bobot kegiatan, sasaran kerja dan target yang harus dicapai.  SKI bersifat nyata dan dapat diukur. Nilai bobot kegiatan didasarkan pada tingkat kesulitan dan prioritas dengan jumlah bobot keseluruhan 100 yang ditetapkan setiap tahun pada bulan Januari.

Penilaian prestasi kerja terdiri dari SKI dan perilaku kerja, dengan bobot nilai unsur, SKI sebesar 60% dan perilaku kerja sebesar 40%. Dan penilaian SKI meliputi aspek kuantitas; kualitas; waktu; dan/atau biaya. Sedangkan penilaian perilaku kerja meliputi orientasi pelayanan; integritas; komitmen; disiplin, kerjasama, kepemimpinan dan kejujuran serta kreatifitas.

Didalam penilaian PNS selain tugas pokok tadi , juga ada penilaian terhadap tugas tambahan yang dibebankan kepada PNS yang bersangkutan. Cara Penilaian PNS yang akan datang Penilaian SKI dilakukan dengan cara membandingkan antara realisasi kerja dengan target dari aspek kuantitas, kualitas, waktu dan/atau biaya, dikalikan dengan bobot kegiatan. Penilaian perilaku kerja dilakukan dengan cara pengamatan sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara menggabungkan penilaian SKI dengan penilaian perilaku kerja.

Nah, gimana ? ternyata kalau dibilang tidak mendesak ndak juga kan ? kalau ingin birokrasi menjadi lebih profesional dalam melayani masyarakat maka ya harus mulai berubah, paling tidak mind set dan culture set dan hal itu bisa dimulai diantaranya dengan menerapkan manajemen kinerja. Tidak hanya SKPD/ Unit Kerja yang dinilai kinerja, namun individu di dalam organisasi tersebut juga dinilai satu persatu he he he.

Okey deh, disambung lagi ntar, yang jelas sistem manajemen kinerja di pemkot surabaya akan dicoba untuk disempurnakan sesuai RPP meskipun RPP dimaksud belum jadi PP beneran. Yakin saja karena konsep di RPP tersebut bagus maka dapat-lah diadop. Tentunya penerapan kan ndak harus serentak di semua SKPD/ Unit Kerja, mungkin dari yang paling siap dulu … Dan tidak lupa Peraturan Walikota sebagai dasar pelaksanaan juga perlu disusun, dan itu cukup karena Permendagri 13/2006 sudah mendelegasikan pengaturan-nya pada Peraturan Kepala Daerah.

Sampai ketemu di postingan berikutnya … Salam.

KPK meminta lelang harus pakai eProc

Hari ini di koran Jawa Pos halaman 12 diberitakan bahwa KPK melalui Wakil Ketua KPK Bidang Pencegahan, Haryono Umar menyatakan bahwa pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah menjadi bidikan KPK. Maka dari itu agar tidak terjerat korupsi, KPK meminta seluruh instansi pemerintah menerapkan sistem electronic procurement (e-proc) untuk tender proyek tersebut. KPK menyimpulkan bahwa sistem eProc ini cukup efektif untuk mengurangi pertemuan antara panitia pengadaan dengan rekanan. Karena itu instansi pemerintah harus memprioritaskan program tersebut dan meminta bantuan LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).

Dari berita tersebut dapat disimpulkan bahwa instansi pemerintah di pusat dan daerah agar segera ke LKPP untuk dapat difasilitasi meng-implementasi-kan sistem eProc. Kebetulan minggu lalu saya ketemu dengan Pak Ir. Ikak dari LKPP pada acara workshop tentang Supply Chain Management (SCM) pada sektor publik yang mana Beliau menjadi salah satu nara sumber. Kepada Beliau saya sampaikan bahwa sebenarnya banyak sekali Pemda Propinsi maupun Kabupaten/Kota yang sudah berinisiatif implementasikan sistem eProc meskipun belum diwajibkan oleh KPK. Dan tim dari berbagai Pemda yang telah berkunjung ke Pemkot Surabaya untuk study banding atau mempelajari sistem eProc sudah saya arahkan ke LKPP guna menindaklanjutinya, tapi bingung harus ketemu dengan siapa. Mendengarkan hal tersebut kontan Pak Ikak berjanji akan mensupport pemda – pemda tersebut agar segera bisa menerapkan sistem eProcurement yang telah disiapkan oleh LKPP.  Insya Allah dalam waktu dekat berbagai Pemda tersebut akan dipertemukan dengan tim teknisnya Pak Ikak untuk mendapatkan penjelasan awal guna persiapan implementasi sistem eProc yang dikembangkan oleh LKPP.

Semoga tahun 2009 menjadi tonggak bersejarah implementasi sistem eProcurement secara luas karena sudah ada yang mewajibkan pakai eProc yaitu KPK, kemudian ada instansi pusat yang bertugas memfasilitasi implementasi-nya yaitu LKPP dan ternyata instansi pemda banyak sekali yang berminat. So pasti, gayung bersambut-lah. Yang jelas Pemkot Surabaya akan tetap menerima diri sebagai tempat study banding dan benchmark bagi instansi pemerintah manapun yang ingin pelajari eProc karena sudah melaksanakan mulai tahun 2004. Jadi sudah tahu susah dan senangnya …

Nilai – nilai yang terkandung dalam ICT

Sahur hari ini istri saya cerita bahwa kemarin dengar siaran radio tentang ICT (Information & Communication Technology) yang diulas oleh Pak Nuh (DR, Ir. Muh Nuh, DEA, menkominfo) dengan cukup asyik karena dilihat dari sisi syariah. Kali ini saya ingin berbagi cerita yang diperoleh dari istri, tentunya ada sedikit “losses of information” dan saya tambahi dikit – dikit he he he.

Menurut Pak Nuh dalam era informasi ini, pemanfaat ICT memang sudah merasuk ke semua detail aktifitas hidup kita mulai bangun tidur di pagi hari sampai akan tidur lagi di malam hari. Penggunaan hand phone, komputer, Ipod, mesin fax, internet dengan google-nya, berbagai aplikasi software pembantu kerja dan lain – lain yang tidak bisa dihitung satu persatu menjadi bukti atas life style kita yang bernuansa teknologi informasi.

Nah, pesan yang disampaikan Beliau adalah agar kita ini tidak asal menggunakan perangkat dan media ICT ini tanpa memahami nilai – nilai (value) yang terkandung di dalamnya. Kalau nilai tersebut tidak kita pahami dengan baik, maka kita tidak bisa memanfaatkannya untuk pengembangan lebih lanjut (jadi konsumen saja tanpa faedah yang maksimal). Kalau kita hanya tahu bahwa hp hanya bisa untuk nelpon dan sms, maka kita mungkin tidak berpikir bahwa dengan hp sebenarnya kita bisa berdakwah. Ha ?! iya ya ?!.

Ternyata sebagian dari kita ada yang sudah paham betul nilai – nilai tersebut, contohnya ?! tuh ada orang yang memberikan layanan seperti : ketik reg dst dst dst meskipun kemudian konten-nya bisa belok tergantung visi dan misi masing –masing orang (karena saya ingat ada yang berikan layanan ramalan kayak dukun he he he).

Okey, satu hal lagi bahwa nilai – nilai tersebut ternyata bisa lho di-kait-kan dengan syariah (agama), terserah kita mau menyelami apa tidak.

Menurut Beliau Nilai yang terkandung di ICT antara lain :

SPEED. Di dalam dunia ICT, kecepatan informasi menjadi ciri yang tidak pernah ada pada era sebelumnya. Semua hal berubah menjadi serba cepat dan dari sisi kecepatan inilah kemudian orang/ lembaga/ bangsa bisa berkompetisi mewujudkan visi dan misinya secara lebih ”adil”. Lebih adil ? Ya memang lebih adil. Dulu yang mendominasi kompetisi dalam hal apapun selalu pihak yang lebih kuat atau lebih kaya. Sekarang ini siapapun dia, asalkan bisa menguasai informasi lebih cepat dan akhirnya bisa mengolah data tersebut lebih cepat dari pihak lain (dan biasanya lebih akurat), maka kata orang “dunia ada dalam genggaman”. Nah, kalau kemudian banyak orang mulai bekerja dengan kecepatan tinggi, trus kita tetap alon – alon waton kelakon (=lelet – lelet saja dan lemot/ lemah otak) maka kita akan tertinggal dilandasan saat orang lain sudah terbang semua. Tul ndak ? ;

NETWORK; Di era informasi ini, yang namanya jaringan kerja dengan skala yang tidak pernah terbayangkan sebelumnya bisa dibangun oleh manusia. Coba kita renungkan cara kerja 7000-an fisikawan dunia yang tempo hari melakukan kerja akhirnya setelah selama bertahun – tahun bekerja keras membuktikan “teori bigbang” saat awal terbentuknya alam semesta. Lha itu fisikawan asalnya dari ratusan negara dan bekerja bareng – bareng. Sarana ICT yang super canggih pasti menjadi tulang punggung cara bekerja mereka. Nah, apa bisa begitu kalau jaman dulu ? Ndak mungkin kan ?! he he he rupanya Tuhan memberikan lagi ilmunya kepada manusia untuk membuktikan bahwa firman-Nya tentang pembentukan alam semesta ini adalah benar, cuman apa kita mau berpikir untuk itu ? Masalahnya, kalau semua orang sudah bekerja dengan prinsip network, trus kita tetap arogan (sombong) dan berpendapat semua hal bisa dikerjakan sendiri, apa yang terjadi ? ya kita akan ketinggalan kereta dan tidak bisa membangun sesuatu yang besar untuk umat manusia;

EFISIEN. Di era ICT ini, efisiensi menjadi sesuatu yang dijadikan tujuan utama. Kalau dulu orang harus bertemu dalam rapat untuk memutuskan suatu hal atau mrancang strategi sehingga banyak ongkos, maka sekarang semua bisa serba efisien dengan sms, teleconference dan bentuk – bentuk lain penyebaran informasi by electronic yang relatif lebih murah. Disamping itu, jika semua proses produksi atau distribusi bisa di-fasilitasi ICT secara otomatis, maka biaya – biaya tidak semestinya yang harus keluar karena ada orang yang menyalahgunakan kewenangan juga akan terkikis. Saya dapat cerita dari teman bahwa ongkos pengiriman barang dari makasar ke menado yang jaraknya 1/3 dari eropa ke warsawa ternyata besarnya malah 3 kali lipat. Nah tuh ! saya ndak mau komentar lebih dalam aah, ntar ada yang tersinggung he he he.

Oh ya, sampai lupa mengkaitkan antara nilai tadi dengan syariah. Ternyata speed akhirnya dapat dikaitkan dengan mewujudkan keadilan, trus kalau network dikaitkan dengan silaturahmi dan efisien dikaitkan dengan tidak mubadzir. Nah lho ! ternyata banyakbanget ya positif-nya ICT kalau kita mau ! Okey, sementara itu dulu, sampai ketemu lagi.

Salam.

e-Leadership, faktor vital keberhasilan implementasi e-Government

Tahun lalu (2007) Pemerintah Kota Surabaya mendapatkan apresiasi dari majalah warta ekonomi dalam ajang e-Government award untuk kategori e-Leadership. Saya rasa ini memang kata kunci dari keberhasilan Pemkot Surabaya dalam menerapkan berbagai sistem dan aplikasi eGov seperti eProcurement, eBudgeting dan lain – lain layanan publik berbasis elektronik yang digelar di Surabaya. Saat saya mewakili Walikota pada acara public corner di metro tv beberapa hari lalu, e-Leadership juga saya sampaikan sebagai kunci sukses ketika host menanyakan mengapa Pemkot Surabaya sangat yakin bisa menerapkan eProcurement kala itu (2004). Apa sih e-Leadership itu ?

Menurut Pakar ICT Bapak Budi Rahardjo yang juga masuk di tim juri e-Government Award disebutkan bahwa e-Leadership itu terkait dengan :

1. visi dan misi pimpinan;
2. komitmen terhadap teknologi informasi.

Kemudian, Pak Riri Satria (ini juga pakar banget) memberikan beberapa pengertian yang Beliau ambil dari sumber vission2lead dan harvard business :  “radical change in business model dengan menggunakan TI”. Bentuk check list nya dalam prespektif Pak Riri antara lain :

1. Apakah ada suatu kebijakan yang formal mengenai penggunaan teknologi informasi untuk memecahkan persoalan secara kolaboratif di dalam organisasi (saya rasa ini bisa government atau perusahaan) dalam bentuk virtual teams ? (aspek convener dan team sponsor).
2. Apakah ada alokasi sumber daya khusus serta anggaran khusus untuk aktivitas teknologi informasi dalam upaya membentuk virtual teams ? (aspek manager dan mentor).
3. Apakah pernah terjadi diputuskannya sebuah inovasi di dalam organisasi, baik inovasi proses maupun produk, di mana keputusan tersebut didikusikan dan dibuat melalui kolaborasi virtual teams ? (aspek innovator).
4. Apakah ada perubahan business model yang signifikan akibat penetrasi TI ke dalam organisasi ? (aspek radical change).

Dari sini kemudian saya lihat bahwa di Pemerintah Kota Surabaya memang sangat kuat e-Leadership-nya. Misalkan untuk check list pertama, Walikota melalui instrument Instruksi dan Peraturan (Peraturan Walikota) menekankan perintah untuk menggunakan ICT guna menunjang pekerjaan layanan langsung kepada masyarakat maupun dalam rangka meningkatkan kinerja internal birokrasi. Proses eBudgeting dan e-Procurement dilakukan melalui “pemaksaan” agar semua lini menggunakan aplikasi ini untuk keperluan jajaran birokrasi. Jadi kebijakan ICT benar – benar dijalankan di Surabaya (tidak hanya slogan semata). Pemaksaan dalam tanda kutip ini juga mencakup perlindungan dari top management jika jajaran midle management di internal pemkot harus saling “bergesekan atau digesek dengan sengaja” dari luar organisasi pemkot karena adanya benturan kepentingan diluar pemkot atas implementasi ICT. Atas kejadian ini saat awal mula implementasi eProc sangat sering terjadi dan menimpa pihak – pihak di midle management.

Atas check list yang kedua, melalui APBD dianggarkan anggaran cukup signifikan untuk membangun infrastruktur jaringan komunikasi antar satker sehingga semua SKPD (termasuk kantor kecamatan) dan kantor kelurahan dapat terhubung dalam jaringan intranet Pemkot Surabaya. Berbagai aplikasi juga dikembangkan untuk semakin menyempurnakan layanan publik yang selama ini ada. Masalah virtual team ? ya jelas terakomodir karena rapat – rapat tim pengendali pelaksanaan APBD misalnya, tidak lagi perlu untuk tatap muka terlalu sering karena report dari anggota tim pelaksana di lapangan dapat di-report langsung ke pimpinan diatasnya sampai dengan Walikota – Wakil Walikota dan jajarannya melalui aplikasi IT yang berbasis WEB atau gadget bergerak (mobile service). Tim ternyata ada dan bekerja di dunia maya (virtual team memang ada).

Beberapa inovasi proses maupun produk difasilitasi “by electronic”. Jadi check-list ketiga pun terpenuhi. Trus bagaimana dengan business model ? ada perubahan yang radikal by ICT  (check list ke-empat) ? Menurut saya justru ini yang jadi vokal point di Pemkot. Lelang yang semula manual jadi elektronik dengan proses yang lebih pendek dan sederhana dan digantinya tanda tangan manual menjadi tanda tangan digital by IKP (infra struktur kunci publik).

Akhirnya apa memang di Pemkot Surabaya ada e-Leadership yang kuat ? saya rasa ya dan warta ekonomi juga berpendapat demikian tahun lalu. Kalau tahun ini (2008) ? ya ndak tahu juga. Kita lihat saja nanti bagaimana hasil eGovernemt award. Kalau ndak lagi dapat award untuk e-Leadership, berarti memang ada instansi lain yang lebih progresif dari pemkot Surabaya dan itu juga sangat membanggakan bagi kita sebagai bangsa. Berarti semua pihak di negeri ini memang berlomba – lomba memperbaiki diri, tul ndak ??!

Okeylah, selamat berpuasa bagi yang menjalankan !

Salam.

eGovernment, bisakah diterapkan ?

Kemarin saya mengisi semacam kuliah tamu di Universitas Surabaya (Ubaya) untuk adik – adik mahasiswa jurusan teknik informatika dan jurusan sistem informasi untuk topik eGovernment. Menurut kolega kerja yang menjadi dosen di jurusan tersebut, adik – adik mahasiswa tersebut masih awam tentang eGov, maksudnya bahwa mereka tidak tahu bayangan sama sekali bahwa di instansi pemerintah juga bisa diterapkan Information Technology (IT), bahkan di beberapa kantor sudah sangat maju implementasi IT-nya.. Dalam bayangan mereka kantor pemerintah itu ya tempat mengurus KTP dan harus datang sendiri dan harus bayar tips ini itu biar lancar, duuuh … kesian deh kami di pandang sebelah mata oleh para generasi muda bangsa he he he.

Akhirnya saya jelaskan di acara tersebut bahwa pemerintah daerah di kota mereka paham betul bahwa saat ini adalah era-nya DIGITAL ECONOMY. Menurut Turban, pada era ini “… conducting business in the digital economy means using web-based system on the internet and other electronic network to do transactions electronically …”. Saya sampaikan bahwa teman – teman birokrasi di Pemkot Surabaya sadar betul bahwa kalau ingin birokrasi ini tetap survive dalam melayani masyarakatnya maka harus juga memposisikan diri seperti pelaku lain di dunia global dalam bertransaksi yaitu menggunakan sistem elektronik menggunakan web base. Mereka bertanya apa saja sih transaksi yang dilakukan oleh Pemkot ? Saya jelaskan bahwa hampir semua lini dalam proses birokrasi terdapat transaksi yang sifatnya berkaitan langsung dengan uang maupun tidak. Nah, penggunaan sistem informasi secara elektronik, khususnya yang berbasis web untuk melaksanakan proses administrasi dan layanan publik oleh instansi pemerintah …inilah yang dikenal sebagai electronic government atau sering disebut eGov.

Yang menjadi benchmark kami untuk diterapkan di sistem eGov ya aplikasi – apikasi yang mendunia saat ini. Kami sangat ter-inspirasi dengan konsep ERP (Enterprise Resource Planning) yang mana sistem ini “… attempts to integrate all departments and functions across a company onto a single computer system that can serve all those different departments’ particular needs …”. Seperti yang pernah saya jelaskan di beberapa postingan lalu, dari konsep ERP inilah muncul produk unggulan yang kami create dengan segala daya upaya yang kami beri title GRMS (government resource management system). Di dalam GRMS ini kami integrasikan eBudgeting – eProject – eProcurement – eDelivery – eControlling & ePerformance dalam satu kesatuan sistem informasi yang dapat melayani semua satker.

Salah satu audience ada yang bertanya tentang infrastruktur eGov. Terhadap pertanyaan ini saya jelaskan bahwa pengembangan e-government disuatu lembaga pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama, meliputi:

1. Suprastruktur e-government yang memuat antara lain e-leadership, SDM dan peraturan;

2. Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protokol komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan.

3. Infrastruktur informasi yang memuat antara lain struktur data, format data, data sharing, dan sistem pengamanannya.

4. Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi layanan publik, aplikasi antar muka (interface), dan aplikasi back office.

Termasuk yang menjadi perhatian peserta kuliah pagi itu adalah mengenai kendala dan solusi apa yang diterapkan oleh Pemkot Surabaya saat implementasi sistem eGov. Pertanyaan ini saya jawab sebagai berikut :

1. Perubahan budaya kerja dari manual ke elektronik;

2. Kekuatiran kehilangan kesempatan berkarir dengan model bekerja yang baru;

3. Mental “PNS gaji kecil tapi ceperan banyak” yang cenderung membuat jalur proses sendiri yang rumit (membuat banyak meja untuk urusan …);

4. Tenaga di bidang ICT di lingkup Pemda masih sangat langka

5. Data base masih jalan sendiri – sendiri, bahkan sebagian besar masih paperbase bukan paperless

Sedangkan solusi yang kami terapkan di Pemkot Surabaya antara lain :

1. Pemaksaan proses bisnis tertentu yang dikaitkan dengan kepentingan organisasi;

2. Pembuatan aplikasi SIM dilakukan sendiri melibatkan programmer internal + outsourcing (karena System Analys dari konsultan sering kesulitan menemukan apa maunya org internal);

3. Pemakaian beberapa software non lisensi seperti linux, postgress SQL dll untuk support;

4. Pembuatan infrastruktur jaringan antar Satker;

Ya begitulah cerita tentang pengalaman saya pertama kali ketemu adik – adik mahasiswa yang masih murni dan tidak aneh – aneh kalau tanya. Beda banget kalau mengisi seminar/workshop yang selama ini sering saya lakukan dan peserta-nya adalah para PNS, isi pertanyaan-nya tendensius terus he he he.

Okey, salam.

Pembagian peran antara PPK dengan Panitia Pengadaan

Beberapa hari lalu ada sedikit perdebatan antara beberapa teman mengenai pembagian peran antara PPK dengan Panitia Pengadaan. Ini terkait dengan keberadaan Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang posisinya sekarang relatif independen terhadap PPK dan Kepala SKPD selaku pengguna anggaran. Yang diperdebatkan antara lain mengenai apakah panitia pengadaan di ULP (yang disebut sebagai gugus tugas pengadaan) boleh merubah spesifikasi pada saat Aanwijzing, siapa yang harus menjawab sanggahan dari peserta lelang, siapa yang berhak melakukan black list pada peserta lelang, dan lain – lain-nya.

Menurut saya atas rujukan regulasi (Keppres 80/2003 jo Perpres 8/2006 serta aturan – aturan yang mendukung), pembagian peran tersebut seharusnya :

1. Yang mempunyai wewenang untuk menyusun Design Engineering Design (DED) yang didalamnya ada gambar teknis, spesifikasi teknis dan Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah PPK. Nantinya semua dokumen ini dijelaskan kepada peserta lelang oleh panitia pengadaan dengan terlebih dulu menyesuaikan standar harga yang ada di RAB dengan harga pasar saat lelang akan diadakan. Pada saat Aanwijzing, panitia pengadaan tidak boleh melakukan perubahan spesifikasi atas tekanan peserta lelang kecuali atas persetujuan PPK selaku pemilik pekerjaan dan dimasukkan dalam BA Aanwijzing. PPK dalam menyetujui perubahan spesifikasi teknis harus tetap memperhatikan apakah sesuai dengan fungsi keluaran yang ada dokumen pelaksanaan anggaran (DPA/DIPA).
   
2. Selanjutnya jika ada sanggahan terhadap hasil lelang, maka yang mempunyai wewenang untuk menjawab adalah PPK. Mengapa demikian ? sebab hasil pengumuman lelang yang adalah atas persetujuan PPK meskipun list calon pemenang disusun dan diajukan oleh panitia pengadaan. Bahwa nantinya panitia akan banyak membantu PPK membuat materi jawaban sanggahan adalah soal lain. Jika penyanggah tidak puas atas jawaban sanggahan dan ajukan sanggahan banding (menurut aturan ditujukan ke Kepala Daerah), maka yang berwenang menjawab sanggahan adalah Kepala Daerah. Afdol-nya, konsep jawaban sanggahan banding yang ditanda tangani Kepala Daerah jangan dibuat oleh PPK atau Kepala Satker-nya saja karena Kepala Daerah bisa terjebak mengikuti penafsiran sepihak PPK dan Kepala Satker. Jadi satker lain terkait (misal bagian/ biro hukum, badan pengawas/ inspektorat, bagian/ biro keuangan, dll) harus turut diajak ngomong untuk diskusikan jawaban sanggahan banding agar lebih fair (jangan – jangan panitia pengadaan dan atau satker memang salah penafsiran).
3. Selanjutnya mengenai black list, siapakah yang berwenang menetapkan ? tentunya dilihat dulu pada tahapan mana peserta lelang melakukan kesalahan fatal sehingga harus di-black list. Semestinya jika pelanggaran masih pada tahapan proses lelang yang ditangani panitia pengadaan (misalnya seperti tidak menyertakan atau memalsukan dokumen jaminan penawaran), maka panitia pengadaan dapat memberikan black list. Tapi jika pelanggaran dilakukan setelah penetapan pemenang, maka yang berwenang mengeluarkan black list adalah PPK-nya.

Okey sementara begini, ntar kita diskusikan lebih lanjut di lain waktu, trims.

Salam.

Inovasi Sistem Pengadaan untuk Transparansi dan Efisiensi.

Di-ingatkan teman kok sekarang jarang nge-post, maka saya post saja makalah saya saat diundang jadi pembicara pada acara di jakarta tentang pengadaan yang diadakan Bappenas dan ADB karena isinya masih sangat relevan. Makalah tersebut tentang Inovasi sistem pengadaan untuk transparansi dan efisiensi.

A. Latar Belakang

Salah satu unsur untuk mewujudkan Good Governance di era reformasi adalah keterbukaan atau transparansi dalam pemerintahan, oleh karena itu diperlukan adanya inovasi dan ide-ide baru yang dalam proses penerapannya tidak menyalahi aturan-aturan yang berlaku. Tantangan untuk mewujudkan inovasi tersebut adalah dengan memanfaatkan kehadiran teknologi informasi yang berbasis internet.

Dewasa ini hampir sebagian besar institusi pemerintah di pusat maupun di daerah mengaplikasikan teknologi informasi tersebut dengan membangun berbagai portal (website) dengan tampilan beragam dan menyediakan berbagai informasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dari institusi yang bersangkutan. Hal yang demikian dikenal sebagai e-Government, yang diharapkan dapat mendorong terjadinya reformasi dalam penyelenggaraan pemerintahan di mana transparansi kebijakan dan pelaksanaan otonomi daerah akan makin mudah dikelola dan diawasi

Salah satu bentuk penerapan dari e-Government adalah e-Procurement atau e-Tendering yang merupakan wujud hubungan government-to-bussiness (G2B) dari pemasok/ penyedia barang/jasa ke Instansi Pemerintah melalui internet dan wujud hubungan citizen-to-government (C2G) yang mana masyarakat mendapatkan akses untuk memantau proses pengadaan barang yang dilakukan oleh Instansi Pemerintah. Lewat internet ini, mekanisme pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara on-line (real time). Sebagai bentuk generasi terbaru dari Supply Chain Management (SCM) atau biasa dikenal dengan istilah collaboration commerce, e-Procurement merupakan salah satu media yang sangat efektif untuk menekan pembiayaan proses lelang baik dari sisi penyedia barang/jasa maupun Instansi Pemerintah sebagai pengguna barang/jasa.

Pemerintah Kota Surabaya dalam upayanya mewujudkan Good Governance, sejak tahun 2003 telah membangun sistem berbasis portal yang digunakan untuk prakualifikasi lelang dengan serentak secara on-line (www.lelangserentak.com). Seiring dengan diberlakukannya Keppres 80/2003, pada akhir tahun 2003 sistem tersebut dikembangkan lebih lanjut menjadi e-Procurement dengan alamat portal www.surabaya-eproc.or.id yang digunakan untuk proses pelelangan secara penuh (mulai pendaftaran sampai dengan pengumuman pemenang) di Tahun Anggaran 2004 dan Tahun Anggaran 2005 ini.

Pengalaman menunjukkan bahwa ternyata tidak mudah menerapkan/ implementasikan sistem lelang serentak. Perubahan yang dicanangkan ternyata pada awalnya tidak semulus yang diduga. Sekalipun banyak dukungan publik terhadap pelaksanaan e-procurement, tetapi juga terdapat pihak yang berkeberatan. Namun dengan niatan untuk mewujudkan transparansi, maka program ini terus dikembangkan.

B. Dasar Hukum

Langkah mengembangkan program ini tentu didasari landasan hukum yang kuat. Hal ini dilakukan agar gagasan menuju kea rah yang lebih baik dapat dipertanggungjawabkan secara yuridis. Secara hukum, landasan yang dipakai adalah:

1. UU Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi;

2. PP Nomor 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;

3. Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan Perpres Nomor 8 Tahun 2006;

4. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;

5. Peraturan Walikota Surabaya Nomor 50 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik (eProcurement), yang kemudian tiap tahun diubah mengikuti peraturan perundang-undangan yang ada.

C. Konsep Dasar Implementasi

Tahun 2003, konsep ini mulai dilaksanakan. Jika sebelumnya proses lelang proyej dilakukan secara manual, maka tahun itu dilaksanakanlah lelang serentak melalui media elektronik (internet). Pelaksanaannya masih terbatas, hanya pada prose pra-kualifikasi saja. Dari proses ini diperoleh pelelang-pelelang yang berkualitas, karena telah melewati seleksi.

Selanjutnya, sejak tahun 2004 (setelah belajar dari pengalaman tahun sebelumnya) proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan secara elektronik (eProcurement) secara menyeluruh. Artinya, mulai tahapan pengumuman lelang sampai dengan pengumuman pemenang lelang dilakukan melalui internet (secara online) melalui portal eProcurement. Pelaksanaan ini berlangsung seterusnya dengan perbaikan di berbagai lini hingga sekarang ini (tahun 2006).

Dengan menggunakan sistem eProcurement, panitia pengadaan menyiapkan data dan dokumen pelengkap (OE, RKS, gambar, dsb) kemudian diupload ke portal eProcurement, yang nantinya dokumen pelengkap tersebut akan dapat didownload (diambil) oleh penyedia barang/jasa melalui portal eProcurement juga, tanpa harus dating ke panitia pengadaan untuk meminta dokumen pelengkap paket pekerjaan yang dilelang. Setelah lelang diumumkan, maka panitia pengadaan melaksanakan aanwijzing, pembukaan sampul penawaran, proses evaluasi (administrasi, teknis, kewajaran harga dan kualifikasi) serta usulan calon pemenang ke PPK melalui portal eProcurement pada menu aplikasi panitia pengadaan. Kemudian pemenang ditetapkan oleh PPK berdasarkan hasil evaluasi panitia pengadaan, pada menu aplikasi PPK.

Dalam mewujudkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (eProcurement) perlu dibentuk sekretariat layanan eProcurement yang berfungsi sebagai admin sistem informasi dan fasilitator para user / stake holder (PPK-panitia pengadaan-penyedia barang/jasa) eProcurement.

Pada pelaksanaannya, pengadaan barang/jasa secara eProcurement telah mengcover tahapan-tahapan sesuai aturan yang ada. Mulai pengumuman lelang, pemilihan paket pekerjaan, aanwijzing, pembukaan sampul penawaran sampai dengan penetapan pemenang telah berdasar pada range-range waktu yang ada pada peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar pelaksanaan sistem eProcurement.

Setelah lelang berjalan, penyedia barang/jasa melakukan proses penawaran, kemudian panitia pengadaan melakukan evaluasi sampai dengan mendapatkan calon pemenang yang dilaporkan kepada PPK untuk selanjutnya PPK menetapkan pemenang melalui portal eProcurement juga.

Apabila tahapan lelang sudah pada pengumuman pemenang, maka hasil dari pelaksanaan lelang dapat dilihat oleh semua masyarakat luas. Sehingga pada tahapan pelaksanaan pekerjaan yang dilelang, seluruh lapisan masyarakat dapat ikut serta mengawasi hasil pelaksanaannya.

D. Teknis Operasional Implementasi

1. Pembentukan Sekretariat Layanan dan Penyusunan SOP

Sebagai bagian dari stakeholder / pihak-pihak yang terkait dan berkepentingan dengan pelaksanaan lelang secara elektronik (e-Procurement), Sekretariat Layanan e-Procurement sangat mutlak dibutuhkan.

Keberadaan Sekretariat Layanan e-Procurement sangat diperlukan dengan maksud antara lain :

a) Menjadi pusat rujukan informasi atas hal ikhwal terkait teknis operasional berbagai pihak terkait pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Menjadi pihak yang mengelolah data base dan sistem informasi e-Procurement yang dipakai dalam proses pelelangan ;

c) Menjadi fasilitator dan mediator antar pihak yang berkepentingan dalam proses lelang jika terjadi perselisihan pendapat atau perbedaan persepsi mengenai teknis operasional pelaksanaan lelang secara elektronik ;

Dengan adanya maksud didirikannya Sekretariat Layanan e-Procurement tersebut diharapkan dapat dicapai tujuan lebih jauh antara lain :

a) Ter-eliminasi-nya permasalahan lapangan pada saat pelaksanaan lelang secara elektronik ;

b) Pemercepatan implementasi pelaksanaan e-Procurement yang terintegrasi secara nasional ;

Dalam tugas menjadi fasilitator user/stake holder terkait pelaksanaan eProcurement, sekretariat layanan eProcurement menyusun Stándar Operasional Prosedur, yang antara lain mengatur tentang :

a) Pelaksanaan lelang online;

b) Perubahan data lelang sebelum diumumkan;

c) Perubahan data lelang setelah diumumkan;

d) Pembatalan data lelang sebelum diumumkan;

e) Pembatalan data lelang setelah diumumkan.

2. Standarisasi Layanan

Sesuai dengan maksud dan tujuan dibentuknya Sekretariat Layanan e-Procurement yang pada tugas pokoknya adalah bertugas memberikan layanan kepada pengguna (user) e-Procurement, maka Sekretariat Layanan e-Procurement ditargetkan untuk mempunyai standar mutu pelayanan sesuai standar internasional, yaitu Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Tujuan penerapan SMM ISO 9001:2000 adalah :

a) Meraih kepuasan pelayanan yang prima serta memenuhi semua peraturan yang berlaku melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk didalamnya untuk selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem serta jaminan kepuasan pelayanan yang prima dan pemenuhan terhadap peraturan yang berlaku tersebut.

b) Memelihara dan menerapkan sistem yang memenuhi persyaratan standar internasional Sistem Manajemen Mutu 9001:2000

c) Peningkatan kelancaran sistem pelayanan di e-Procurement

3. Pengendalian Keamanan Sistem eProcurement

e-Procurement merupakan sistem informasi tender berbasis IT, oleh karenanya keamanan sistem e-Procurement harus dikendalikan sesuai dengan standar dan menjamin kerahasiaan data. Proses pengendalian keamanan sistem e-Procurement antara lain :

a) Sertifikasi ISO 27001:2005 untuk menjamin kerahasiaan semua dokumen dan data base e-Procurement.

b) Enkripsi data penawaran 128 byte dengan menggunakan 2 key password yang dibuat oleh sistem.

c) Enkripsi password user 1 arah (sehingga tidak dapat di dekripsi).

d) Operating system e-Procurement menggunakan Linux.

e) Disaster Recovery, terdiri atas :

· Collocation;

· Replikasi data;

· Ruang backup;

· SSL (Secure Socket Layer).

E. Hasil Yang Telah Dicapai

Dengan penerapan eProcurement ini diperoleh hasil – hasil antara lain :

1. Penghematan :

· Kompetisi penawaran : Pemerintah Kota mendapatkan penghematan anggaran belanja sampai dengan 25 % dari rencana semula. Penghematan ini diperoleh melalui efesiensi karena kompetisi penawaran yang sehat dari para peserta lelang.

· Paperless : Sebesar tidak kurang dari 80% biaya pengadaan kertas kerja dan pemenuhan persyaratan serta penggandaan dokumen lelang dapat dihemat dengan sistem ini.

2. Percepatan Pelayanan :

· Pemenuhan target kinerja pelayanan : Dengan sistem Anggaran Berbasis Kinerja, penghematan anggaran dapat direalisasikan untuk penambahan target kinerja, misal : dari target sejumlah 100 unit kelas bangku sekolah menjadi 300 unit kelas bangku sekolah, demikian juga jalan, saluran dsb. Sehingga target pelayanan dapat dipercepat dan diperbanyak.

· Percepatan realisasi barang/jasa : Karena jadwal disetting dengan tepat maka realisasi penyelesaian proyek pengadaan barang / jasa dapat diwujudkan diawal atau tengah tahun.

3. Memperoleh award :

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 28 April 2004 ;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2004

· Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 4 Mei 2005;

· eGovernment Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2007

4. Terhindar dari tuduhan KKN : Panitia pengadaan dan jajaran pengguna anggaran akan terhindar dari tuduhan KKN karena seluruh proses dilaksanakan secara transparan.

5. Menyediakan kesempatan kerja : Bagi penyedia barang/jasa kategori kecil dan menengah tersedia kesempatan pekerjaan yang sangat luas. Lebih dari 91 % paket pekerjaan disediakan untuk perusahaan kecil dan menengah. Disamping itu perusahaan kategori kecil – 2 yang secara permodalan lebih rendah dibanding dengan perusahaan kecil -1 dapat memenangkan jumlah paket pekerjaan dan nilai paket pekerjaan lebih banyak dalam persaingan memperebutkan pekerjaan kategori kecil (nilai proyek < 1 Milyar).

F. Pengembangan Sistem e-Procurement

1. Supplemen system

a) eSourcing sebagai katalog elektronik, rujukan standar teknis barang/jasa publik bagi para user, salah satu source harga pasar u/ OE (dikembangkan dgn prinsip Supply Chain Management – SCM);

b) m-Procurement, sebagai pemenuhan life style para user yang mempunyai mobilitas tinggi;

c) Help Desk application, sebagai panduan bagi semua user untuk menggunakan aplikasi eProc;

d) IKP (Infrastruktur Kunci Publik), sebagai tools untuk pendukung transaksi elektronik ;

2. Kolaborasi Pembangunan Sistem Pengadaan Nasional

Dalam rangka mewujudkan pelaksanaan eProcurement yang terintegrasi, sebenarnya dapat dikembangkan kolaborasi antar instansi yang kompeten dibidang masing – masing dengan koordinasi Bappenas untuk mengembangkan layanan eProcurement secara nasional. Untuk itu Pemerintah Kota Surabaya akan mendudukkan diri pada garda terdepan untuk mendukung upaya ini.

G. Persepsi Stakeholder dan Ekspektasi Publik

Stakeholdres adalah pihak yang memetik manfaat dari proses lelang proyek Pemerintah Kota Surabaya. Mereka adalah yang sering disebut rekanan. Pada awalnya, mereka memberikan reaksi keras atas keberadaan program lelenag serentak melalui system elektronik ini. Tetapi, setelah memasuki tahun ke-3, pandangan mereka berubah. Survey yang dilakukan Pusat Kajian Komunikasi (Puskakom) Universtas Airlangga (2006) menunjukkan bahwa stakeholders sudah ”familiar” dengan sistem on-line tersebut.

Dalam survey juga terungkap tentang pandangan positif terhadap pencitraan Pemkot Surabaya. Berbagai dukungan dari masyarakat, akademisi dan media massa terus berdatangan. Ini berarti harapan/ ekspektasi publik terhadap praktek-praktek kecurangan harus dikikis bisa dibuktikan oleh pemerintah.

Sekalipun demikian, masih terdapat kendala yang masih harus diperbaiki. Dalam survey juga masih memperlihatkan bahwa pada level SKPD, bebrapa pimpinan masih memerlukan peningkatan kemampuan menahami falsafah transparansi dan mempraktekkan sistem on-line ini.

Media massa di Surabaya cukup kuat mengawasi pelaksanaan program e-Procurement ini. Dalam berbagai artikel, mereka mengupas tuntas pelaksanaan program ini. Tak jarang media massa juga mengkritisi kelemahan sistem ini, meski secara umum mereka juga sangat membantu dalam pempublikasian program ini. Bahkan, dari survey menunjukkan bahwa 18% para stakeholder menyatakan memperoleh informasi program e-procurement dari media massa.

Harus diakui bahwa dalam waktu 3 tahun ternyata masih banyak kekurangan yang harus dibenahi. Kritikan terhadap aspek isi atau tampilan e-procurement terus dibenahi. Kecepatan teknologi informasi menjadikan para aparat Pemkot terus menyesuaikan diri. Untuk mengimbangi percepatan pengetahuan itu, Pemkot juga merekrut orang-orang khusus yang memiliki ketrampilan TI.Ke depan, Pemkot terus akan membenahi sistem e-procurement dan berusaha terus menerus mengkomunikasikan sistem ini kepada masyarakat. Melalui seminar, workshop dan publikasi massa, dilakukan penyebaran informasi e-procurement. Tujuannya satu, agar transparansi sebagai roh terwujudnya pemerintahan bersih dapat terwujud. Membuat perubahan ke arah lebih baik memang memerlukan komitmen besar, memerlukan waktu dan tentu memerlukan dukungan dari semua pihak. Mulai harus meyakinkan roh transparansi kepada internal jajaran Pemkot, memberikan bekal ketrampilan pada aparat, menjelaskan kepada stakeholders, hingga menjelaskan kepada publik (juga media) tentunya memerlukan komitmen besar dari penyelenggara e-procurement. Kami semua (penyelenggara) meyakini, bahwa niat yang baik jika dikerjakan dengan kesungguhan pastilah akan membawa hasil yang baik pula. Tidak mudah memang, tapi program untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih rasanya wajib dijalankan.

Salam

Manajemen pengadaan barang/jasa dengan ULP, case di Pemkot Surabaya

Sejak tahun 2008 ini pengadaan barang/jasa di lingkup Pemerintah Kota Surabaya dilaksanakan melalui Unit Layanan Pengadaan. Efektif sudah berjalan kurang lebih 2-3 bulan. Karena organisasi ini masih baru maka pembenahan juga terjadi disana – sini. Satu hal yang pasti bahwa implementasi pengadaan barang jasa secara elektronik (eProcurement) melalui ULP ya baru di Surabaya ini diterapkan. Biasanya pakai eProc saja atau ULP saja.

Bagaimana model pengelolaan-nya ? sebagai bahan informasi bagi instansi lain yang barangkali juga bermaksud menerapkan pola serupa, maka beberapa hal kecil tentang pengelolaan aktifitas di ULP dapat diceritakan sebagai berikut :

1. Gedung ULP diupayakan ada tersendiri dan dapat mengakomodir kebutuhan ruang untuk para panitia pengadaan di lingkup ULP melaksanakan evaluasi, Aanwijzing dan pembukaan sampul (tiap kelompok panitia disebut sebagai GTP = Gugus Tugas Pelelangan).
2. GTP dibentuk dengan mencari personil pilihan dari berbagai SKPD dengan memperhatikan sisi kompetensi (bersertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah yang dikeluarkan Bappenas) dan integritas (dipilih yang tidak punya track record buruk).
3. Tata cara / prosedur standar proses lelang dengan eProc yang dilaksanakan melalui ULP disusun dengan memperhatikan batasan kewenangan dan tanggung jawab, khususnya antara GTP dengan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) yang ada di masing-masing SKPD (Satker).
4. Penggajian/ renumerasi dibuat dengan standar diatas rata – rata guna menjaga integritas para GTP saat menjalankan tugasnya.
5. Perlu disediakan tenaga outsourcing untuk support GTP menjalankan tugasnya, misalkan dukungan melakukan survey harga pasar untuk nyusun OE/HPS. Catatan : kualifikasi SDM outsourcing ini haruslah memadai.
6. Mekanisme penilaian kinerja ULP. Ini penting karena sebagai alat kontrol guna memastikan apakah ULP bekerja sesusai dengan standar dan target waktu/ keluaran yang ditetapkan.

Sementara demikian dulu, lama ndak nge-post jadi agak sulit nulis he he he. Jika ada yang kurang akan saya post lagi atau jika ada yang salah maka tulisan ini akan saya koreksi.

Salam.